Archivonomia
Enviado por adrian140382 • 27 de Enero de 2014 • 1.104 Palabras (5 Páginas) • 288 Visitas
GESTIÓN
DOCUMENTAL
(Nivel 1)
Índice de Contenidos
INTRODUCCIÓN A LA COMPETENCIA DEFINIDA COMO GESTIÓN
DOCUMENTAL .........................................
............................................ 2
1.
REGISTROS Y ARCHIVOS DE INFORMACIÓN Y
DOCUMENTACIÓN......................................
......................................... 4
1.1.
El archivo: ........................................
...................................................
4
1.2.
El registro:.......................................
...................................................
. 8
2.
GESTIÓN DOCUMENTAL EFICAZ ..........................
...................... 11
2.1.
Documentos en la organización ......................
..................................... 11
2.2.
Elementos esenciales de un documento...............
................................. 15
2.3.
¿Cómo registrar la documentación?..................
.................................... 16
2.4.
¿Cómo registrar correspondencias? ..................
.................................... 19
2.5.
¿Cómo archivar la documentación? ...................
................................... 22
2.6.
Requisitos que deben cumplir las bibliotecas: los d
iez mandamientos de
Harry Faulkner-Brown...............................
...................................................
.. 23
3.
LA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO: .......
.... 25
3.1.
Físico (manual) ....................................
.............................................. 25
3.2.
Electrónico (informatizado)........................
.......................................... 30
4.
MAPA CONCEPTUAL....................................
................................ 39
5.
BIBLIOGRAFÍA .......................................
.................................... 41
Gestión Documental
nivel 1
2
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2
INTRODUCCIÓN A LA COMPETENCIA DEFINIDA COMO
GESTIÓN DOCUMENTAL
Definición de la competencia
: Conjunto de conocimientos
necesarios para la organización, registro, almacena
miento, recuperación y
difusión de la información.
Conocimientos y Capacidades definidas para esta
competencia
:
Conocer el vocabulario asociado a la documentación
(índice,
clasificación, asunto, tema, etc.) Tener conocimien
to de la organización de
documentos dentro del archivo (manual e informatiza
da), así como de los
elementos necesarios para proceder al registro de d
ocumentación.
Objetivos de aprendizaje. ¿Qué conocimientos y capa
cidades
vas a alcanzar una vez estudiado el contenido del m
anual?
Conocerás los términos principales asociados a la g
estión de la
documentación. Sabrás qué es un índice, una clasifi
cación, un
asunto, etc.
Tendrás capacidad para organizar la documentación a
sociada a
tu ocupación.
Serás capaz de consultar un catálogo bibliográfico
y un fondo
documental departamental.
Sabrás registrar las entradas y salidas de document
ación.
Gestión Documental
nivel 1
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33
3
Resumen de los contenidos del manual
En este manual encontrarás los conocimientos elemen
tales asociados a
la gestión de la documentación.
En primer lugar hablaremos del archivo y el registr
o de
documentación, donde indicaremos en qué consiste ca
da uno, así como
los diferentes tipos existentes y el por qué de lle
varlos a cabo.
El segundo punto estará dedicado a la realización d
e una gestión
documental de manera eficaz. Nos referiremos a los
tipos de documentos
existentes, a los elementos que conforman un docume
nto, y cómo deben
realizarse correctamente los registros o archivos,
así como expondremos
cómo debe ser una biblioteca.
Finalmente, en la tercera parte, indicaremos cómo d
ebe ser la
organización de documentos en el archivo, tanto si
se lleva a cabo de
manera física (manual) o de manera electrónica (inf
ormatizada).
Gestión Documental
nivel 1
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4
1.
REGISTROS Y ARCHIVOS DE INFORMACIÓN Y
DOCUMENTACIÓN
1.1.
El archivo:
a)
Concepto de archivo:
La palabra archivo, del latín
archivium
, presenta tres
acepciones distintas de acuerdo con el Diccionario
de la
Real Academia de la Lengua Española.:
-
Local en el que se custodian documentos públicos o
particulares (lo
que significa la existencia de archivos no sólo ofi
cial sino también
semipúblicos, comerciales o particulares); conjunto
de estos
documentos y el mueble/s que los contienen (carpet
as, guías, etc.,
donde se colocan).
-
La misma Administración reconoce estas definiciones
de archivo en
la Ley de Patrimonio Histórico Español. Otras dispo
siciones hacen
referencia al archivo como aquella institución cuya
función
primordial es la de reunir, organizar, conservar y
difundir, utilizando
las técnicas adecuadas, dichas conjuntos de documen
tos para le
cumplimiento de los fines anteriormente mencionados
.
-
También se le da este nombre al servicio especializ
ado (Servicio de
Archivo) cuya misión consiste en recibir, clasifica
r, custodiar y
facilitar documentos.
Archivar significa guardar de forma ordenada docume
ntos útiles,
haciéndolo de un modo lógico y eficaz que permita s
u posterior localización
de la forma más rápida posible cuando sea necesario
.
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El material de archivo más corriente lo constituyen
: Carpetas, archivadores
tipo Z, guías,
...