Fuentes de estudio: Internas y Externas

PLANEACIÓN DEL ESTUDIO

Consiste en precisar su naturaleza, alcance y requerimientos técnicos, es decir establecer los términos de referencia para orientar su ejecución.

DETERMINACIÓN DEL FACTOR DE ESTUDIO

Identificación de los elementos que deben estudiarse para que la organización pueda cumplir su cometido.

Este procedimiento fija los cimientos para determinar el objetivo del estudio y llevar a cabo una exploración o investigación preliminar que proporcione la información fundamental para integrar un proyecto de estudio sólido y completo.

Fuentes de estudio: Internas y Externas

INTERNAS:

• Órganos de gobierno: Representa la instancia de mayor jerarquía de la organización, por lo que conoce con exactitud sus condiciones generales de operación; esto le permite dictar las directrices que estime procedentes para hacerla más competitiva.

• Nivel directivo: Define las normas generales de acción y el marco estratégico, dispone de información idónea para percibir cualquier modificación en el comportamiento de la organización y su entorno.

• Nivel medio: Prepara los planes y programas que conforman el aspecto táctico; función de supervisión que le permite detectar cambios en las condiciones de trabajo, y propone las acciones conducentes para su estudio.

• Área afectada: Unidad de trabajo en la que se advierte que algo no funciona correctamente, lo que se detecta por síntomas como retraso o desarticulación para desahogar el trabajo, dispersión de esfuerzos, elevación de costos, incremento desorbitado del número de personal, etc., factores que determinan la necesidad de realizar ajustes organizacionales.

EXTERNAS

• Normativas: Emiten criterios o normas de aplicación general en la organización:

• Organismos internacionales: Formulan pautas para estandarizar acciones y orientar aspectos de competitividad.

• Instituciones Oficiales: Dictan lineamientos jurídicos y políticas de funcionamiento para enmarcar acciones.

• Instituciones: Actúan como grupos de filiación, corporativos o sectoriales que interrelacionan las acciones de sus integrantes.

• Competidores: Interactúan en el medio ambiente con la organización materia del estudio, por su estructura u objeto, tiene funciones y propósitos similares, de ahí que sus experiencias constituyan un factor decisivo para lograr resultados.

• Proveedores: Generadores de bienes o servicios que suministran insumos en la organización, por lo que la conocen operativamente; esto los coloca en posición de allegarle puntos de vista positivos.

Determinar con claridad el objetivo de estudio, el cual debe ser muy específico en cuanto a los resultados que la organización espera lograr como consecuencia de sus acciones internas y la interacción con el ambiente.

Comentarios:

En esta parte es la identificación de los elementos que deben estudiarse para que la organización pueda cumplir su cometido ya que lleva a cabo una exploración más positiva para la implementación de nuevos proyectos.

AUTORIZACIÓN DEL ESTUDIO.

En esta sección presentaremos una visión panorámica de la metodología del diseño organizacional. La metodología que describiremos, es decir, la secuencia ordenada y lógica de los pasos que debe darse para constituir una organización, es igualmente aplicable al conjunto de una empresa, sea cual fuere su dimensión o actividad, como en forma independiente a unas u otras de sus unidades componentes, llámense gerencias, sub-gerencias, divisiones, departamentos o secciones.

Trátese del estudio de una empresa completa o de sólo alguna de sus unidades, es de la mayor importancia preservar una perspectiva integral a lo largo del proceso del diseño organizacional. Para tal efecto, la metodología debe aplicarse en primer lugar con el propósito específico y exclusivo de definir las unidades orgánicas mayores. Culminada esta primera parte, recién procederá el estudio independiente, una a una, de las unidades de segundo nivel. A continuación podrá organizarse las del tercero y así sucesivamente.

La organización que pudiera diseñarse para cualquier empresa, siempre funcionará dentro de determinado contexto y deberá ser frente a las más diversas coyunturas. Esto demanda que ella, como totalidad y en cada una de las partes, sea lo suficientemente flexible como para adaptarse a las variaciones del entorno y a las contingencias que necesariamente debe afrontar la realidad empresarial.

Comentarios:

Esta parte es de suma importancia ya que es la secuencia de los pasos que se deben seguir para constituir una organización para adaptarse a las variaciones del entorno y situaciones que la empresa pueda enfrentar.

RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN.

La información que se recoge debe ser lo más exacta posible, pues representa la base para las futuras conclusiones, cuando el analista es experto en diagnósticos bastará la información objetiva con solo observar o intuir cual es el problema directo o al menos tratar de comprender los síntomas directos; la información deberá ser procesada y analizada con mucho cuidado pues de ella dependerán las posibles soluciones a los problemas detectados, es necesario indicar que cada fuente de información es variada y diferente en relación a la fuente original y que cada una de ellas agrega valor al analizarla y contribuye a la solución final.

En todo proceso de recolección de datos existe la información a substituir, si se tiene a mano se procesa y analiza en forma inmediata, si no se cuenta con ella se crea, es decir se recopila de fuentes personales con información verbal directa y luego se ampara con fuentes legales y otros documentos del área afectada, para realizar en forma breve y rápida el análisis de lo recolectado que facilite la finalización del diagnóstico en el menor tiempo posible.

También es necesario analizar la información proveniente de fuentes externas, pues indicará las características, las posibilidades y la situación particular del medio de cada elemento, sus funciones o actividades que puedan desarrollar en consonancia con el análisis del problema. Esta información es necesaria para obtener otros criterios que ayuden a normalizar y orientar el estudio.

La información interna existente en la empresa es de fundamental base para realizar el estudio y se puede obtener de dos fuentes que son los registros de la empresa y experimental a través de

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