Negociacion

Negación cara a cara

En un esfuerzo de síntesis e integración de lo que se plantea en la bibliografía, así como de entrevistas con negociadores experimentados y experiencias recogidas en cursos de maestría y talleres y consultorías gerenciales, se pueden identificar las siguientes etapas en una negociación cara-cara:

1-Apertura.

2-Presentación de expectativas.

3-Intercambio.

4-Acercamiento.

5-Cierre.

Este proceso no necesariamente es lineal. Hay momentos en que se llega a una etapa y, por diferentes razones, se retorna a temas que se trabajaron en etapas anteriores. En términos matemáticos, es un proceso más "iterativo", es decir, que se avanza y se retrocede, que secuencial. Los participantes deben estar dispuestos a retomar asuntos sobre los que, supuestamente, ya se habían tomado acuerdos en etapas anteriores. En las negociaciones sencillas, se puede transitar por todas las etapas en una sola sesión de trabajo, en las negociaciones complejas donde se discuten varios puntos, se intercambian valores significativos, o la concertación entre las partes se hace difícil; una etapa puede llevarse varias sesiones.

Etapas de la negociación Cara a Cara

1. Apertura

Es el primer momento del intercambio entre las partes. Los objetivos principales a lograr son tres:

• Conocimiento de las partes.

• Establecimiento de un clima de confianza mutua entre ambas.

• Precisar las condiciones organizativas y "reglas del juego" que se utilizarán durante el intercambio.

Las principales tareas que se desarrollan en la etapa de apertura son:

• Presentación de cada una de las partes:

Se presentan e identifican las partes, informando sus antecedentes profesionales, así como sobre otros asuntos que puedan resultarles de interés mutuo. Para un mejor clima en las relaciones, se recomienda incluir información sobre aspectos familiares, gustos personales y otros, ajenos al objeto de negociación. Esta información, aunque puede parecer irrelevante, proporciona elementos que permiten identificar posibles afinidades, conocimiento de personas y entidades comunes, entre otras cosas, que pueden utilizarse en determinados momentos del intercambio, incorporándole aspectos de carácter afectivo.

• Establecimiento de la agenda:

Se discuten los temas que serán debatidos, el orden en que se analizarán, así como algunas otras precisiones que resulten necesarias. Muchas veces, el establecimiento de la agenda constituye el primer aspecto que es objeto de negociación. A la otra parte puede interesarle un orden que a usted no le parezca conveniente. Los negociadores experimentados se caracterizan por su flexibilidad.

• Establecimiento de las "reglas":

Se discuten y acuerdan criterios sobre cómo se realizarán los intercambios, los comportamientos que cada parte desearía esperar de la otra, y otras cuestiones que les interese precisar como pueden ser: horarios, recesos, documentación que se admitirá, los "criterios objetivos" que mencionan.

Se precisan aspectos de la logística para el intercambio, como local, lugares de receso e intercambio informal, comunicaciones, reproducción de documentos.

2. Presentación de expectativas.

En esta etapa, se plantean expectativas de las partes “Puntos de Inicio", que definieron en la etapa de la preparación. En este momento no debe discutirse nada, se trata solo de conocer, en principio, lo que propone cada parte.

Las tareas principales de esta etapa son las siguientes.

• Presentación de las primeras propuestas.

• Aclaraciones y precisiones:

Las partes tratan de esclarecer aspectos que no le resulten claros de las propuestas presentadas. Sólo debe limitarse a las preguntas que permitan comprender mejor a qué se refieren las propuestas presentadas. En ese momento, todavía no se expresan criterios, ni valoraciones sobre lo que cada parte informa.

• Ajustes posibles en la agenda y en las reglas:

Al conocerse las expectativas que trae cada parte, es posible que surjan propuestas de modificaciones de lo que se había acordado sobre estos puntos con anterioridad.

3. Intercambio.

Es la etapa más compleja de todo el proceso, donde se ponen en evidencia las habilidades comunicacionales de cada cual para: fundamentar sus propuestas, preguntar, escuchar, controlar sus emociones y manejar las de la otra parte, entre otras cosas.

Las tareas principales que se realizan se pueden resumir en lo que sigue.

• Intercambio de opciones y demandas.

El propósito principal es ir acercando las posiciones de cada parte hacia una solución que resulte mutuamente aceptable.

• Realización de reuniones privadas.

Muchas veces, el ambiente de formalidad en que se desarrolla el intercambio entre las partes limita las posibilidades de explorar asuntos que se pueden debatir mejor en un ambiente informal (desayunos, almuerzos de trabajo, actividades sociales). También, como hacen los managers de equipos deportivos, se piden recesos para analizar propuestas con su equipo, verificar informaciones, hacer consultas, etc.

• Lobbies.

Una variante de lo anterior, pero con objetivos precisos, como pueden ser: explorar impresiones entre miembros de la otra parte, aclarar algunas cosas "que no se podían discutir públicamente", ejercer una influencia sobre temas que nos interesa que lleguen a la mesa de negociaciones con algún nivel de "preparación previa", entre otras cosas. Muchas veces, esta actividad permite identificar oportunidades y opciones que no salen a la luz en las sesiones formales.

• Impasses.

Son los momentos en los que se detiene la fluidez del intercambio. Una o ambas partes han llegado a un punto en el que, por diferentes razones, no quieren ceder en sus posiciones y se produce un estancamiento en el intercambio. Para superar estos momentos

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