Introducción a procesos

INTRODUCCIÓN A PROCESOS

Autora: Bertha Naranjo Sánchez

1.1 Procesos

Un proceso es un conjunto de actividades que permiten alcanzar un objetivo específico.

Los procesos deben ser relevados en una organización con la finalidad de alcanzar las 3E(Eficiencia, efectividad y economía) en una entidad.

El proceso está vinculado a la misión, producto y servicios que ofrece la empresa. Es un conjunto de actividades agrupadas en etapas secuenciales.

Existen algunas técnicas de relevamiento de procesos, pero todas ellas se direccionan a los siguientes aspectos:

La labor y el proceso

Qué es lo que debe hacerse?

Con qué equipo se hará el trabajo?

Cómo se hará el trabajo?

Dónde habrá de hacerse el trabajo?

La labor y la relación con labores de otras personas

Quién realizará y a quién irá el trabajo?

Quién controlará el trabajo?

Dimensión de la labor

Cuándo habrá de hacerse el trabajo?

Cuáles serán las condiciones en las que habrá de hacerse el trabajo?

Qué se le pedirá al trabajador (Capacidades, conocimiento o experiencia)?

Cuánto tiempo tomará hacer una unidad de trabajo?

Cuál será la paga por la labor?

Cuál será el costo unitario de hacer el trabajo?

Algunas organizaciones pueden tener macroprocesos dado el tamaño de la misma por ser muy grande los macroprocesos se ramifican a su vez en procesos, éstos en subprocesos, actividades y tareas. Otras empresas en cambio por ser medianas tendrán procesos, subprocesos, actividades y tareas.

1.2 Elementos que intervienen en un proceso

ELEMENTOS QUE INTERVIENEN EN UN PROCESO

El mejoramiento incesante de los procesos permite satisfacer las expectativas cambiantes del cliente.

Edward Demming Considera que el enfoque de los ejecutivos de una organización, debe ser el 96% encaminado hacia el mejoramiento de los procesos y sistemas de trabajo.

Los procesos deben ser mejorados constantemente. Cada proceso debe tener las siguientes características

1.3 Características de los procesos

Tener un inicio y un fin preciso. Muchas veces empieza al punto que otro proceso termina y concluye donde otro inicia.

Tener un dueño la persona de rango más inferior en la organización que puede tomar decisiones que afectan directamente a dicho proceso

Consiste de varios pasos discretos (50 a 200 en empresas grandes) que ocurren cada vez que se ejecuta el proceso.

Cada paso consume tiempo, dinero, materia prima o mano de obra.

Ejemplo:

MACROPROCESOS 1: IMPORTACION

SERVICIO FINAL: RECIBIR CARGA IMPORTADA VIA MARITIMA

RECIBIR REQUERIMIENTOS MERCADERIA

ENTREGADA AL

CLIENTE

Gráfico 1.- Macroproceso Importación

MACROPROCESOS 2: EXPORTACION

SERVICIO FINAL: DESPACHAR CARGA EXPORTADA VIA MARITIMA

RECIBIR REQUERIMIENTOS MERCADERIA

DESPACHADA

Gráfico 2.- Macroproceso Exportación

Todo proceso, requiere de elementos que lo componen y éstos son: el personal humano que interviene , el tiempo, el dinero, equipo, materiales, producción, planeación , aspectos técnicos, entre otros, así como las funciones en que intervienen ellos en todo el proceso.(Ver cuadro 1)

1.4 Clave numérica por funciones

Se ha elaborado este cuadro que agrupa temas organizacionales que ayudan a la definición de procesos identificando elementos, recursos, departamentos y actores

Cuadro 1

10-Personas

20-Horas

30-Dinero

11-Directo

12-Indirecto

13-Proporción

14-Listas

15-Combinaciones

16-Cambios (inicios, etcétera)

17-Sexo

18-Salud, bienestar

19-Adiestramiento 21-Normales

22-Horas extra

23-Proporción

24-Faltas (ausencias)

25-Vacaciones

26-Disponibles

27-Directas

28-Indirectas

29-Combinaciones 31-Nóminas de salario

32-Presupuesto

33-Pronósticos

34-Programación

35-Tipos promedio

36-Primas

37-Estados financieros

38-Rebaja de costos

39-Impuestos, seguros, viajes

40-Equipo

50-Materiales

60-Producción

(A organizaciones)

41-Máquinas

42-Instalaciones

43-Transportes

44-Seguridad

45-Bienes

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