Proceso de Compras

Proceso de Compras

1. ¿En qué consiste la planeación y programación de las compras?

Es el conjunto de acciones con un orden o secuencia determinada, y su ubicación en el tiempo.

Consiste en una recopilación de datos, la determinación de metas y objetivos y la formulación de planes, tanto generales como detallados para alcanzar los objetivos dentro de las políticas establecidas.

La función de compras, que abarca todas las actividades necesarias para procurarse los abastecimientos de materiales y servicios para la organización, se desarrolla en conjunto con los esfuerzos de la función “de producción para manufacturar o procesar el producto”, con la función “de ventas y distribución, y con todas las otras funciones “de ejecución en el esfuerzo global organizado”.

Respecto a las compras y abastecimientos la planeación representa una parte de la responsabilidad del gerente de compras, quien en ocasiones es auxiliado por investigadores quienes trabajan tiempo completo, así como personal por servicios de compra.

Los administradores de compras y sus equipos de trabajo están siendo llamados a jugar un rol activo en la "administración" del cambio. No es una exageración el decir que también la función de compras ayuda a ajustar a la empresa dentro de las fuertes tendencias de la economía mundial, lo cual es determinante para la rentabilidad e incluso la sobrevivencia de la misma empresa.

2. ¿Qué es una requisición de compras?

La requisición de compra es la forma con la que se solicita al departamento de compras la adquisición de materiales, partes, implementos o servicios, según sea el caso. Es recomendable en este caso, que descripción de los materiales requeridos se haga con toda la claridad posible y en forma minuciosa, para evitar confusiones al momento de solicitar las cotizaciones con los proveedores.

3. ¿Cómo se seleccionan los proveedores idóneos para una organización?

Antes de comenzar la búsqueda de proveedores idóneos se hade tener muy claro cuáles son los productos que se necesita adquirir, de qué calidad y en qué cantidad para que la selección se realice comparando productos de iguales o muy similares características. Una vez realizado este análisis, comienza el proceso de selección en el que se pueden plantear diferentes situaciones de partida, por ejemplo:

• La empresa inicia su actividad y debe buscar toda clase de proveedores.

• La empresa tiene ya unos proveedores que habitualmente le suministran, pero no se encuentra satisfecha con ellos.

• Se quiere ampliar la cartera de proveedores para realizar comparaciones de productos y de condiciones comerciales con el objetivo de mejorar la

• gestión comercial.

El proceso de búsqueda y selección tiene tres fases:

 Búsqueda de información

 Solicitud de información

 Evaluación y selección de proveedores

4. ¿Qué es un cuadro comparativo de cotizaciones? Elabore un formato con ejemplo.

Es cuadro comparativo que se emplea para sistematizar la información y permite contrastar las diferentes opciones y elementos de una cotización. Está formado por un número variable de columnas en las que se lee la información en forma vertical y se establece la comparación entre los elementos de las columnas.

Es un formato que permite analizar diferentes cotizaciones desde el punto de vista económico, logístico y operacional.

5. ¿Qué es una orden de compras?

La orden de compra es un documento que emite el comprador para pedir mercaderías al vendedor, indicando cantidad, detalle, precio, condiciones de pago y muchas cosas más.

6. ¿En qué consiste la recepción de materiales y el control de calidad de las compras?

Consiste en garantizar que el material que se recibe es lo solicitado conforme a orden de compra. Una vez recibido el material se deben de realizar pruebas de control de calidad para ser debidamente ingresado.

Actividades a la recepción de materiales.

• Verificación de la cantidad comprada contra lo entregado

• Verificación del buen estado de los materiales

• Verificación de la calidad solicitada

• Empaques y presentaciones acordadas

• Documentación en regla /orden de compra, remisión de materiales del proveedor, etc.

• Devolución de materiales por no cumplir con lo solicitado, si es el caso.

• Asignación de la ubicación de los materiales para su acomodo

• Captura o registro en kardex manual o electrónico de la entrada

Actividades de la custodia y cuidados:

• Mantener en buen estado y cuidado del material

• Poner en práctica políticas (o establecerlas) respecto del manejo y seguir instrucciones de manejo sugeridas por el proveedor o fabricante en etiquetas

• Mantenimiento de las instalaciones

• Aseguramiento del almacén

En la medida que un producto de alta calidad es requerido por un cliente el proveedor se vuelve una parte importante de esta calidad, por lo tanto, el área de compras no puede basar solamente su elección en el precio, más bien debe analizar directamente el impacto total del costo, lo que esto significa es que en este mercado que está volviéndose hacia la calidad se requiere un esfuerzo muy

Importante desde el diseño para lograr la calidad que el cliente está solicitando.

Las áreas de compras tienen una importancia clave en lograr comprar justo los materiales que alcancen y añadan valor a los costos de producción para que se produzca la calidad que el cliente requiere.

Lo que un líder de compras necesita para asegurar la calidad es:

1. El área de compras necesita saber justo lo que se requiere.

2. La orden de compra o contrato de compra debe estar desarrollado con la descripción exacta de lo que se necesita.

3. El proveedor debe de ser informado de las necesidades del comprador.

4 Se deben aplicar medidas de inspección y prueba a todos los materiales con el fin de comprobar que cumple con todos los requerimientos.

5. Los bienes que se entreguen deben estar exactamente en conformidad con las definiciones de calidad o con los requisitos acordados, de otra manera el comprador puede rechazarlos.

6. Las especificaciones deben permitir al proveedor construir la calidad en el producto.

7. ¿Qué es la programación de los pagos de las facturas

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