Técnicas para formular diagramas

, así como su aplicación:

La redacción empleada trata de clasificar al máximo el entendimiento del flujo del proceso; sin embargo, en la práctica se procurará que las anotaciones sean lo menos extensas posibles, sin sacrificar, desde luego, la claridad y la fluidez del diagrama. Cuando se tiene una estructura mental adecuada, resulta sencillo el desarrollo de un diagramado; así pues, se recomienda que se forme esa estructura mental tan necesaria DIAGRAMACIÓN

La representación a través de gráficos es para la profesión de sistemas lo que un sistema numérico es en el campo de las matemáticas; es decir, un lenguaje abreviado que permite entender los fenómenos complejos en lapsos de tiempo relativamente cortos.

Definición

“Diagramar consiste en representar gráficamente, hechos, situaciones, movimientos, relaciones o fenómenos de todo tipo por medio de símbolos que clarifican las interrelaciones de diferentes factores y/o unidades administrativas, así como la relación causa-efecto que prevalece entre ellos.”(Benjamín. 2004)

OBJETIVOS

1. Comprender la importancia de representar el quehacer de la organización con diagramas y mapas de procesos.

2. Conocer las diferentes versiones de diagramas y mapas de proceso que puede emplear una organización para desempeñarse eficazmente.

TÉCNICAS PARA FORMULAR DIAGRAMAS

Planeación y evaluación:

Todos los análisis de sistemas bien ejecutados son el producto de una fase inicial de planificación cuidadosa y de una valoración continua del proceso.

En lo que respecta a los diagramas, la planeación es la etapa en la que se decide cuáles se adaptarán mejor a la asignación y realización de los fines que se desean alcanzar y qué información deberán contener dichos diagramas. Debe determinarse cuál es el enfoque más expedito y menos costoso, que armonice con la ejecución de un trabajo comprensible.

La evaluación es el proceso de adaptación y esto debe aplicarse continua y conscientemente, conforme va adelantando el trabajo y se va conociendo mejor la operación que se analiza.

El estudio de sistemas, casi sin excepción, depende en cierto grado de métodos de tanteo. El analista continuamente debe valorar sus técnicas y sus resultados, comparándolos con los propósitos finales de la organización. Este será afinado poco a poco conforme progresa el trabajo.

Durante la fase de investigación, el analista debe interesarse primordialmente en los diagramas de flujo o de proceso. Cuando se enfoca un procedimiento desconocido por completo, a menudo es posible que el analista especifique el tamaño y el número de hojas en las que se acomodarán los diagramas, pero es necesario además considerar la información verbal recabada en su momento. Sin embargo, cuando es factible hacer un diagrama de un borrador, este recurso constituye un valor inapreciable por tres razones: primera, ahorra el tiempo de escritura y permite que la entrevista progrese más rápidamente, ya que las operaciones pueden describirse en menor tiempo usando símbolos y no palabras; segunda, permite al analista proseguir la entrevista con orden y lógica; finalmente el diagrama borrador sirve para indicar los puntos en que se han omitido los detalles informativos. A este respecto, el analista quizá encuentre útil asociar cada símbolo de las gráficas con una lista de comparaciones y de preguntas acerca de la clase de informes que él necesita. Por ejemplo, el símbolo del archivo podrá llevar preguntas como éstas: ¿Archivado por quién? ¿Retenido por cuánto tiempo? ¿En qué orden? ¿Cuántos al mes? ¿Qué clase de archivero está usando? En la práctica muchos analistas combinan secciones de diagramas borradores y notas escritas para registrar los informes que obtienen en las entrevistas, El arte de entrevistar mejora con la práctica y el conocimiento y, con frecuencia, el analista experto usa, o deja de usar la técnica de diagrama-borrador, acomodándose a las circunstancias del momento.

CLASIFICACIÓN DE LOS DIAGRAMAS

La bibliografía existente ofrece varios tipos de diagramas. Sin embargo, a continuación señalaremos aquellos más conocidos.

a. Diagramas de operaciones, para representar el flujo de las operaciones.

b. Diagramas arquitectónicos, para representar un bosquejo de terrenos físicos.

c. Diagramas de las relaciones del personal, para indicar las jerarquías de autoridad, responsabilidad y función.

d. Diagramas estadísticos, para resumir las relaciones numéricas y cronológicas. Aunque tiene gran valor el conocimiento de la razón fundamental de los tipos mencionados y sus objetivos, se facilita la presentación de las diversas clases de diagramas de sistemas, si se verifica en función del campo que describe cada tipo. Las descripciones que siguen pertenecen a tres categorías.

e. Diagrama de flujo: Se refieren, básicamente, al flujo de operaciones e incluyen gráficas que se relacionan con el manejo de formas, así como diagramas lógicos relativos a programas de computadoras.

f. Gráficas de organización: Se refieren a las relaciones del personal.

g. Gráficas diversas: Las que no quedan comprendidas en los campos antes mencionados.

h. Diagramación mental: se basa en la posibilidad de reproducir gráficamente el proceso de construcción de la percepción de nuestra mente. Cada uno de nosotros a través de la experiencia, los valores, la educación y la formación construimos un esquema de la realidad o mapa particular del mundo, el cual es único, irrepetible pero sobre todo válido para cada quien. Estos esquemas mentales o mapas mentales, si bien son dinámicos y cambian en función del tiempo, pueden representarse gráficamente con un lenguaje

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