Manual De Funciones

CONTENIDO

I.MANUAL DE FUNCIONES.

II.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.

III.FLUJOGRAMAS.

IV.DESCRIPCION DE CARGOS.

V.ANALISIS DE CARGOS.

VI.DESCRIPCION Y ANALISIS DE CARGO”SECRETARIA DE GERENCIA”.

I. Manual de funciones

En el proceso administrativo el manual de funciones es de gran importancia, ya que contiene específicamente las responsabilidades de los distintos puestos y estamentos que conforman la estructura de una empresa, a través de las funciones que rutinariamente se manejan. Generalmente es utilizada en empresas cuya organización está estructurada de una manera funcional, es aquí donde el manual de funciones define las características de cada puesto de trabajo, definiendo la autoridad y responsabilidad en el nivel jerárquico de la empresa, y esquematizando las relaciones de cooperación y subordinación entre cada función, así como los perfiles requeridos para contratación de personal en cada cargo.

El documento correspondiente se divide los siguientes aspectos:

Descripción básica del cargo: se encabeza el formato identificando el puesto de trabajo, nombre del trabajo, área de desempeño y codificación dentro de la estructura de la empresa.

Descripción Genérica (objetivo): aquí se refiere al grupo de funciones y responsabilidades por la cual se requiere de ese cargo en la estructura de la empresa. La definición del objetivo estratégico del cargo debe ser concreta y en pocas palabras poder globalizar el grupo de funciones y de responsabilidades.

Funciones básicas: en este se debe describir brevemente las funciones inherentes al cargo y describir los limites y esencia del mismo; la descripción debe de ser de tal manera que puedan ser calificables esas tareas por parte de un superior .es importante incluir el nivel de autonomía tanto administrativa como presupuestal que puede representar ese cargo en la empresa.

Personal relacionado con el cargo: en este ítem se define y ubica el cargo dentro del organigrama de la empresa, así determinar con que empleados o áreas se debe interactuar para cumplir con el objetivo del cargo.

Perfil del cargo: se refiere al perfil del funcionario que debería ocupar ese cargo, aquí no siempre un aspirante puede llenar totalmente las expectativas en el perfil, pero ayuda a elegir la mejor opción y poder por parte del empleador capacitar al empleado si se requiere.

II.Manual de procedimientos

El manual de procedimientos dentro de las organizaciones es un documento que se orienta a especificar ciertos detalles de todas las actividades que se ejecutan en la empresa y específicamente en cualquier área de ella, conteniendo todas las instrucciones, responsabilidades, políticas, funciones, y procedimientos. Buscando el cumplimiento de la función empresarial, siendo pilar importante del control interno y de la obtención de los mejores resultados con calidad y eficiencia.

Objetivos fundamentales del manual de procedimientos

-mantenimiento de la línea de autoridad establecida

-definición clara de funciones y responsabilidades de cada departamento.

-sistema de información para la toma de decisiones de cargos directivos.

-establecimiento del control interno y evaluación del personal.

-definición de contabilidad y presupuestos.

-otorga facilidades de inducción y capacitación en el puesto

- elimina la duplicación de actividades y funciones.

Contenido del manual de procedimientos

1. Título y código del procedimiento.

2. Introducción: Explicación corta del procedimiento.

3. Organización: Estructura micro y macro de la entidad.

4. Descripción del procedimiento.

4.1. Objetivos del procedimiento

4.2. Normas aplicables al procedimiento

4.3. Requisitos, documentos y archivo

4.4. Descripción de la operación y sus participantes

4.5. Gráfico o diagrama de flujo del procedimiento

5. Responsabilidad: Autoridad o delegación de funciones dentro del proceso.

6. Medidas de seguridad y autocontrol: Aplicables al procedimiento.

7. Informes: Económicos, financieros, estadísticos y recomendaciones.

8. Supervisión, evaluación y examen: Entidades de control y gestión de autocontrol.

Justificación del contenido manual de procedimientos frente al control interno

III.Flujogramas

Un flujograma consiste en llevar a una grafica con símbolos las distintas operaciones que componen un procedimiento, estableciendo una secuencia cronológica, para que este procedimiento sea comprendido más fácil; según el propósito del flujograma puede contener información de métodos de ejecución de operaciones, movimiento y distancia recorrida por las personas en ese determinado proceso.

Esa representación grafica son instrumentos para la visualización y distribución de equilibrada de tareas, identificación de problemas de duplicidad de tareas, análisis y entendimiento de procedimientos por los funcionarios, así como de mejorar y aumentar la eficiencia.

Características de los flujogramas

Sintética: los gráficos de los diagramas de un proceso deben ser de poca extensión para su mejor comprensión.

Simbolizada: aplicación de la simbología adecuada da claridad cobre las tareas y procesos.

De forma a un proceso: desarrolle con los símbolos un esquema donde se muestre los pasos que se van a realizar de manera sencilla de entender.

Como elaborar flujogramas

1. el formato del flujograma debe dividirse en los departamentos o secciones que entran en ese proceso, en la secuencia cronológica del proceso.

2. Se debe mostrar una misma dependencia mas de una vez en el flujograma aun cuando las acciones del procedimiento regresen a la misma.

3. las líneas del flujograma deben ser mas delgadas que las líneas divisoras del formato y con flecha en el extremo terminal.

4. cada paso del proceso debe enumerarse y describirse brevemente.

5. cuando algún documento sea retenido en alguna dependencia en el proceso se indica.

6. cuando hay que destruir un documento se marca con una x.

7. cuando un documento origina otro se marca con una flecha interrumpida.

8. cuando las líneas se cruzan se indica con una inflexión de una de ellas.

9. lo ideal es manejar el flujograma

...