Auditoria

MÉTODO DE WILLIAM P. LEONARD

La definición que Leonard hace de la auditoría administrativa, propone que el objetivo primordial de la auditoría administrativa es descubrir las deficiencias o irregularidades en alguna de las partes de la empresa examinadas y encontrar sus probables remedios. En el manejo de cualquier organización, existe una búsqueda constante para mejorar los métodos y el desempeño, disminuir los costos y mejorar la eficiencia.

La auditoría administrativa puede realizarse de una función específica, un departamento ó área de la organización ó de un grupo de ellos, de una división o de la empresa completa.

En éste método se propone que antes de implantar un programa general de Auditoria administrativa, es indispensable contar con la aprobación y apoyo de la dirección. Otros aspectos fundamentales que deben considerarse al organizar un programa de Auditoria es la formulación de una política que señale objetivos e indique un plan para su consecución. En este plan se debe incluir: la selección del personal adecuado, la implantación de un programa de capacitación que mejore la eficacia de la mano de obra y una base de control de tiempo y costo.

Los elementos en los métodos de administración y operación que exigen una constante vigilancia, análisis y evaluación y que además deben conocerse bien ya que componen el programa de la Auditoria son:

1. Planes y Objetivos. Se debe examinar y discutir con la dirección el estado actual de los planes y objetivos.

2. Organización.

a. la estructura de la organización en el área que se evalúa.

b. Comparar la estructura presente con la que aparece en el organigrama (sí es que hay).

c. Conocer la estimación a los principios de una buena organización, funcionamiento y departamentalización.

3. Políticas y prácticas. Se deben estudiar para ver si es necesario emprender acciones de mejoramiento.

4. Reglamentos. Determinar si la organización cumple los reglamentos locales, estatales y nacionales.

5. Sistemas y procedimientos. Conocer si los sistemas y procedimientos presentan deficiencias o irregularidades e idear métodos para mejorarlos.

6. Controles. Determinar la eficacia de los métodos de control.

7. Operaciones. Se debe precisar que aspecto de las operaciones requiere un mejor control, organización ó comunicación para lograr mejores resultados.

8. Personal. Conocer las necesidades del personal y cómo afectan al trabajo en el área evaluada.

9. Equipo físico y su disposición. Precisar si se pueden llevar a cabo mejoras en la disposición del equipo para su mayor aprovechamiento.

10. Informe. Preparar un informe con las deficiencias que se encontraron y describir las soluciones más convenientes.

La auditoría administrativa, nos dice William P. Leonard:

“Es un examen constructivo y amplio de la estrcura orgánica de una compañía, institución o dependencia gubernamental o de cualquier componente de ellas y de sus planes y objetivos, sus métodos de control, sus medios de operar y su utilización de los recursos humanos y físicos”.

Apreciamos en esta definición que si bien la auditoria de recursos humanos es solo una de las áreas que cubre la auditoria administrativa, constituye también el ámbito vital y critico de la organización. En los diversos métodos de auditoria administrativa se analizan diferentes factores que intervienen en la organización y entre ellos siempre se destaca el factor de los recursos humanos, como un elemento integrador y dinámico. Es por ello que la practica periódica de auditorias en esta área permite además de las ventajas de un constante análisis comparativo obtener elementos objetivos de juicio para sugerir mejoras en las actividades y funciones así como señalar las fallas destacando las áreas criticas y de escasa acción, para el mejor funcionamiento de la fuerza de trabajo dentro de un organismo social.

Existen dos tipos del mencionado método:

Auditoria interna.

Desde el punto de vista operativo corresponde al departamento de recursos humanos controlar sus propios programas y políticas. Idealmente dentro de cada proyecto y cada programa debe establecerse la forma en que será controlado y los criterios por medio de los cuales se juzgara la efectividad del mismo; por lo tanto el control debe quedar explícitamente establecido en cada plan. Por ejemplo si en una organización se instaura un plan de capacitación dentro del mismo debe especificarse la forma en que se apreciara si esta cubriendo o no las necesidades de la misma.

Por otro lado frecuentemente no basta una sola apreciación en un tiempo determinado, es necesario un control periódico de los fines que esta logrando el programa si este es permanente. Por ende urge además el establecimiento de un programa permanente de auditoria interna realizada por los miembros del departamento de personal de la propia organización.

Auditoria externa.

En ocasiones, sin embargo es petiso recurrir a elementos ajenos a la organización para realizar las auditorias. Esto es especialmente imperioso cuando se requiere contar con un juicio objetivo o cuando las técnicas a emplear en tal procedimiento no son conocidas cabalmente por los propios miembros de la organización interesada. La auditoria externa si va acompañada de un asesoramiento, puede ser muy beneficiosa en cuanto que los elementos externos ofrezcan nuevas ideas, comparaciones con otras empresas. Desde luego la auditoria externa es más costosa pues debe ser realizada por profesionales de indudable calidad reconocidos por su dedicación al campo de los recursos humanos.

Pasos de una auditoria.

Evidentemente el primer paso consiste en la determinación del campo que va a cubrir el procedimiento. Puede ser esta general o espeficica. En el primer caso, se acabara todos los programas y políticas de recursos humanos, en la segunda situación cubrirá políticas y programas aislados. El primer caso es más costoso que le segundo tanto en tiempo y esfuerzo como en dinero. Puede tal vez lograrse un equilibrio entre ambas situaciones si durante el año van examinándole paulatinamente todas las funciones, los programas y las `políticas en lugar de hacerlo en una sola ocasión.

El segundo paso consiste en determinar las fuentes de información de las cuales serán obtenidos los datos. Puede recurrirse también a encuestas y entrevistas, en todo caso es importante que los datos sean objetivos es decir que no estén contaminados por los intereses, los perjuicios, los gustos de quienes realizan el estudio.

MÉTODO DEL INSTITUTO AMERICANO DE ADMINISTRACIÓN

El esquema general de la Auditoria varía para los distintos tipos de

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