Manual De Funciones Asistente Administrativa

FUNCIONES DEL CARGO

1. Controlar la entrada del personal que pueda y deba ingresar a las oficinas.

2. Anunciar a las oficinas las visitas recibidas y esperadas.

3. Contestar las llamadas telefónicas de forma clara y cortes, brindar la información requerida, transferirlas según sea el caso y/o tomar el mensaje y transmitirlo a la persona solicitada.

4. Elaborar y/o radicar todas las comunicaciones corporativas bajo numeración correlativa y codificada tales como cartas, invitaciones de Asamblea, Junta Directiva, Comité Financiero, Circulares Internas, Memorandos, órdenes de salida, autorizaciones de ingreso de personal y toda a aquella que se solicite de acuerdo a la documentación y políticas exigidas por la empresa.

5. Revisar las correspondencias externa recibida, verificar su contenido, registrar los datos en archivo sistemático (Control de Documentación Recibida), clasificarla y distribuir los documentos a los interesaados.

6. Remitir la documentación a los socios y proveedores, guardar una copia del comunicado con el respectivo sello de recibido de la empresa destinataria; En caso de enviarla por correo certificado, anotar el número de la guía de envió en una copia de la comunicación.

1. Verificar minuciosamente la facturación recibida de las empresas proveedoras de servicio. Adicionalmente Controlar el recibo de las facturas teniendo en cuenta el día la fecha límite para el recibo de las mismas. teniendo en cuenta que tengan bien liquidado las declaraciones de impuestos (IVA – Retención en la fuente - CREE y Renta)

7. Custodiar los documentos que se encuentran bajo su responsabilidad. En el caso de los contratos distribuir las copias respectivas, y en los comprobantes de egreso verificar que estos tengan anexos los soportes de pago.

8. Organizar y registrar los documentos que soportan el reembolso de caja menor y llevar un control para garantizar su legalización.

9. Enumerar, fotocopiar y organizar los informes de Asamblea y junta Directiva de la empresa y confirmar la asistencia de los socios e invitados a las reuniones programadas.

10. Elaborar listado de los empleados y socios que cumplen años durante el mes, con el fin de publicarlos en las carteleras de la empresa.

11. Inventariar los útiles de papelería y tóner de las Impresoras e informar por medio escrito la necesidad a su jefe inmediato.

12. Revisar y registrar en el formato único de transferencia documental, todo el material que se preste a mecánicos, socios u otros deberá ser registrado para su control.

13. Realizar inscripciones a seminarios, y confirmar asistencia a eventos de los funcionarios de la empresa, enviar el soporte de pago de la asistencia al evento, lo anterior con orden y autorización escrita del jefe

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