PREPARACION DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

INICIACIÓN DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA.

La auditoria administrativa puede llevarse a cabo en forma eficiente si c planea con cuidado.

El auditor debe planear bien su trabajo, decidir qué es lo que va hacer primero.

Métodos sistemáticos de procedimiento, para recopilar e interpretar los hechos pertinentes y de importancia. Además realizar entrevistas para conseguir la información necesaria y adecuada, emprender investigaciones, hacer análisis, aplicar técnicas modernas, determinar cuál es la realidad de los hechos, empleo probable de listas de comprobación, medir el desempeño y encontrar soluciones a los diversos problemas.

Análisis Preliminar

Puntos necesarios para saber cómo actúa la función y dónde se realizan las actividades. Para ello, querrá saber de la organización, responsabilidades, políticas, sistemas, procedimientos, objetivos y métodos de operación.

El auditor entrevista a unas pocas personas para obtener algunos datos básicos relacionados con la función y el área. Buscará clasificar los datos informativos. Se cerciorará de que la persona entrevistada conozca bien aquello de que está hablando, pues siempre hay el riesgo de que no sea así.

Entrevistas

Es necesario saber de antemano qué clase de información se desea obtener y para ello formular preguntas concretas. Cualquier inquisición, búsqueda, prueba o examen, requiere de una cierta dosis de preparación anticipada, a efecto de evitar posibles pérdidas de esfuerzo y tiempo.

Se realizará de un modo informal, utilizando el canal o autoridad apropiada, solicitando anticipadamente el permiso del supervisor o jefe de departamento.

El auditor debe estar preparado para reconocer y corregir diferentes clases de reacciones, explicando para ello cuáles son las finalidades y objetivos del servicio de auditoría, que consisten en producir medios mejor coordinados que ayuden a la dirección a alcanzar una mejor administración de las funciones.

Métodos Sistemáticos del Procedimiento de Auditoría Administrativa

En el manejo y control de las tareas necesita haber una política y procedimiento definido que evite cualquier posible confusión. Por ejemplo, para conservar un control eficaz de las actividades del personal de auditoría, habrá que someter a la aprobación del jefe del mismo, toda solicitud de servicio o ayuda que se solicite a cualquiera de los miembros del grupo.

El auditor no sólo enfoca el aspecto financiero (esto es, la verificación de la exactitud de los registros), sino que también revisa y evalúa los métodos y se esmera en determinar el grado de eficiencia en el desempeño de las operaciones.

En el programa de auditoría se detallan los diferentes pasos a fin de asegurar que se cubrirán todos los aspectos. El auditor listará por separado el trabajo a hacer, en la siguiente forma: (ejemplo)

• Examinar todas la órdenes de trabajo correspondientes al mes actual y al inmediato anterior,

• Investigar en qué consistieron las reparaciones menores según las órdenes de trabajo correspondientes,

• Determinar si la naturaleza de cualquiera de las solicitudes de trabajo de mantenimiento es tal que pudiera haberse ordenado la labor en ellas descrita,

• Investigar la posibilidad de rediseñar las formas de órdenes de trabajo, a fin de que en ellas aparezca el tiempo y materiales,

• Estudiar y valorar el método que se sigue para programar el trabajo y la necesidad de llevar registros de encomiendas por separado, de acuerdo con clasificaciones de labores especificas y generales.

• Inspección de varios programas maestros de planeación, correspondientes a los seis meses anteriores, a efecto de apreciar su valor y eficacia reales.

Al ejecutar cada uno de los pasos del programa de auditoría, el auditor procederá a asentar al lado derecho del mismo y a renglón seguido, la fecha en que se completó la tarea y su firma.

OPINIÓN PERSONAL

El auditor es una persona la cual tiene que tener muchos conocimientos, y sobre todo una persona preparada capaz de resolver ciertos problemas.

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