JUNTAS DE TRABAJO. Beneficios y problemas.

JUNTAS DE TRABAJO.

Beneficios y problemas.

Las juntas de trabajo son reuniones de grupos de personas con un interés común y con suficientes conocimientos y experiencias como para alcanzar algún propósito a través de un proceso de interacción de grupo. “Cuando el conductor de la junta la dirige con habilidad, justifica su celebración y se obtienen beneficios importantes” (Díaz Ramírez, 1983), como los siguientes:

• Facilita la toma de decisiones.

• Permite el intercambio de ideas y experiencias.

• Fomenta el estilo participativo de dirección.

• Permite analizar los problemas en forma amplia y profunda.

• Unifica al grupo.

• Hace que los acuerdos de grupo se cumplan de buen grado por todos.

• Evita decisiones personales y autocráticas.

• Facilita la detección del talento individual.

• Estimula a los participantes.

• Ahorra tiempo.

Cuando las juntas no se planean ni se desarrollan adecuadamente, ocasionan graves problemas de pérdida de tiempo, tanto para el que la conduce como para los participantes; por ejemplo:

• Hay periodos de espera prolongada para su inicio.

• Se revisa y obtiene información inadecuada y poco objetiva.

• Se generan desviaciones hacia asuntos sin importancia.

• Surgen conflictos e interferencias entre participantes.

• Prevalecen el tedio y el aburrimiento.

• Hay escaso control.

• No se logran acuerdos.

• Los participantes, por su perfil, no son los indicados.

TIPOS DE JUNTAS.

“Las juntas de trabajo pueden tener multiples modalidades y características; sin embargo, estas se reducen en dos tipos” (Díaz Ramírez, 1983): juntas de información y juntas de deliberación.

En las juntas de información el conductor transmite información a los participantes, es decir, el flujo se da en un solo sentido: del conductor a los participantes, sin embargo, en algunas ocasiones los participantes pueden formular preguntas, pedir aclaraciones, hacer comentarios, dar opiniones, etc. Para que el conductor de la junta logre el objetivo de informar con eficacia debe tener un profundo conocimiento del asunto, disponer de cifras, datos, casos, ejemplos, cálculos, etc., para contestar preguntas, aclarar dudas y manejar reacciones negativas o la oposición, en caso de que se presenten.

JUNTAS DE DELIBERACIÓN.

Las juntas de deliberación se realizan para examinar cuidadosamente un asunto, o bien, para debatir el pro y el contra de una proposición. El propósito de las juntas de deliberación es el de llegar a un acuerdo sobre un asunto por medio del intercambio de ideas y experiencias entre los participantes.

El conductor de la junta de deliberación es el responsable de estimular a los asistentes para que analicen o discutan un problema, hasta tomar una decisión.

“Dependiendo del objetivo, pueden existir diferentes modalidades de juntas de liberación” (Díaz Ramírez, 1983): dirigidas, democráticas y exploratorias.

Juntas de deliberación dirigidas.

Las juntas de deliberación dirigidas se realizan de acuerdo con el siguiente procedimiento: el conductor ya tomó una decisión sobre un problema, pero para no parecer autócrata, cita a una junta a los interesados, pide sus opiniones y encausa con sutil habilidad la discusión, hasta lograr que se llegue a los acuerdos que a él le parecen convenientes.

Si el conductor pierde su apariencia democrática y neutral, los participantes se darán cuenta de que son engañados y en ese momento adoptarán una actitud adversa o la indiferencia, ocasionando cualquiera de los resultados siguientes:

• Si el conductor tiene una posición jerárquica superior a la de los participantes, éstos acatarán la solución impuesta por disciplina ante la autoridad y no por convicción.

• Si el conductor tiene la misma posición jerárquica que el resto de los participantes surgirá un problema serio, que posiblemente derive en una discusión agitada t desagradable, ya que ninguno de los participantes aceptará que lo manejen o que quieran imponerle puntos de vista ajenos.

Las juntas de deliberación dirigidas pueden darse únicamente cuando se presentan dos condiciones.

a) Que la decisión sea lógica y aceptable: cuando se da esta situación, el grupo llega a ella con la ayuda sutil e imperceptible del conductor de la junta; por el contrario, cuando la decisión no es lógica, o choca con las convicciones de los participantes, no será aceptada en una discusión libre, ya que el grupo no estará de acuerdo con ella.

b) Que el conductor de la junta tenga la habilidad para dirigir la discusión: con la presentación clara del problema se generará una discusión entre los participantes y con una conducción sutil, que aparente ser libre y democrática, se lograrán los propósitos ocultos. Por el contrario, cuando el conductor pierde su apariencia democrática y neutral, y manifiesta que ya tiene una solución, los asistentes deducen que son engañados y, en consecuencia, la junta fracasa (Díaz Ramírez, 1983).

Antes de hacer el intento de realizar una junta de deliberación dirigida, es necesario reflexionar para determinar si realmente conviene, ya que no se debe menospreciar la inteligencia y el sentido común de los demás.

Cuando las juntas dirigidas se manejan con efectividad, se obtiene el compromiso espontáneo de implementar la decisión de todos los que intervienen; además la discusión se enriquecerá con puntos de vista, ya que a la gente le gusta que la tomen en cuenta, y si piensan que están ayudando a tomar una decisión, su actitud será más positiva.

Recomendaciones para realizar una junta de deliberación:

• Presente el problema con claridad y precisión.

• Destaque aquellos aspectos que, a juicio propio, sean más importantes.

• Proporcione toda la información que considere necesaria.

• Omita la información inconveniente.

• Durante la discusión, asegurese de que aquellos participantes que expongan ideas coincidentes con la suya reciban amplia atención.

• Trate hábilmente de restar atención a las ideas que, a juicio propio, sean menos acertadas.

• Nunca manifieste abiertamente cuál es su solución.

• Anote las ideas que le parezcan más acertadas.

• Manifieste neutralidad.

• Si el grupo tiende a descartar la solución que apoya, hágale sentir sutilmente que sus beneficios no son muy convenientes.

Juntas democráticas.

El conductor de las juntas democráticas debe procurar que los participantes

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