Captura De La Información Proporcionada En Forma De Papel Impreso

Esencialmente hay dos formas en que la información proporcionada en impresión puede convertirse en formato electrónico. La primera es a través de la utilización de operadores que tecleen la información en una computadora. La segunda es por medio del uso de un equipo de digitalización con aplicación para el reconocimiento inteligente de caracteres (ICR) que convierta las imágenes en texto electrónico. Ambos métodos tienen ventajas y desventajas.

Puede ser preferible la captura manual de información para digitalizar la información ya que el personal generalmente está mejor habilitado para interpretar la mala escritura que un programa ICR. Durante el proceso manual de captura de los formatos de registro los operadores pueden tomar decisiones acerca de la elegibilidad del elector en caso de que la firma sea o no aceptable o si se ha mostrado o no la información necesaria. No obstante, la captura manual puede ser una tarea tediosa, poco gratificante y su monotonía puede llevar a cometer errores provocados por la falta de concentración.

Se pueden tomar algunas medidas para incrementar la precisión de la captura manual de información. Un método común es que una persona solicite información para ser capturada y que otra verifique la misma información. Este proceso de verificación puede tomar la forma de teclear dos veces la información, manteniendo ambos copias electrónicas en forma separada. Las dos copias son entonces comparadas electrónicamente. Si ambos son iguales, el registro es aceptado. Si son diferentes, el registro es revisado por un supervisor contra el original para asegurarse de que el registro esté correctamente tecleado. Un método de verificación alterno es contar con una segunda persona que revise la información tecleada por la primera persona contra el formato original.

Otra modalidad para incrementar la exactitud de la captura manual de información es diseñar una pantalla de captura para la introducción de datos a efecto de maximizar el margen de precisión. Por ejemplo, una pantalla de captura debe seguir el mismo orden lógico que el formato base, con elementos de diseño que obliguen al operador a seguir el orden establecido en el formato impreso.

También se pueden desarrollar programas que ejecuten pruebas lógicas a la información introducida a efecto de minimizar errores. Por ejemplo, se pueden utilizar 'máscaras' de captura para que cuando se requiera un dato numérico, solamente se puedan introducir números contenidos en un rango especificado., O que solamente se pueda introducir información válida de fechas en un campo fecha. Los programas pueden forzar al operador a introducir datos válidos en cada campo, para que los campos no sean saltados o dejados en blanco por accidente. Cuando la información de un campo debe cumplir con un estándar específico, como en el caso de una lista definida de variables, el programa puede rechazar cualquier entrada que no cumpla con el estándar establecido. Mejor aún, cuando la información de un campo debe cumplir con una lista definida de variables, el sistema puede ofrecer únicamente esas variables, a menudo en campos 'desplegables' o en lista de opciones. Por ejemplo, un campo de sexo podría únicamente permitir al operador escoger entre las opciones 'hombre' o 'mujer'.

Cuando la información el componente elector de una base de datos de registro de electores está ligada a otra sección de la base de datos, como el componente dirección, el programa puede forzar la introducción de información permitiendo al operador seleccionar una dirección válida contenida en una base de datos de direcciones. Cualquier dirección dada por el elector que no cumpla con cualquiera de las direcciones de la base de datos es rechazada por el sistema, de este modo se forras al operado o supervisor a investigar la legitimidad de la dirección recibida. En algunos casos, la dirección dada puede ser una variación no oficial de la dirección oficial. En otros, la dirección puede ser fraudulenta. Si se encuentra que la dirección dada es legítima pero no está contenida en la base de datos correspondiente, se debe llevar a cabo un proceso independiente para actualizar la base de datos antes de que el registro del elector sea procesado, preservando por consiguiente la integridad de la base de datos de direcciones.

La introducción de información a través de equipo de digilitalización óptica y programas ICR para convertir imágenes en texto electrónico puede ser preferible a la captura manual cuando el volumen de información que se tienen que procesar es significativo, por lo que no es probable que el proceso manual de captura de la información adicione un valor agregado al proceso para hacer que valga la pena.

La más grande desventaja con el uso de ICR en la captura de información es el nivel de precisión alcanzado. Como en ocasiones los formatos impresos para el registro de electores tienden a ser ilegibles, los sistemas ICR pueden tener dificultades para convertir con precisión estos

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