MANUAL DE FUNCIONES DE LA ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

MANUAL DE FUNCIONES DE LA ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

MISION: Ejecutar los procesos administrativos del área, aplicando las normas y procedimientos definidos, elaborando documentación necesaria, revisando y realizando cálculos, a fin de dar cumplimiento a cada uno de esos procesos, lograr resultados oportunos y garantizar la prestación efectiva del servicio.

FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS

• Asiste en el desarrollo de los programas y actividades de la gerencia.
• Participa en la elaboración del presupuesto y flujo de caja, y lo ejecuta.
• Participa en el estudio y análisis de nuevos procedimientos y métodos de trabajo.
• Elabora convenios, acuerdos y compromisos por concepto de: alquileres,  acreencias, pagos, liquidaciones, etc.
• Realiza los descargos o pagos contra cada convenio, acuerdo, liquidación o cuenta de cobro.
• Diligencia formatos de órdenes de pago, comprobantes de egreso, cheques, cumpliendo las condiciones y requisitos para su elaboración, según los diferentes conceptos, tales como: pagos a proveedores, pagos de servicios, subvenciones, aportes, asignaciones, ayudas, avances a justificar, incremento o creación de fondos fijos, fondos especiales y de funcionamiento, alquileres, cuentas de cursos y otras asignaciones especiales.
• Realiza seguimiento a las cuentas por pagar para su cancelación oportuna y da manejo a los acuerdos o convenios de pago.
• Controla los pagos efectuados al personal administrativo y contratistas por diversos conceptos.
• Realiza solicitudes de dotación de equipos, materiales y compras.
• Lleva registro y control de los recursos financieros asignados, fondo fijo o caja menor, avances, etc.
• Realiza registro contable y conciliación de cuentas con el departamento de contabilidad.
• Controla los avances a justificar, otorgados a otros departamentos o dependencias para cubrir gastos de urgencias.
• Recibe y revisa las facturas y comprobantes de los gastos efectuados con los avances a justificar.
• Elabora y envía al departamento de contabilidad memorándum con los factores de justificación de los avances y de los fondos fijos y caja menor.
• Elabora y tramita solicitudes de autorización de modificación presupuestaria.
• Realiza trámites de solicitud de verificación presupuestaria, ante la gerencia.
• Controla los incrementos y creaciones de los fondos fijos de funcionamiento, fondos especiales y caja menor.
• Entrega cheques correspondientes a la nómina y revisa los recibos y envía al archivo general.
• Tramita los depósitos bancarios y mantiene registro de los mismos.
• Suministra materiales y equipos de trabajo al personal que lo requiera y controla la existencia de los mismos.
• Recibe y tramita solicitud de servicios de mantenimiento y reparaciones de las edificaciones, máquinas y/o equipos en general.
• Redacta y transcribe correspondencia y documentos diversos.
• Lleva control de la caja menor.
• Brinda apoyo logístico en actividades especiales.
• Recopila, clasifica y analiza información para los planes y programas.
• Coordina y hace seguimiento a las acciones administrativas emanadas por la gerencia.
• Lleva y mantiene actualizado el archivo general.
• Mantiene actualizados registros, libros contables, llaves de todas las dependencias, directorio de contratistas, de empleados, entre otros.
• Atiende e informa al público en general.
• Recibe, verifica y registra las requisiciones de compras requeridas.
• Elabora solicitud de cotizaciones o licitaciones a los proveedores previamente seleccionados por la gerencia
• Realiza el procedimiento requerido y los diversos soportes relacionados con el proceso de compras.
• Verifica la disponibilidad presupuestaria de los departamentos que lo requieran.
• Recibe licitaciones y/o licitación de los proveedores.
• Recibe documentación de otros departamentos y lleva registro de las órdenes de compras.
• Transcribe y mantiene actualizados en el sistema toda la información relacionada con el proceso de compras.
• Hace seguimiento a las órdenes de compras y la recepción de mercancías.
• Calcula los datos para las órdenes de compras y órdenes de pago.
• Desglosa y distribuye las órdenes de compra a los departamentos involucrados.
• Informa a los proveedores sobre la cancelación de las facturas.
• Lleva registros y el archivo de proveedores.
• Mantiene informado a la gerencia sobre las actividades realizadas y/o cualquier irregularidad presentada.
• Conforma y formula las observaciones pertinentes a las autoliquidaciones de Impuesto Sobre la Renta, IVA, Retefuente, ICA, y tramita los certificados solicitados en relación con dichas declaraciones.
• Revisa y/o liquida con las modificaciones respectivas la PLANILLA INTEGRADA de aportes.
• Mantiene un registro de correspondencia enviada y recibida.
• Realiza los de pago con los soportes correspondientes para su respectiva aprobación por parte de la gerencia. Calcula los montos a pagar de acuerdo a presupuesto, flujo de caja y cumplimiento de requisitos.
• Calcula los descuentos por conceptos de anticipos, parafiscales, seguridad social, suministros, retenciones en la fuente, etc. Realizando el registro de manera apropiada para su respectiva contabilización y liquidación.
• Mantiene actualizada la relación de gastos y egresos en general, por chequera y transferencias.
• Realiza los trámites necesarios, formatos y otros documentos de solicitud de viáticos.
• Solicita reposición de chequera ante la entidad responsable.
• Archiva y lleva el control de los documentos de la gerencia y el área administrativa.
• Solicita y verifica los soportes demostrativos de los gastos realizados.
• Lleva el control presupuestario del gasto y disponibilidad de la partida de viáticos y otros conceptos.
• Realiza los trámites de pasajes y traslado a personal de la empresa.
• Transcribe y accesa información operando un computador.
• Responde oportunamente los correos electrónicos, y da trámite a las solicitudes que por ese medio se requieran.
• Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.
• Elaborar facturas de clientes y hacer seguimiento al pago.
• Coordinar todos los envíos de correspondencia y legalizaciones de documentos.
• Llevar agenda del salón de capacitación y de la gerencia.
• Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
• Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
• Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

METODOLOGIA:

Debe realizar una guía de trabajo diario, semanal y mensual con un calendario que le permita ejecutar de manera eficiente todas las actividades y tareas y que pueda ajustar.  Debe mantener una agenda diaria de todas las actividades administrativas a desarrollar y participar semanalmente de la reunión de evaluación.  Establecer un horario de 48 horas mensuales.

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