Manual De Funciones

GERENTE GENERAL

I) IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Dependencia Lineal: No aplica

Dependencia Funcional: No aplica

Autoridad sobre: Todo el personal

Coordina con: Directivos, Staff de Apoyo.

Horario: Diurno

Personas con las mismas funciones: 1

II) DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES

• Gerenciar actividades de la empresa con la finalidad de que sean manejadas de manera óptima, segura, productiva y rentable.

• Conducir los procesos administrativos y productivos de modo que contribuyan al cumplimiento de los objetivos y metas establecidos en el Plan Estratégico de la empresa.

• Realizar el seguimiento a las actividades administrativas y productivas cuando se presenten cambios de personal, instalaciones y mejoras tecnológicas en la refinería.

• Evaluar permanentemente el desempeño de las unidades organizacionales de la empresa controlando el grado de cumplimiento de objetivos y metas del Plan Estratégico.

• Ser un gestor de cambio, con la misión de que el liderazgo asuma la gestión, seguridad, medio ambiente y salud como un valor en las actividades de la empresa.

• Promover y patrocinar la correcta implementación, aplicación y seguimiento de los principios y lineamientos de Gestión, Seguridad, Medio Ambiente y Salud en la empresa.

• Promover y participar de las auditorias comportamentales, auditorías internas y externas del Sistema de Gestión Integrado.

• Representar a la Refinería Gualberto Villarroel en reuniones de carácter regional ante instituciones particulares y gubernamentales.

COORDINACION COMERCIAL Y ASISTENTE GERENCIAL

I) IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Dependencia Lineal: Fucrede

Dependencia Funcional: No aplica

Autoridad sobre: No aplica

Coordina con: Gerente General, Directivos

Horario: Diurno

Personas con las mismas funciones: 1

II) DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES

• Programar y organizar la agenda de actividades del Gerente en coordinación con el Departamento de Administración.

• Recepcionar y emitir llamadas departamentales, nacionales e internacionales del Gerente General y Directivos de la Empresa.

• Registrar el ingreso y salida de documentos (facturas, recibos, pedidos SAP, carpetas y otros) de la Gerencia.

• Elaborar y gestionar la distribución y entrega a tiempo de la correspondencia tanto interna como externa (cartas, citaciones, comunicaciones internas y externas, faxes) de Empresa.

• Clasificar, organizar y archivar la documentación de la Gerencia, coordinando con mensajería.

• Registrar emisión de cheques y planillas firmados por FUCREDE conciliando con Finanzas.

• Brindar apoyo al grupo gerencial en requerimientos menores: elaboración de tarjetas de cumpleañeros, emisión de llamadas telefónicas internacionales para grupo gerencial.

• Atención y recepción de visitantes a la empresa.

• Cuidar los bienes de activo fijo asignados a la Gerencia.

GERENCIA DE DE FINANZAS E IMAGEN

I) IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Dependencia Lineal: Gerente General

Dependencia Funcional: Dirección Administrativa

Autoridad sobre: Personal dependiente del Departamento de Finanzas y Contabilidad

Coordina con: Asistente Administrativo y todos los directivos.

Horario: Diurno

Personas con las mismas funciones: 1

II) DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES

• Revisar que el registro contable de las facturas estén apropiadas correctamente, liberar las facturas para su pago y verificar que estas estén con toda la documentación de respaldo, para su posterior cancelación a los proveedores.

• Verificar que las retenciones impositivas con órdenes de pagos al exterior se estén aplicando correctamente.

• Verificar y procesar que los pagos por caja chica sin factura se realice con la retención impositiva correcta y/ gross-up si correspondiera.

• Revisar que se realicen mensualmente las conciliaciones bancarias y solicitud de fondos a oficina central de acuerdo a necesidades de FUCREDE.

• Realizar y analizar indicadores de costos de la empresa, e indicadores financieros.

• Revisar las corridas y liberación de pagos a los proveedores, que se realicen en las fechas de su vencimiento, cajas chicas, fondos por rendir, anticipos.

• Controlar la documentación y el envió de fotocopias de facturas recepcionadas en el mes y formulario de retenciones tributarias, para tributos en oficina central.

• Elaborar, coordinar y controlar el presupuesto de inversiones y costos de FUCREDE.

• Realizar actualizaciones de los procedimientos de la jefatura de finanzas.

• Revisar los ingresos, movimientos, bajas, toma de inventarios, de activos fijos de la empresa.

• Planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar el cumplimiento de las actividades de la División Imagen Corporativa.

• Participar en la elaboración y la ejecución del Plan Estratégico y elaborar y ejecutar el Plan Operativo Anual de la División Imagen Corporativa.

• Efectuar o supervisar la realización de trámites especiales ante terceros por encargo de la Alta Dirección.

• Supervisar la producción y ejecución de las campañas de publicidad del Banco, de acuerdo a los lineamientos aprobados, así como los avisos de curso legal

• Garantizar que las atenciones oficiales y actividades culturales se desarrollen teniendo en cuenta el prestigio de FUCREDE.

• Proponer el Carnet de Identidad “fotocheck” del personal de FUCREDE, proyectando una imagen positiva a los clientes internos y externos, en coordinación con las unidades orgánicas pertinentes.

• Difundir al público en general información institucional, proyectando una imagen positiva de la FUCREDE.

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