Trabajo Practico Final SYO 2013

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Sistemas y Organizaciones

1º Año Ingeniería en Sistemas de Información

Trabajo de Integración p/Grupo

Productora Química S.R.L

Comisión Nº 13

Nº Grupo 01

Integrantes : Aguirre Juan Cruz

Cuesta Gaston

Sánchez Ezequiel

Presentación de la organización        3

Descripción breve de la empresa:        3

Breves aspectos históricos:        3

Selección del Sistema        4

Leyes de ackoff        5

Estructura Organizativa:Departamentalización:        6

Proceso de Compras:        7

Tipo de muestreo:        7

Cuestionario utilizado:        7

Narrativa del proceso Compras:        7

Entidades:        8

Tipos de Documentación:        9

Cursograma:        9

Diagrama de bloque de compras        10

Enfoque Sistémico        12

Diccionario de datos        13

Reglas de Negocio:        14

Decisiones        15

Objetivo de la decisión:        15

Alternativas:        15

Factores condicionantes:        15

Consecuencias:        15

Resultados:        15

Tabla de decisión:        16

Tabla de decisión compactada:        16

Árbol de Decisión:        16

Versiones        17

Presentación de la organización

Nombre de la organización: Productora Química S.R.L
Ubicación: Av. Eva Perón 7382 – Rosario – Santa Fe – Argentina

Descripción breve de la empresa:[pic 2]

Es una empresa dedicada principalmente a la elaboración de Productos Asfálticos. Dentro de ese amplio campo de posibilidades se divide en dos grandes grupos, uno dedicado exclusivamente al área vial y otro a la atención de la parte civil; de esta división surgen las marcas Elasticauch y PolyAsfalt.     La misma está clasificada como una empresa de comercio industrial.

Breves aspectos históricos:

Es una empresa familiar fundada hace casi 40 años, fueron los pioneros en la modificación de asfaltos y en la producción de Mezclas Asfálticas en frío, únicas en el mercado.

Desde un comienzo han investigado sobre las mejores soluciones para sus clientes y trataron de generar productos ejemplares en calidad y siempre a buenos precios. A lo largo de todos estos años han sabido formar alianzas con empresas líderes en la parte vial como Shell y dentro de la rama de las impermeabilizaciones, introdujeron el Hypalon Neopreno, sistema único en su tipo.

Dentro de su incesante avance incursionaron en el rubro de los acrílicos, estableciendo una segunda fábrica dedicada en forma exclusiva a la elaboración de pinturas al látex. También es oportuno aclarar que en años pasados fabricaron membranas asfálticas, las cuales ya han discontinuado de su producción.

Como resumen de todo lo anterior podemos concluir que su empresa evoluciona constantemente con los requerimientos del mercado y trata siempre de estar al tope de la tecnología formulando soluciones prácticas, duraderas y económicas dentro de las exigencias actuales de la construcción.

Selección del Sistema
El sistema que vamos a analizar de la empresa Productora Química S.R.L es el Sector de Compras de la empresa. Es una parte fundamental dentro dela organización, porque es el nexo entre los clientes y los productos.

Objetivo:
El objetivo es realizar la compra de los productos faltantes en tiempo y forma. Luego de recibir los elementos de entraday generar el pago de los insumos necesarios para el buen funcionamiento de la producción de la empresa.

Ambiente:
El lugar donde se desarrolla la actividad comercial de Productora Química S.R.L. es Rosario una ciudad llena de oportunidades para los buenos inversores. Al ser la única fábrica que se dedica a esa actividad en la ciudad le da ventajas competitivas muy grandes. El transporte también es uno de los factores que intervienen en el contexto de la empresa debido a que es necesario que este todo en condiciones para poder hacer despacho de productos y sus derivados.

Elementos:

• Mercadería (Variable)
• Ordenador (Variable)
• Sistema informático  (Parámetro)
• Empleado (Operador)

Entrada:

• Orden de Pedido
• Orden de producción
• Remito
• Pedido de Materiales
• Factura

Salida:

• Pedido de Cotizacion
• Orden de Compra
• Factura
• Remito
• Pedido de Materiales

Leyes de ackoff

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  E1                     E2                      E3                                           E4

                                                                           E5

E1: FABRICA

E2: ADMINISTRACION

E3: PROVEEDOR

E4: CONTADURIA

E5: PROVEEDOR

 Clasificación del Sistema de compras

• Según su origen: artificial de carácter financiero
• Según su grado de complejidad: simple
• Según su grado de interacción con el medio: cerrado
• Es informatizado en tiempo de real

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Estructura Organizativa:

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Departamentalización:[pic 4][pic 5][pic 6][pic 7][pic 8][pic 9][pic 10][pic 11][pic 12][pic 13][pic 14][pic 15]

• Gerente:  por funciones
• Comercialización:  por funciones
• Administración y Finanzas: por funciones
• Producción: por procesos o equipo
• Compra:  por funciones
• Personal: funciones

Proceso de Compras:

Tipo de muestreo:
Se entrevisto al encargado del sector compras.

