Características De Oficio

OFICIO

Definición

El oficio es un documento o comunicación escrita de carácter netamente oficial, protocolario, utilizado por las autoridades o funcionarios de las diferentes dependencias públicas o privadas.

Características de Oficio

1. El papel por lo general debe ser de 21 ó 22 cm de base por 32 ó 33 de altura. Su calidad ha de ser buena, por lo cual se prefiere el de hilo, su color el blanco, quedando las de colores para copias y comunicaciones internas.

2. El color de la tinta se prefiere negra o azul negro.

3. Debajo del membrete se coloca el número de oficio.

4. Lleva impreso el sello de la dependencia que envía la comunicación.

5. El estilo de redacciones en forma sobria, clara, concisa, seria, veraz, natural y cortés.

6. Trata un solo asunto.

7. Se escribe siempre a máquina.

8. Se extiende en original y duplicado.

Estructura

1. Lugar y fecha.- Es la primera parte en la que se escribe: el lugar de donde se envía, el día, el mes y el año en curso.

2. Numeración.- En esta parte se escribe los tres datos, al igual que el memorándum; la palabra OFICIO con mayúscula, seguida del número de expedición; separada por una línea oblicua, a continuación las siglas de la oficina de procedencia con letras mayúsculas, separada par una línea oblicua y el año en curso.

3. Destinatario.- Es la parte que abarca cuatro líneas o más de acuerdo a lo requerido, aquí se escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar, de la persona a quien se dirige.

4. Asunto.- Es la cuarta parte y se escribe con mayúscula la palabra: ASUNTO, seguida de dos puntos, luego en resumen indicar con claridad el mensaje del texto, que sería explicado en el cuerpo.

5. Referencia.- Es la quinta parte que se usa, sólo cuando sé necesita mencionar la numeración del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta.

6. Cuerpo o texto.- Es la parte más importante, aquí se dará a conocer el mensaje de la comunicación, en forma clara y precisa y muy brevemente.

7. Despedida.- En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesía. Existen, también, expresiones conocidas

8. Firma.- Se escribe la rúbrica a mano.

9. Iniciales.- Al igual que en el memorándum, las iniciales del remitente con letras mayúsculas y las del mecanógrafo con minúsculas.

10. Anexo.- Aquí se indica la documentación que se adjunta al oficio, como catálogos, revistas, tarjetas, programas, etc.

...