METODOLOGIA DE LA AUDITORÍA GUBERNAMENTAL

3. METODOLOGIA DE LA AUDITORÍA GUBERNAMENTAL

La metodología aplicada en la auditoría incluye las siguientes etapas: Planear, ejecutar e informar. Un elemento importante que garantiza el control y logro de objetivos es la supervisión. Esta actividad debe efectuarse antes, durante y hasta el final de este proceso. El producto final de esta fase es el informe final. A continuación se presenta el esquema en el cual se indican las principales actividades a desarrollar.

3.1 Estudio general

El propósito del estudio previo o preliminar es obtener información de todos los aspectos importantes del sujeto de fiscalización o parte del mismo (tratándose de auditorías especificas, situaciones excepcionales, otras). Dicha información debe ser reunida de manera utilizable y de fácil asimilación en la forma de un memorando, que sirva como instrumento para la realización de futuros trabajos de auditoría.

Una revisión general de la información disponible permitirá al auditor analizar las actividades o funciones del sujeto de fiscalización, en aspectos relevantes con los cuales se pueda planear el trabajo de auditoría y hacer planes para una revisión detallada de las actividades y los controles de las mismas.

El objetivo es acumular información útil en corto tiempo a base de la cual se pueden identificar las áreas apropiadas para examen y hacer planes para revisar y, en su caso, evaluar el control interno sobre dichas actividades. El estudio previo no debe ser largo y tedioso, caracterizado por una laboriosa lectura de manuales y otros materiales.

Debe ser un proceso relativamente rápido de recopilación de información, cuyo resultado será utilizado en la programación y decisiones de auditoría.

El estudio preliminar no pretende demostrar la existencia de deficiencias importantes.

Sin embargo, debe documentarse cualquier indicio de serias deficiencias encontradas en las operaciones durante esta parte del trabajo (identificación de riesgos), para que sean considerados al momento de decidir en qué áreas se requiere un examen detallado.

Las actividades a realizar e información general a recabar en esta etapa son:

A) Comprender las operaciones.- Se deberá comprender la operación con suficiente detalle para: identificar las transacciones y factores internos y externos que tengan efecto en la información financiera y presupuestal; evaluar la aplicación de políticas y prácticas contables y proporcionar una base en la evaluación de riesgos. Por lo anterior se requiere documentar y/o describir los métodos de operación. También debe obtenerse información general sobre el patrón de las operaciones y procedimientos del sujeto de fiscalización al efectuar sus actividades.

B) Identificar la estructura orgánica.- Debemos identificar las partes que intervienen en los sistemas de aplicación del ente fiscalizador y su proceso contable. Por lo cual se deberán obtener datos sobre la organización del sujeto de fiscalización dando énfasis primordial en las actividades principales o aquellas especificadas en los objetivos del examen, tales como las siguientes: división de deberes y responsabilidades; naturaleza, tamaño y ubicación de las unidades responsables del sujeto de fiscalización; número de empleados por unidades responsables y su ubicación; Organigramas y descripción de funciones. Un estudio muy breve de este material proporcionará al auditor una información preliminar sobre la forma en que está organizado el sujeto de fiscalización para llevar a cabo sus funciones y de cómo están divididas las responsabilidades. También se debe estudiar la relación entre los más altos funcionarios del sujeto de fiscalización con otras entidades.

C) Revisar la legislación y normatividad aplicable.- Consiste en conocer el marco legal de actuación del ente fiscalizado que permitirá obtener los procedimientos de control y cumplimiento que deba seguir, identificando y clasificando las normas constitutivas, contables y administrativas. Durante el estudio preliminar, no es necesario realizar un estudio extenso de la legislación.

En este momento es más importante obtener un registro de las fuentes de autoridad relacionadas con las actividades bajo examen y un cabal entendimiento de sus partes importantes.

D) Analizar el pronóstico de ingreso y presupuesto de egresos.- Comprenderá el análisis de información presupuestal determinando las variaciones o relaciones inesperadas.

E) Revisar el informe y papeles de trabajo de la auditoría anterior.- El auditor deberá conocer las observaciones y recomendaciones establecidas por el ente fiscalizado las cuales hayan trascendido en la modificación de procesos e implementación o adecuación de políticas. Se realizará una breve descripción de los aspectos más sobresalientes de auditorías pasadas, lo cual permitirá conocer errores potenciales y posibles riesgos identificados y/o latentes del ente fiscalizado. Es conveniente además conocer los informes o dictámenes de otros entes fiscalizadores incluyendo los datos sobresalientes en un descriptivo.

F) Revisar las actas del órgano de gobierno y de los comités internos.- El auditor necesita recabar las actas celebradas durante el periodo de revisión así como las celebradas antes y posterior al mismo, las cuales hayan tenido impacto en las operaciones del periodo revisado. Efectuará una lectura de las actas celebradas y se preparará un resumen de los principales acuerdos. Este estudio permitirá conocer acerca de la toma de decisiones importantes en la operación del ente.

G) Consultar o elaborar el archivo permanente.- El auditor tratándose de entes previamente fiscalizados, deberá consultar el archivo permanente a fin de conocer la información que se tenga y proceder a su actualización de ser necesario; en caso de no haber sido fiscalizado se procederá a la elaboración del archivo permanente. Esta actividad conducirá a integrar los documentos que serán consultados durante y posterior a la auditoría, incluirá el marco normativo, manuales, políticas, estructura orgánica, entre otros.

3.2. Estudio y Evaluación del Control Interno.

Metodología para la evaluación del proceso de control interno La metodología de la presente Guía

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