Cuestionario utilizado:

1. ¿Qué tipo de compras realizan?
2. ¿Las compras se efectúan cada períodos fijos o llegan a un determinado punto de existencias se solicita reposición?
3. ¿Quién es encargado de controlar el stock? ¿Cómo lo hace?
4. ¿Quién se encarga de seleccionar el proveedor?
5. ¿Cuántas cotizaciones piden al seleccionarlo?
6. ¿En base a quién seleccionan al proveedor? ¿Tienen proveedores fijos?
7. ¿El traslado de la mercadería corre por cuenta del proveedor?
8. En caso negativo, ¿Cuenta con un seguro para las mercaderías en tránsito?
9. ¿Llevan un registro de la mercadería que ingresa? ¿Quién lo efectúa?
10. ¿Qué formularios utiliza? Origen y destino de cada uno.
11. ¿Con qué formularios compara a la factura?
12. ¿Tienen un almacén o depósito en la empresa?
13. ¿Quién recibe la mercadería solicitada?
14. ¿Quién controla que la mercadería facturada coincida con la requerida? ¿Cómo lo hace?

Nota: Se utilizaron tantas preguntas abiertas como preguntas cerradas.

Narrativa del proceso Compras:

1. El proceso de compras es iniciado ante la detección de necesidades puntuales de compra generadas en Fábrica, ya sea por inspección visual por parte del encargado de producción o porque el sistema emite una alerta que el stock está por debajo del mínimo cargado como parámetro. Tomando como base la Orden de Producción se emite el Pedido de Materiales por duplicado, se envía el original a Administración, archivando el duplicado  junto con la Orden de Producción.

1. El sector de Administración al recibir el PM selecciona todos los proveedores vigentes de Productora Química, a través de una consulta por pantalla, una vez tomada la decisión se pone en contacto con las empresas proveedoras, solicitando un Pedido de Cotización que se realiza vía mail o telefónicamente, solicitando precio, plazo de pago, tiempo de entrega.
   
2. Una vez recibida la cotización, se procede a emitir la OC completándola con el nombre del proveedor, se le asigna un número a la OC, se completan los términos pactados (precio, plazo y forma de pago, plazo de entrega),  y se especifica el lugar de entrega. La OC se emite por triplicado, siendo el duplicado enviado al Proveedor, y el original al Encargado de Planta para su seguimiento, recepción, control y aprobación definitiva de la mercadería recibida, archivando Administración el triplicado de manera definitiva junto con el PM duplicado.
   
3. En Fábrica la mercadería se recibe con un Remito por original y duplicado, el cual es firmado de conformidad u objetado por el encargado de Fábrica, antes siendo constatada la cantidad de bultos recibidos/peso verificando si estos coinciden, devolviéndose el duplicado al Proveedor. En caso extremo, puede ser rechazada y devuelta la mercadería por no cumplir con las especificaciones técnicas requeridas. Se archiva definitivamente la Ficha Técnica del producto y el Remito original conformado u objetado se remite al sector de Administración junto con la OC original.
   
4. Administración al recibir el Remito con la OC lo archiva provisoriamente hasta la recepción de la Factura.
   
5. Una vez recibida la Factura por la compra efectuada se envían los comprobantes al sector de Contaduría para su registración.
   
6. Luego de recibir los comprobantes, se contabiliza ingresándose al sistema. Automáticamente se actualiza el stock. Se completa la OC indicando la fecha de recepción Nro. de Remito y Factura, se adjunta junto con el Remito, la Factura y se archiva provisoriamente hasta su pago.

Entidades:

• Administración
• Sector Productivo
• Contaduría
• Proveedor

Tipos de Documentación:

• Orden de compra
• Remito
• Factura
• Nota de Pedido

Cursograma:

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FÁBRICA                                  ADM                              CONTADURÍA                         PROVEEDOR[pic 18]

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