Redacción Y Presentación De La Propuesta Del Sistema

Redacción y presentación de la propuesta del sistema

MÉTODOS DISPONIBLES La propuesta escrita es el resumen del trabajo que el ingeniero de siste­mas ha desarrollado hasta ese punto y, como tal, es fundamental que su redacción y presentación tenga gran cuidado. El ingeniero puede crear una propuesta de sistemas con éxito mediante el uso de tres métodos. Estos métodos comprenden la organización eficaz del conteni­do, un estilo profesional de redacción, y la presentación oral de la pro­puesta de una manera informativa.

LA PROPUESTA DEL SISTEMA Organización de la propuesta del sistema

Una vez que ha recopilado el material que va a incluir en su propuesta de sistemas, necesita integrar toda esta información de una manera lógica y visualmente atractiva. Esto implica incluir como elementos fun­damentales, un estilo eficaz de redacción, el uso complementario de figuras y otros detalles visuales del documento de la propuesta.

Que incluir en la propuesta de sistemas Existen diez secciones principales que integran el documento de la propuesta del sistema. Cada sección cuenta con una función especial; y eventualmente, la propuesta debe apegarse al orden siguiente:

Carta de presentación.

Página del título del proyecto.

Contenido.

Resumen ejecutivo (incluyendo recomendaciones).

Descripción del estudio de sistemas con la documentación apro­piada.

Resultados detallados del estudio de sistemas.

Alternativas del sistema (3 o 4 soluciones posibles, si correspondieran).

Recomendaciones del ingeniero de sistemas.

Resume

Apéndices

Carta de presentación. La propuesta del sistema debe ir acompañada de una carta de presentación para la dirección y para el grupo de trabajo de la Administración de los Servicios. Debe incluir a aquellos que partici­paron en el estudio y resumir los objetivos del mismo. La carta de presentación también puede Ilevar la fecha y el lugar para la presenta­ción oral de la propuesta del sistema. La carta de presentación debe ser concisa (máximo una página) y, con un estilo coloquial, ya que su función es poner al tanto a la dirección sobre la propuesta del sistema.

Página del título. Incluye en la página del título el nombre del proyecto, los nombres de los miembros del grupo de análisis de siste­mas y la fecha en que se presenta la propuesta. La información conte­nida en la página del título debe ser muy clara.

La titulación de un proyecto tiene más de arte que de ciencia. El título de la propuesta debe expresar con precisión el contenido de la propuesta, pero también debe implicar cierta imaginación. En oca­siones, conviene la aliteración, al utilizar las mismas letras para co­menzar cada palabra ("El Sistema Soñado "), pero hay muchas otras ideas que también pueden servir, tales como utilizar un título principal con un subtítulo separado por una coma. Si durante el desarrollo del proyecto se creó un acrónimo, que la organización reco­nozca y respete, puede Ilegar a utilizarse en el título. El punto principal es que el título es muy importante para lograr que el lector se interese en la propuesta y no debe plantearse como una idea posterior.

Contenido (Índice). Es de gran utilidad para los lectores en las propuestas largas. Si la propuesta es corta (menos de 10 páginas), omita el índice aludido, ya que en un documento tan corto sería superfluo.

La clave para elaborar un índice de contenido, es prepararlo durante el desarrollo de la propuesta, cuando el ingeniero redacta las secciones y las subsecciones y las identifica con títulos expresivos, indi­cando el contenido de cada una de ellas. Mientras más conciso sea el índice Ilegará a ser más eficaz.

Resumen ejecutivo. Los resúmenes ejecutivos están tan bien di­fundidos en el mundo de los negocios que se han vuelto un cliché para los integrantes de la organización con el tiempo medido, ya que con sólo hojear estos resúmenes, uno se entera de manera somera de las ac­tividades de las organizaciones. Si bien Ilegamos a bromear con el cliché, entendemos que un resumen ejecutivo bien redactado es decisi­vo para la propuesta del sistema. El resumen ejecutivo, en 250 a 375 palabras, entera de quién, cuál, cuándo, dónde, qué y el cómo de la propuesta, tal y como ocurre con el primer párrafo de un artículo del diario. Va directo al cora­zón del proyecto de sistemas, de tal forma que quien lo lea tenga una idea precisa de lo que ocurre. También debe incluir las recomenda­ciones de los ingenieros de sistemas y las acciones deseadas de la geren­cia, ya que algunas personas sólo Ilegarán a leer tal resumen.

El resumen ejecutivo es difícil de escribir, ya que su contenido debe ser conciso. Debe escribirse sólo cuando se haya completado el resto de la propuesta, pues es en tal momento cuando el ingeniero tendrá una visión completa y adecuada de lo que propone.

Descripción del estudio de sistemas. Esta sección proporciona in­formación acerca de todos los métodos utilizados en el estudio y quien o que fue sujeto del estudio. Debe incluirse en esta sección cualquier cuestionario, entrevista, muestreo de datos de archivo, observaciones o prototipos que se hayan utilizado en el estudio de sistemas.

Basándose en los conceptos pre­sentados acerca de sus expectativas para la propuesta, escriba un resumen eje­cutivo de una página, que sirva como la primera página del infor­me. Es absolutamente necesario resumir sus recomendaciones en términos muy sencillos. Utilice un formato atractivo y siga los líneamientos de los resúmenes eje­cutivos.

Las fuentes de información utilizadas para investigar el sistema, incluyen la lista de personas entrevistadas y observadas y los formularios que fueron analizados. Todo esto puede incorporarse como evidencia de que se ha concluido un estudio completo. Esta sección sirve también para demostrar a la gerencia, el grado de cobertura y profundi­dad del estudio.

Resultados detallados del estudio de sistemas. Esta sección detalla lo que el ingeniero de sistemas ha encontrado acerca del sistema, a través de los métodos descritos en la sección anterior. Cualquier conclu­sión acerca de los problemas que presenta el sistema se expresan en esta sección. Esto incluye tipos y frecuencia de los errores; las cargas de trabajo actuales y proyectadas, y la manera en que las enfrenta el sistema actual.

Esta sección presenta los problemas con el sistema. Se incluyen aquellos problemas u oportunidades que serán referidos por las alternativas que se van a presentar en la siguiente sección.

Alternativas del sistema. En esta parte de la propuesta, el ingeniero presenta dos o tres soluciones alternativas que se dirigen de manera di­recta

...