La gestión documental puede ser definida como el conjunto de prácticas y procedimientos mediante los cuales los documentos de un individuo u organización son administrados.

INTRODUCCION

La gestión documental puede ser definida como el conjunto de prácticas y procedimientos mediante los cuales los documentos de un individuo u organización son administrados.

El propósito de nuestras visitas a estas distintas instituciones es para aprender y conocer más sobre el manejo y el resguardo de distintos tipos de documentos e información que a lo largo de su funcionamiento han ido conservando, además de enterarnos también que tipo de información y documentación es útil para seguir almacenando y cual ya no es necesaria para seguirla guardando, ya que con el paso del tiempo pierden valor, así como también la forma en la que se almacena y la utilidad que le dan.  

  La información es de:

• La hemeroteca.
• Oficina de Recaudación de Rentas Etla.
• Grupo de Asesores de Empresas.
• Casa de la cultura jurídica.
• Área de control escolar COBAO.

La hemeroteca

El primer lugar que visitamos fue la hemeroteca "Periodista Néstor Sánchez Hernández", ubicada en el antiguo edificio de caballería, construido por los padres dominicos para el Ejército Mexicano en el año 1902, calle de Reforma No. 501, esq. Constitución, en el Centro de la Ciudad.

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Al entrar a la hemeroteca preguntamos por el área en donde tenían todos los periódicos y nos dijeron que esa área era la “Sala de archivos”, cuando entramos pudimos notar grandes estantes que contenían libros de gran tamaño, los cuales eran periódicos, en la entraba se encontraba un pequeño escritorio con un libro que registraba a las personas que iban, y una señora encargada de esa área. Hablamos y le pedimos a la señora amablemente información sobre todos los periódicos y ella atendió a todas nuestras preguntas.

Esta hemeroteca comenzó a funcionar el 22 de Octubre de 1972 y que básicamente inicio solo por donaciones.

En la hemeroteca lo único que archivan son periódicos, locales y nacionales, usualmente “noticias” e “imparcial”  ya que solo logran guardar un periódico por día, su forma de resguardarlos es mediante la encuadernación y después los separan por tomos que son diferenciados por distintos colores que tienen un orden cronológico de acuerdo a la fecha del periódico. La importancia de guardar este tipo de documentos es básicamente que sirve para darte una idea de cómo han cambiado la forma de publicidad que antes daban las empresas.

[pic 2]La hemeroteca cuenta con tres salas, una sala de periódicos diarios, los que guardan por meses y todos pueden verlos, sala de archivo en donde tienen periódicos desde 1953 que también los prestan a quienes quieran verlos y por último la sala de investigación en donde tienen periódicos de 1948 llamado “La Orquesta” que es el periódico más antiguo que tienen y que solo son prestados a investigadores.

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Oficina de Recaudación de Rentas Etla.

El segundo lugar que visitamos fue la oficina de recaudación de rentas etla ubicada en Villa de etla, Porfirio Díaz, 68200 Oaxaca de Juárez, Oaxaca, México.

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En esta oficina tienden a solo tener documentos originales como: entradas del registro civil, cambio de recaudadores, verificación vehicular, entradas del catastro, etc.

[pic 5]Ellos agrupan y clasifican sus documentos en tomos que a su vez son guardados y conservados en gavetas, se encuentran ordenados cronológicamente y los clasifican por:  serie, subserie, programa y número de recaudación, todo esto para hacerlos más fáciles de buscar y encontrar los archivos antes mencionados.

Para que los documentos se encuentren en buen estado los papeles no deben estar doblados, ni tener clip, grapas o perforaciones al ser colocados dentro de las carpetas para formar los tomos, estos no deben ser mayores a 5 cm, después de estos se les coloca una caratula con los respectivos datos y se cosen del lado izquierdo con hilo marina debido a su mayor resistencia, por ultimo son colocados de manera ordenada en la gaveta correspondiente.

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