Proceso De Compras

PROCESO DE COMPRAS

OBJETIVO

El alumno diseñará procesos relacionados con la función de compras y almacén para la optimización de recursos.

COMPETENCIA

Administrar el proceso de compras y control de suministros de la organización. Técnicas de control de inventarios y almacenamientos para asegurar la disponibilidad de los suministros.

1. PROCESO DE COMPRAS

1.1. Definición de Proceso de Compras

Las compras comprenden un proceso complejo que va más allá de la negociación y del trámite burocrático. Con una buena gestión de compras la empresa consigue ahorrar costes, satisfacer al cliente, en tiempo y cantidad, y obtener beneficios empresariales directos, pues la gestión de compras y aprovisionamiento son decisivas para que la empresa tenga éxito o fracaso.

1.2 Fases

1.- La requisición de las áreas de compras.

2.- La localización de las fuentes de los proveedores.

3.- La solicitud de la cotización.

4.- La cotización.

5.- El cuadro o la tabla comparativa de los proveedores o de las cotizaciones.

6.- La negociación con los proveedores.

7.- La orden de compra o pedido.

8.- El seguimiento de las órdenes de compra.

1.2.1. La Requisición de las Áreas de Compras

Las requisiciones son el pedido de elementos o insumos que necesita un área para desarrollar su labor. Por tanto este viene siendo lo que los distintos departamentos de una empresa requieren para llegar a cumplir sus respectivos objetivos.

1.2.1.3. La Requisición de Compras

Una requisición de compra es una solicitud escrita que usualmente se envía para informar al departamento de compras acerca de una necesidad de materiales o suministros. Las requisiciones de compra están generalmente impresas según las especificaciones de cada compañía, la mayor parte de los formatos incluye: número de requisición, nombre del departamento o persona que solicita, cantidad de artículos solicitados, identificación del número de catálogo, descripción del artículo, precio unitario, precio total, costo de embarque, de manejo, de seguro y costos relacionados; costo total de requisición, fecha del pedido y fecha de entrega requerida y por último firma autorizada.

1.2.2.La Localización de las Fuentes de los Proveedores

La decisión clave en los centros de administración de adquisiciones es la selección del proveedor, para tomar en cuenta a un proveedor se debe de ver si con los productos o materia prima que ofrece van a tener un alto impacto positivo en nuestra productividad, calidad y competitividad.

Por consiguiente, la decisión sobre la selección del proveedor es la decisión más importante que se puede hacer en el departamento de compras.

El propósito de la selección, es el de establecer una lista de aquellas empresas u organizaciones que nos ofrecen sus productos o materias primas para poder pedirles posteriormente una cotización sobre sus productos.

1.2.3. La Solicitud de la Cotización

Se debe mandar un documento a los proveedores en el que se debe detallar lo que se necesita, es preferible realizar un listado en el que mencione cada material, junto con la cantidad, el nombre y la empresa, número de teléfono, correo electrónico a donde mandar la información, sin estos no será posible enviar la cotización.

1.2.4. La Cotización

La cotización es aquel documento que el departamento de compras usa en una negociación. Es la tasación o valoración de una acción o título económico con el propósito de determinar su valor en el mercado a los efectos de considerarlo para la compra o venta. La cotización constituye una tasación oficial, ya que ocurre de acuerdo con parámetros preestablecidos y, por ende, tiene lugar periódicamente para actualizar el valor de un título o acción.

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