ARCHIVONOMIA.

INTRODUCCION:

Un proyecto en el cual se pretende que un Administrador de recursos aplique lo aprendido durante su preparación como este, o bien que un futuro administrador de recursos humanos conozca los conocimientos y practicas básicos a aplicar en un futuro y sirva de herramienta para su formación.

Toda la información que aquí se muestra esta lo mas resumida posible para un rápido aprendizaje del alumno en curso.

Pero antes de iniciar recordemos: ¿qué somos? ¿Que es un administrador de recursos Humanos?

Es una persona que se ocupa de seleccionar, contratar, formar, emplear y retener al personal de la organización.

Ahora que ya lo sabes hay que estudiar la siguiente información que te mostraremos pagina por pagina, esperemos lo disfrutes y sea de utilidad para ti.

A ti, futuro Administrador de Recursos Humanos, MUCHO ÉXITO!

Empecemos.

TEMA I: ARCHIVONOMIA.

IMPORTANCIA Y METODOS PARA EL MANEJO DE DOCUMENTOS.

¿PORQUE ES IMPORTANTE CONSERVAR DETERMINADAS COMUNICACIONES ESCRITAS?

Porque las relaciones comerciales y empresariales necesitan fijarse en términos que solo puede aportar la comunicación escrita, la cual tiene dos grandes propiedades:

• Permanencia

• Constancia

Permanencia La permanencia conlleva duración. El complejo mundo de los negocios reposa, aparte de la rapidez vertiginosa de sus transacciones, en la permanencia y duración que otorga la existencia de un documento escrito.

Constancia La permanencia implica constancia en los acuerdos y en los compromisos. La comunicación escrita es la única forma de garantizar eficazmente que lo que un día se pacto sigue en pie. ‘

TIPOS DE COMUNICACIONES ESCRITAS

Circular

Memorando

Interna Acta de junta (minuta

Informes

Otros

Seguros y transportes

Oferta y demanda

Carta Comercial Pagos y cobros

Correspondencia Bancaria

Instancia

Escritos Oficiales Oficios

Circulares

EXTERNA Certificados

Felicitaciones

Escritos de carácter social Invitaciones

Saludos

Cartas a la prensa

MANEJO DE DOCUMENTOS Y ARCHIVO.

En una época, el manejo de documentos significaba el almacenamiento, la recuperación y la protección de papeles comerciales, es decir, lo que conocemos básicamente como el archivo (que significa custodiar, guardar). Hoy el manejo de documentos incluye no solo el archivo, si no también el control, la utilización, la creación y la disponibilidad de estos.

Veamos la terminología que se debe utilizar, específicamente, en esta ciencia.

TERMINOLOGIA ESPECÍFICA

1.-ARCHIVONOMIA: Ciencia en la que se aprende el arte de archivar.

2.-ARCHIVAR: Sistema para organizar y guardar los documentos en forma ordenada y eficiente en un archivador.

3.-SISTEMA: Conjunto de normas establecidas para el funcionamiento adecuado de algo.

4.-ARCHIVADOR: Mueble o caja que reúne las características adecuadas para la protección de los documentos.

Fichero de informática o información que se almacena fuera del ordenador en disco o en casete.

5.-ARCHIVERO O ARCHIVISTA: Persona que tiene a su cargo un archivo.

6.-ARCHIVO: Sitio donde se custodian o guardan documentos.

7.-GAVETA: Nombre que recibe cada uno de los cajones que conforman un archivador.

8.-MARBETE: Letrero central que sirve para identificar lo que contiene cada gaveta.

9.-GUIA CON OJETE: Indicadores que contiene una gaveta con las letras.

10.-BLOQUES SEGUIDORES: Sirven para sostener y comprimir los expedientes dentro de la gaveta.

11.-GUIA PRINCIPAL: Indicador de primera a séptima posición, de acuerdo con el ancho de la gaveta.

12.-GUIA SECUNDARIA: Auxiliar de una guía principal. Sirve para facilitar la localización de los expedientes.

13.-GUIA ESPECIAL AUXILIAR: Se utiliza después de una guía principal para subdividir esa sección.

14.-GUIA FUERA: Guía con cejilla central o lateral que se utiliza para indicar que un expediente fue prestado.

15.- EXPEDIENTE INDIVIDUAL: Carpeta o folder que reúne de tres documentos en delante de una misma persona, empresa o asunto.

16.- EXPEDIENTE MISCELANEO: Carpeta o folder que contiene documentos de diferentes corresponsales (uno o dos).

NOTA: MAS ADELANTE VERAS LA DESCRIPCION GRAFICA DE ALGUNAS DE LAS PALABRAS DE ESTA LISTA.

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