Introducción Al Proceso De Compras

1.1 Evolución y funciones de las compras en las estructuras socioeconómicas.

Generalidades de las compras

La actividad de compras se considera tan antigua como las ventas mismas. Estas dos actividades son complementarias, pues no pude existir una sin la otra, sean estas nacionales o internacionales, de carácter industrial, comercial o de servicios.

Las compras son básicas para el progreso de toda empresa, sea esta pequeña, mediana o grande, comprador y vendedor ponen especial interés en la negociaciones que realizan.

En la actualidad las compras no deben basarse únicamente en la buena fe. Hoy están integradas al comercio, a la organización funcional especializada y a las técnicas que impone el comercio, han alcanzado tal importancia en forma creciente que la productividad y la comercialización dependen de ellas.

Los principios y las técnicas de una buena función compradora son determinantes. Los compradores modernos buscan los medios para realizar estos actos de un modo cada vez más perfecto y con un mayor nivel de eficiencia y actuación a sus acciones de compra. Más que nuca es necesario poseer una clara compresión de los objetivos y principios fundamentales de la función compradora para que estas herramientas puedan utilizarse inteligente y eficazmente a fin de llegar a una buena política de compras y adoptar las decisiones pertinentes.

Es propósito de esta obra reafirmar esos principios a la luz de nuevas circunstancias, e instituir lo que debería ser “La secuencia más lógica de un procedimiento de compras”, a fin de hacer frente a los problemas cada vez más complejos que hoy enfrentan los directivos a las empresas.

Con base en lo anterior, debe entenderse que en toda empresa dedicada a la producción de satisfactores, comercialización de los mismos, o de los servicios que ofrece, tiene necesariamente que proveerse en forma adecuada y continua de materias primas, mercancías u otros materiales del mercado y cumplir con sus objetivos.

Para tal fin, dichas materias primas, mercancías y demás materiales deben cumplir con los requisitos elementales de una buena compra:

- Precio

- Calidad

- Cantidad

- Condiciones de entrega

- Condiciones de pago

- Servicios de postventa

El incumplimiento de estos puntos repercutirá invariablemente en la producción o comercialización de sus bienes o servicios, con lo que la empresa proyectara mala imagen, ocurrirá pérdida de mercado y se correrá el riesgo de salir definitivamente del mismo.

Definiciones de compras

El diccionario de la Real Academia Española afirma: “Comprar proviene del latín comparare, cotejar, y que se traduce como adquirir algo por dinero”.

“Adquisición, del latín adquisito-onis, acción de adquirir”. Por lo tanto, comprar debe considerarse como sinónimo de adquisición.

Tradicionalmente se dice que comprar es “la función responsable de efectuar todas las compras requeridas por una empresa, en el momento oportuno”.

Asimismo, “Las compras son operaciones que se realizan para satisfacer una determinada necesidad”.

Michel Calimeri define así las compras: “La operación que se propone suministrar, en las mejores condiciones posibles, a los distintos sectores de la empresa, los materiales (materias primas y productos semiacabados, accesorios, bienes de consumo, maquinas, servicios, etc.) que son necesarios papa alcanzar los objetivos que la administración de la misma definido”.

También consideramos que comprar es adquirir materias primas o cualquier otro tipo, con las características mínimas necesarias requeridas por una empresa, es decir, precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega y de pago, así como la negociación de los servicios de postventa.

Su evolución histórica: etapas.

El hablar de un antes y un después en la función de compras no sería demasiado riguroso. Hablamos alternativamente de compras, con mayúscula, siendo irrelevante el que se denomine Departamento o Dirección, lo que pertenecería al caso concreto de cada empresa, lo que queremos destacar es que la función de compras, tiene cada vez mayor relevancia en las empresas innovadoras y con futuro.

Los primeros empresarios (“propietarios”-“dueños”), porque se lo permitía el reducido tamaño de su empresa y por su propia idiosincrasia, querían controlarlo todo y por lo tanto asumían todas las funciones, entre las que se encontraban especialistas. Al ir creciendo el tamaño de las empresas se fue consolidando en la organización ciertas funciones, desde esta perspectiva, podemos establecer ciertas etapas que se han dado en la evolución (crecimiento) de la organización de las compañías.

1. El siguiente paso, tras la fase inicial, es la organización (división) de la empresa en secciones /departamentos, que se estructuran de acuerdo con el modelo inicial, cada responsable asume todas las funciones, entre ellas la de comprar.

2. Al aumentar en tamaño y complejidad la empresa, se reconoce la necesidad de agrupar las actividades dispersas de comprar, creando un servicio común que coordine la petición de ofertas, facturas, pagos, etc., pero quedando la responsabilidad igual que en la fase anterior en los diferentes Departamentos. La función de compras se encontraría todavía en una fase administrativa.

3. Si además de nombrar un responsable de la función de compras, se le hace participar en la vida, en la toma de decisiones de la empresa, asignándole responsabilidades (normalmente además de comprar, distribuir, almacenar, trafico, etc.), que generalmente se concretan en dar un buen servicio al resto de las Direcciones que dependan de los suministros exteriores, estaríamos en la fase en la que se encuentran la mayoría de las empresas (medias) de nuestro entorno.

4. En algunas grandes empresas, se puede hablar de una etapa más, que complementaria y haría compatible, la idea de servicio con unos resultados de explotación, asignado un presupuesto, (unos objetivos) a la Dirección de Compras.

Funciones de las Compras

El alcance de la función de compras es sencillo de definir; el gerente de compras es el responsable de la adquisición de todos los materiales, partes, servicios y equipos que una empresa requiere para el desempeño de sus actividades. Un departamento de compras puede estar constituido por un gerente de compras y uno o más compradores, con una división del trabajo por actividad o por producto. En muchos casos, sin embargo, la función de compras está dividida en sub-funciones, entre las cuales se puede identificar cuando menos cuatro de ellas, de importancia variable:

1. Comprar. Esta actividad esta fundamentalmente

...