Proceso De Compras

IDENTIFICACION DEL PROCESO DE COMPRAS

La obligación más importante del responsable de esta función es determinar quién va a ser el proveedor; hay que buscarlo si existe y desarrollarlo si no existiera.

El lema debe ser: siempre hay alguien que puede proveernos algo mejor a un precio más conveniente.

Etapas del proceso de compras

1.-reconocimiento del problema: algún personal de la empresa reconoce un problema o necesidad que se puede satisfacer comprando un bien o servicio. Este reconocimiento puede provenir de un estímulo interno (la empresa necesita nuevos equipos o materiales) o externo (una feria de exposiciones, una publicidad, la visita de un vendedor con productos mejores). | Verificación del presupuesto de compras. Control de Stock o solicitud de algún sector. |

2.-descripción general de las necesidades: implica determinar las características generales del artículo que se necesita y las cantidades. | Pedido interno o SOLICITUD DE PEDIDO. |

3.-especificación de los productos: implica describir las especificaciones técnicas del artículo a comprar. | Determinación del artículo a comprar y las cantidades. |

ETAPAS DEL PROCESO DE COMPRAS | Comprobante que lo origina o avala |

4.-búsqueda de proveedores: identificar a los proveedores más apropiados. Para ello puede buscar en las páginas de internet o pedir recomendaciones a otras empresas. El comprador calificará a los potenciales proveedores (esto puede incluir que visite las instalaciones del proveedor). | Selección de los proveedores a quienes se invitará a cotizar (dependiendo del tipo de material a comprar y del rubro del proveedor). |

5.-solicitud de propuestas: se invita a los proveedores calificados a que presenten propuestas. Se exigirá que presenten una oferta por escrito. | Emisión del PEDIDO DE COTIZACIÓN solicitando cantidad, calidad y plazo de entrega. |

6.-selección de proveedores: se evalúa las ofertas presentadas por los proveedores. Hoy en día cada vez más empresas están reduciendo el número de proveedores porque quieren que mejoren continuamente su calidad y desempeño, y al mismo tiempo reduzcan el precio. | Los proveedores presentan las OFERTAS y el comprador hace un análisis de las cotizaciones |

7.-especificación de pedidos rutinarios: después de seleccionar los proveedores, el comprador negocia el pedido final, enumerando las especificaciones técnicas, la cantidad requerida, el plazo de entrega esperado, las políticas de devolución, garantías, etc. | Emisión de la ORDEN DE COMPRA y envío al proveedor. |

8.-seguimiento al proveedor para asegurarse el cumplimiento de lo pactado, sobre todo el plazo de entrega. | Control al proveedor. |

9.-recepción de los bienes, control administrativo: se coteja la factura o remision contra la orden de compra más un control físico del material que se este recibiendo | REMIsion y/o Factura |

Tipos de conducta de compra

Los tipos de conducta no solo se diferencian por el tipo de actividades, se clasifican por los motivos que se tengan para llevar a cabo el proceso de compra, como es el siguiente:

La compra por impulso. Es el primer tipo de compra que se lleva a cabo, no existe una búsqueda, ni selección previa a la adquisición, se lleva a cabo en el momento.

La compra por costumbre. Es aquella que se realiza de manera rutinaria, se realizan compras repetitivas en ciclos cortos de tiempo. Una buena estrategia comercial en este caso es que el producto se encuentre siempre disponible, por lo tanto su forma de distribución es muy importante.

Buscando la solución al problema. Para llegar a la solución de algún conflicto es importante revisar que se hayan establecido objetivos, que se hiciera la recopilación de la información, determinar

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