ASISTENTE ADMINISTRATIVA/O DEL PROGRAMA DE COOPERACION VOLUNTARIA

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ASISTENTE ADMINISTRATIVA/O DEL PROGRAMA DE COOPERACION VOLUNTARIA

Oxfam-Québec desea contratar los servicios de una persona para el Programa de Cooperación Voluntaria 2015-2020 cuya oficina se encuentra en Bogotá.

Requisitos de la persona candidata:

• Estudiante de últimos semestres de Administración de Empresas y/o Contaduría Pública.
• Al menos 3 años de experiencias pertinentes
• Experiencia de trabajo con ONG (deseable)
• Alto conocimiento en paquetes de sistemas (Word, Excel, PPT, etc.)
• Excelente manejo de internet y correo electrónicos.
• Excelente comunicación oral y escrita.

Competencias, habilidades y valores requeridos para esta posición:

• Organización, atención a los detalles
• Integridad y compromiso con el servicio
• Capacidad de trabajar en equipo
• Colaboración, adaptabilidad
• Tolerancia a la presión y disponibilidad de tiempo
• Capacidad de trabajar en ambiente multicultural (con personas de diferentes países y costumbres).

Responsabilidades de la persona asistenta administrativa del Programa de Cooperación Voluntaria (PCV):

• Acompañamiento y apoyo a consejeras-os técnicas-os

1. Proveer el apoyo logístico para llegada de consejeras-os técnicas-os, reuniones, eventos, visitas u otros, incluye el apoyo para la búsqueda de un departamento.

1. Participar de la inducción y actualización permanente de información sobre seguridad de relevancia para consejeras-os técnicas-os, entre ellos respecto de medidas en caso de sismos o desastres naturales.

1. Tramitar las visas oficiales de cooperantes ante las instancias correspondientes (Migración Colombia).

1. Garantizar el apoyo logístico requerido por consejeras-os técnicos-as o visitantes en el marco de sus mandatos (eventos, coordinar reuniones, etc.).

1. Apoyar en la revisión de los documentos institucionales y comunicación formal en español de los consejeras-os técnicas-os de ser requerido.

1. Organizar la presentación y los archivos de cada consejeras-os técnicas-os, manteniendo la confidencialidad de los mismos (contrato de alquiler de departamento, cartas requeridas, expediente para la expedición de la visa de cooperante, informes, etc.)

1. Mantener actualizados los datos de contacto en caso de emergencia de los consejeras-os técnicas-os (personas y número de contacto en Canadá y en Colombia, número y fecha de vencimiento de pasaporte, tipo de sangre, alergias).

1. Recibir solicitudes de vacaciones, gestionar aprobación de la coordinadora de Programa y preparar la hoja de ausencia mensual del equipo del Programa de Cooperación Voluntaria (PCV).

1. Solicitar las cotizaciones requeridas de las publicaciones (impresas, digitales, etc.), siguiendo las políticas y procedimientos administrativos del PCV.

1. Coordinar el número de depósito legal de las publicaciones, realizar el seguimiento y envío de las publicaciones requeridas una vez éstas impresas.

• Organización y apoyo de orden más general al Programa

1. Elaborar el registro de inventario de los bienes de Oxfam-Québec y actualizarlo según requerido.

1. Gestionar y coordinar el mantenimiento de los equipos electrónicos de Oxfam-Québec.

1. Organizar y encargarse del sistema interno de préstamo para la utilización de los equipos audiovisuales (cámara fotográfica, cámara video, trípode, grabadora, digital, etc.) según políticas y procedimientos que para esos fines se establecerán.

1. Organizar la presentación y los archivos de correspondencia general con las copartes.

1. Revisar y gestionar diariamente su bandeja de correos electrónicos.

1. Aplicar las políticas y procedimientos administrativos y de funcionamiento del Programa de Cooperación Voluntaria y velar por el uso racional de los recursos de Oxfam.

1. Coordinar el envío de mensajería, fotocopias, escaneos de documentos cuando requerido en el marco de mandatos de consejeras-os técnicas-os del PCV.

1. Cualquier otra actividad que le sea asignada en concordancia con el puesto desempeñado.

Salario: $ 1.380.637,00 más prestaciones sociales

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Todas personas interesadas deben enviar su currículum acompañado de una carta de presentación expresando su motivación para trabajar con Oxfam a más tardar el 7 de marzo al siguiente correo: BerubeJ@oxfam.qc.ca

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