METODOLOGIA DE AUDITORIA

METODOLOGIA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

PLANEACION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Comprende la tarea de integrar un número de elementos que el auditor administrativo debe tener presente aun durante el análisis preliminar, de otra forma se vería más tarde en dificultades. Una de las primeras etapas para realizar la auditoria administrativa es la planeación, en esta etapa el auditor obtiene información, que le permitirá definir el objetivo, el alcance, el programa de trabajo, el corto, los detalles a estudiar, entre otros aspectos de la auditoria, para ello lo primero que necesitara el auditor es información general del área o empresa a auditar esta la obtendrá por medio de la investigación preliminar.

El programa de auditoría es el medio para guiar al auditor y sus ayudantes, en el que se detallan los diferentes pasos a seguir.

Objetivo

El propósito de la auditoria administrativa es establecer las acciones que se deben desarrollar para instrumentar la auditoria en forma secuencial y ordenada, tomando en cuenta las condiciones que tienen que prevalecer para lograr en tiempo y forma los objetivos establecidos.

Investigación preliminar

Esta etapa implica la necesidad de revisar la literatura técnica y legal, información del campo de trabajo y toda clase de documentos relacionados con los factores predeterminados, así como el primer contacto con la realidad.

Este procedimiento puede provocar una formulación de los objetivos, estrategias, acciones a seguir o tiempos de ejecución. Asimismo, permite perfilar algunos de los problemas que podrían surgir y brindar otra perspectiva. Dicha información debe analizarse con el mayor cuidado posible para no propinar confusión cuando se interprete su contenido.

Para realizar esta tarea de forma adecuada, es necesario tomar en cuenta los siguientes criterios:

• Determinar las necesidades específicas.

• Identificar los factores que requieren de atención.

• Definir estrategias de acción.

• Jerarquizar prioridades en función del fin que se persigue.

• Describir la ubicación, naturaleza y extensión de los factores.

• Especificar el perfil del auditor.

• Estimar el tiempo y recursos necesarios para cumplir con el objetivo definido.

Entrevistas previas:

Antes de entrar definitivamente a la realización plena de la Auditoría Administrativa, es necesario que el auditor responsable del trabajo total tenga una o varias entrevistas previas con el cliente, a fin de dejar sentadas las condiciones básicas de trabajo.

Para esas entrevistas, el auditor debe formular previamente una lista de los puntos a definir y tratar, con el objeto de que cubra todos aquellos aspectos que le habrán de servir como base para programar su auditoría. En cada entrevista, el auditor debe revisar los puntos tratados y asegurarse de que quedaron totalmente aclarados y si, como consecuencia de la propia entrevista, no surgieron dudas o problemas nuevos que requieran una entrevista posterior.

La finalidad de esas entrevistas previas es obtener información suficiente para formular el programa de Auditoría Administrativa adecuado al área por revisar. La información requerida se refiere principalmente a lo siguiente:

1.- El propósito de la Auditoría Administrativa.

2.- Las condiciones y limitaciones del trabajo.

3.- La estimación del tiempo que tomará la Auditoría.

4.- Las facilidades que va a proporcionar el cliente.

5.- La coordinación del trabajo que se pueda realizar con el personal de la propia empresa.

6.- Todos aquellos puntos que por su naturaleza ameriten ser definidos antes de iniciar la Auditoría.

Con el objeto de evitar futuras dificultades y problemas, es conveniente que el Auditor y el cliente, una vez que se hayan puesto de acuerdo sobre las bases y condiciones del trabajo a realizar y los honorarios que se cobrarán, lo confirmen por medio de una carta convenio. En caso de conformidad, se le pide al cliente que responda manifestando estar de acuerdo o de vuelva un tanto del convenio debidamente firmado autorizando el inicio de la Auditoría Administrativa.

Determinación del área a investigar

Una vez recabada la información preliminar y realizado el diagnostico administrativo, el auditor esta en posibilidad de determinar el área a estudiar, puede ser toda la empresa o bien concretarse a la revisión de una función específica o bien un departamento o sección aunque lo ideal es que la revisión abarque toda la empresa, con el objeto de formarnos una idea más clara de los problemas desde su origen.

Determinación de los detalles a estudiar

Una vez definida el área a estudiar, con base en el diagnostico y en su experiencia profesional, el auditor determinara los detalles a estudiar definiendo cuales son los factores de mayor importancia que hay que examinar. Por ejemplo si se va a realizar una revisión del control interno, de los procesos y de las áreas funcionales, cuestionándose porque es necesarios estudiar cada uno de estos elementos, también es importante considerar las causas que dieron origen a la auditoria en el momento de determinar los detalles a estudiar.

Determinación del tiempo a invertir

Dependiendo del objetivo que se haya determinado para la auditoria, y del alcance de la misma se procederá a elaborar el programa de trabajo mediante la elaboración de un cronograma el cual deberá incluir todas y cada una de las actividades que llevara a cabo el auditor, el responsable de cada una de las actividades, el responsable de la auditoria asi como asignar a cada una de las actividades el tiempo estimado en se va a realizar cada una.

Evaluación de control interno

Es en donde se aplican los conocimientos, para realizar la auditoria administrativa por lo que es necesario considerar lo siguiente:

• El establecimiento del control para evaluar sistemáticamente.

• La operación del control para medir los resultados reales contra los previos

• La interpretación de resultados para conocer las causas que producen desviaciones

• Y por último la retroalimentación para decidir sobre las medidas de corrección.

INFORME

Elaboración del Informe

El informe de auditoría es el producto final del trabajo del auditor, en el cual presenta sus observaciones, conclusiones y recomendaciones. Por esta razón el informe de auditoría cubre dos funciones básicas:

• Comunica los resultados de la auditoría de gestión.

• Persuade a la gerencia para adoptar determinadas acciones y, cuando es necesario llamar su atención, respecto de algunos problemas que podrían afectar adversamente sus actividades y operaciones.

El Contenido del Informe

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