MANUAL DE EJECUCION PRESUPUESTARIA

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Contenido

1.        Introducción al manual de ejecución presupuestaria        1

2.        Elaboración de la matriz de ejecución presupuestaria        3

2.1.        Pasos para la elaboración de la matriz de ejecución presupuestaria        3

2.2.        Operaciones con el archivo .xls (matriz de ejecución presupuestaria)        3

2.3.        Utilización de la herramienta e-sigef        5

2.4.        Operatividad del archivo (matriz de ejecución presupuestaria).xls (continuación del proceso)        8

3.        Requerimiento mínimos para realización de la ejecución presupuestaria        8

1. INTRODUCCIÓN AL MANUAL DE EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA

La Dirección Financiera a través de la Unidad de Gestión Presupuestaria, tomando en cuenta la necesidad de tener un control más efectivo y eficiente del presupuesto de la Institución, tanto en Planta Central como en las Coordinaciones zonales, ha desarrollado la matriz de seguimiento de la ejecución presupuestaria del INEC,  con la que se pretende realizar un seguimiento más profundo a la ejecución de todos los proyectos y actividades que desarrolla el INEC.

De acuerdo a las fases del ciclo presupuestario, el objetivo de desarrollar la matriz de seguimiento de la ejecución presupuestaria es cumplir con la quinta fase en la que se debe realizar la evaluación y seguimiento, para determinar los avances físicos y financieros que se obtuvieron de las actividades realizadas por la institución.

Para lograr realizar el seguimiento del presupuesto institucional, es necesario tener en cuenta la estrecha relación que existe entre la planificación (programación del presupuesto) y los rubros realmente ejecutados, buscando principalmente hacer que la relación entre los valores planificados y ejecutados sea lo más cercana posible, es decir que la programación sirva como una guía fiable de lo que se espera obtener en la información financiera real que entrega el sistema e-SIGEF.

La manera más efectiva para cruzar las variables reales con las planificadas resulta ser una base de datos en la que se usan parámetros que permiten que ambas dimensiones se relacionen, dando la capacidad de obtener informes y análisis para determinar el grado de avance de las actividades realizadas por la institución.

El objetivo principal de la elaboración de la matriz de seguimiento de la ejecución presupuestaria es entregar información que permita a quien use la matriz realizar de manera ágil, eficiente y oportuna informes y análisis que hagan más sencillo el proceso de toma de decisiones.

Solamente un proceso llevado a cabo mediante el uso de manual de funciones garantizará la eficaz fluidez del proceso. Los ejecutores de procesos son de naturaleza cambiante, como medida de back up debe establecerse medidas de prevención. Es necesario aclarar que dentro de los proyectos internos de la Dirección Financiera la Ejecución Presupuestaria constaba como parte integral del portafolio, llegando a su cierre en el año 2016.

De forma actual la matriz de ejecución presupuestaria se ha convertido en una herramienta eficaz para la toma de decisiones a todo nivel. De forma mensual se presentan los resultados financieros a los líderes de proyecto, en igual sentido la Dirección Ejecutiva revisa los avances presupuestarios del portafolio de proyectos, la Dirección de Planificación en el corto plazo puede determinar aquellos ahorros y financiamientos que necesita cada uno de los proyectos que son parte integral del portafolio de proyectos del INEC.

1. ELABORACIÓN DE LA MATRIZ DE EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA

La elaboración de la matriz de ejecución presupuestaria como se ha planteado en otros apartados contiene información valiosa para la toma de decisiones a lo largo de la escala jerárquica, por tanto su elaboración debe ser cuidadosa no solo en su presentación sino también en también en el cuadre matemático que la misma ofrece al lector.

La elaboración de la matriz de ejecución presupuestaria es realizada en dos periodos de corte:

1. La primera que es realizada al cierre del cada mes.
2. La segunda de forma quincenal, es decir a la mitad de cada mes.

En los dos casos su preparación corresponde a los mismos pasos.

1. PASOS PARA LA ELABORACIÓN DE LA MATRIZ DE EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA

Con la finalidad de realizar los pasos de forma detallada y en concordancia con lo realizado en forma manual la preparación de los archivos y sus cruces, los mismos han sido divididos en varios pasos y categorías, así:

1. OPERACIONES CON EL ARCHIVO .XLS (MATRIZ DE EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA)

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La elaboración de la misma se la realiza por medio de los siguientes pasos:

1. Buscar la matriz de ejecución presupuestaria en la ruta especificada, referencia del archivo ejecutable (.xls)
2. Abrir el archivo especificado, que normalmente lleva el nombre de Ejecución Presupuestaria junto a la fecha de corte del mismo.
3. Copiar el archivo como uno nuevo, de acuerdo al periodo en el cual será realizado.

1. Los archivos deben ser guardados de acuerdo a la periodicidad de su preparación, manteniendo la siguiente estructura:

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1. El archivo del periodo pasado, sirve como base para la preparación de las nuevas ejecuciones. Los valores expresados en el periodo pasado son de vital importancia para la preparación de futuras ejecuciones.
2. Copiar el archivo (.xls) de ejecución del periodo pasado y ajustar las fechas a la preparación del nuevo periodo.
3. Abrir el archivo una vez que el archivo ha sido cambiado en su formato de fechas.
4. Cuando el archivo es abierto se despliegan entre otras las siguientes pestañas:

1. Base consolidado.
2. Flujo presupuestario.
3. Programación DIPLA.

1. Ubicarse en la pestaña que lleva el nombre “Base consolidado”.
2. Dentro del mismo ubicarse dentro del mes correspondiente en los campos de: codificado, certificado, comprometido y devengado; y utilizando la opción de pegar valores hacerlo sobre los campos en mención.[pic 5]

Las consideraciones anteriores deben ser tomadas en cuenta para la preparación de los archivos en forma quincenal y mensual. Para los cual será necesario que el usuario trabaje sobre el mismo archivo de la quincena pasada a fin de mantener consistencia en la información a presentar.

Una vez que han sido realizados estos pasos, el ejecutor debe ingresar a la plataforma e-SIGEF usando las clave y usuarios entregados por el administrador del sistema.

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