Carta Comercial

FORMATO DE UNA CARTA COMERCIAL

Se ha recorrido un largo camino desde la carta perfumada, caligráfica, enrolladas y aseguradas con fina cinta de seda hasta el mensaje de nuestros días.

En la oficina moderna se logra una mejor presentación de carta con el uso de las funciones de los programas de procedimientos de textos y la calidad de los impresores láseres.

Una carta con buena presentación y uniformidad crea una buena impresión en el destinatario.

Luego con la lectura vendrá la coherencia y el buen sentido de las ideas.

Para poder enviar una carta se necesita que esta cumpla con todos los requisitos mencionados posteriormente.

La carta debe llevar coherencia para su mayor comprensión porque de lo contrario no sería una carta formal, sino una carta informal.

Debe de tener una buena presentación para que la persona se sienta atraída a leerla.

PARTES DE UNA CARTA COMERCIAL

Encabezamiento:

 Membrete

 Numero consecutivo de la carta

 Lugar y fecha dados del destinatario

 Datos del destinatario

 Asunto

 Saludo o vocativo

Introducción:

 Cuerpo o texto de la carta

Cierre:

 Despedida

 Nombre del remitente

 Cargo

 Anexo

 Copia

 Datos de identificación

Membrete:

El membrete va ubicado en el borde inferior de una carta y empieza con el nombre principal del destinatario.

Hay países donde se ha legislado sobre las formas de distribución de una carta.

Numero consecutivo de la carta:

Se aplican en las cartas tanto oficiales como privadas.

Fecha:

La real academia española recomienda escribir la fecha en el siguiente orden:

Día, mes, año.

El nombre del mes debe escribirse en minúscula y el año sin coma y sin punto para separar el digito del mil.

Dirección:

Está constituida por datos referenciales para la comunicación, dirección física y postal, números de teléfonos, números de fax y dirección electrónica.

Se debe tomar la dirección del membrete de la carta que se recibe.

Publicidad o lema:

Se ha acostumbrado cuando la razón no es identificadora de las actividades de la empresa.

El lema destaca política, metas, objetivos, sucesos, o actividades.

Nombre:

Aquí va especificado el nombre, inicial y luego los apellidos.

Nombre de la empresa:

Cuando el cargo o la razón social son cortos pueden ir en el mismo renglón separado por una coma.

Asunto:

El uso de esta parte es muy práctico aunque la carta tenga un solo párrafo.

Saludo o vocativo:

En esta parte hay que identificar entre una expresión de saludo y un vocativo.

Al respecto, Donald Walton, una autoridad en comunicación, aconseja: “una carta debe parecerse al dialogo amistoso que sostiene dos personas que se encuentran de súbito en

la calle: se saludan, conversan y se despiden.” El estilo moderno, con frases de saludo, otros países se usa con más frecuencia

Cuerpo o texto de la carta:

El número ideal del párrafo es tres, como decía P. Lombardi, “aperitivo, plato fuerte y postre”: es decir, la introducción, el desarrollo del tema y la conclusión

Tenga en cuenta las características vitales y complementarias, el buen lenguaje, las relaciones humanas y todos los factores de corrección.

Despedida:

Consecuente con un saludo inicial, debe haber una despedida al final.

Esta puede consistir de frases de despedida o de expresiones de cortesía.

El comunicador tiene siempre la opción de elegir el estilo que más se acomode a su sentir y, sobre todo, al de su destinario.

Nombre del remitente:

Se emplea el mismo tipo de letra que se usa para escribir el nombre del destinatario.

El remitente firma encima de su nombre, en los espacios en blanco disponibles.

Título del puesto o cargo:

Debajo del nombre del remitente se escribe el título del puesto o cargo.

Si el titulo o cargo es corto, puede escribirse al lado del nombre, separado por una coma.

Anexo:

Siempre es conveniente escribir información específica sobre lo que se envía: tres catálogos, cheque numero2011, un contrato, etc.

Copia:

Se continua escribiendo la letra “C”, a dos espacios, se empieza a escribir en orden jerárquico, los nombres y cargos de los funciones que van a recibir copia del documento.

Ejemplo: en América Latina , se acostumbra escribir la palabra “COPIA”

Datos o iníciales de identificación:

Hay diferentes formas de identificar a la persona responsable de la preparación

De una carta en la computadora. En el método tradicional se escriben las iníciales en minúsculas y sin punto, ni en medio ni al final.

El SOBRE

El sobre contiene información valiosa como lo es el tipo de servicio postal o de distribución utilizada y la fecha o mata sellos del correo.

Es el complemento de la carta comercial y su elaboración merece especial cuidado.

ELABORACION DEL SOBRE:

 Escribir correctamente el nombre del destinatario

 Escribir el texto con mayúscula sólida.

 Escribir los datos del destinatario iguales a los de la carta

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