La Carta Comercial

INTRODUCCIÓN

Una lengua no consiste sólo en un conjunto de verbos, nombres y adjetivos con un valor constante y equivalente al de cualquier otra, sino que cada palabra tiene varios significados o matices según el tema, la frase o la intención del que habla o escribe.

La lengua es, en la práctica, un conjunto de frases hechas. Y basta con que se forme un grupo de individuos, una sociedad cualquiera, para que pronto surja un lenguaje particular, un argot en el que las palabras y las frases adquieran un significado convencional.

La importancia de la correspondencia comercial es innegable. La carta comercial es la intermediaria entre las relaciones cliente-proveedor y el lazo que une la mayor parte de transacciones comerciales. Debemos darle, pues, una vital importancia, ya que no es única y exclusivamente la imagen de la empresa la que se recibe por medio de una carta, sino que de ella depende, muchas veces, el buen éxito de un negocio, de una venta o de una operación. Así pues, este documento constituye una auténtica prueba del trato establecido.

LA CARTA COMERCIAL

La carta comercial es la base por lo menos el noventa por ciento de todas las transacciones comerciales. Es obvio, entonces, que la habilidad para escribir una buena carta sea requisito indispensable y valioso para el estudiante que tiene intención de entrar al mundo de los negocios.

IMPORTANCIA DE LA CORRESPONDENCIA

Es un medio de comunicación utilizado por el hombre desde hace muchos años para comunicarse con personas o individuos que están a larga distancia o cerca con un motivo muy variado. A lo largo del tiempo se han ido perfeccionando sus normas y sus estilos hasta llegar a nuestros días que existe el e-mail que es la forma más rápida de enviar y asegurarse que la información llegue al destinatario.

LA CORRESPONDENCIA

Es el trato reciproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas, esquelas, tarjetas, telegramas, catálogos, folletos, etc. En las empresas se considera que la correspondencia es el alma del comercio y de la industria.

LA CARTA COMERCIAL: CARACTERISTICAS EN CUANTO ELEMENTOS, ESTILO Y PUNTUACION.

Estilos de las cartas

1. Estilo Bloque Extremo: es el estilo más fácil y cómodo por cuanto todas las líneas se escriben comenzando en el margen izquierdo del papel. Con este estilo siempre se escribe a espacio sencillo; entre cada párrafo se dejan dos espacios verticales.

2. Estilo Bloque: este estilo es muy parecido al bloque extremo. La diferencia consiste en que la línea de la fecha, la de despedida, la de antefirma y las de firma se escriben comenzando desde el centro horizontal del papel.

3. Estilo Semibloque: es el estilo más elegante y uno de los mas usados en el Comercio. Este estilo mantiene las mismas características del estilo bloque y se distingue porque cada párrafo comienza dejando una sangría de cinco a diez espacios.

4. Estilo Sangrado: es un estilo que se diferencia del semibloque en los siguientes aspectos: cada una de las líneas de la dirección, excepto la primera, lleva una sangría de cinco espacios en relación con la anterior. De la misma manera se hace con la despedida, la antefirma, las iniciales identificadoras y la firma.

NORMAS DE PUNTUACIÓN DE LA CARTA

Además de los estilos de presentación, también se han acordado varias normas de puntuación que complementan el atractivo de una carta. Existen tres normas de puntuación:

1. La Puntuación Abierta: es la que no usa signos de puntuación después de las líneas de la fecha, destinatario, dirección, saludo, despedida y firma.

2. La Puntuación Cerrada: se distingue por las siguientes características: se escribe un punto al final de la línea de la fecha, se utiliza coma después de cada línea del destinatario (excepto la ultima que lleva punto), se usan comas después de la despedida, se usan dos puntos después del saludo y se usan comas después de cada línea del bloque de la firma (menos la ultima que lleva punto)

3. La Puntuación Mixta: Combina las dos normas anteriores y se distingue por lo siguiente: se usan dos puntos después del saludo y se usa coma después de la despedida.

ESTRUCTURA DE LA CARTA

1. Membrete: Es el nombre, dirección y demás señas de identificación de una empresao entidad que va impreso en la parte superior del papel y el sobre que se emplea para la correspondencia.

2. Localidad y Fecha: es aquella que indica el lugar desde donde se escriben las cartas así como el día mes y año.

3. Destinatario: son los datos de identificación de la persona al cual va a ser enviada la carta

4. Asunto: es un mensaje breve y concreto el cual no debe ser más extenso de una línea y en el que se debe escribir el asunto principal por la cual fue enviada la carta.

5. Saludo: es una frase corta con mensaje de cortesía que se incluye antes de escribir el texto de la carta.

6. Texto: es el conjunto de párrafos que explica el asunto o motivo por el cual fue escrita la carta, se recomienda que los párrafos sean cortos escritos con lenguaje claro, preciso, natural y espontáneo.

7. Despedida: son expresiones de afecto con lo que se da por concluida la expresión del mensaje. La despedida debe guardar el mismo tono de cortesía, tanto de saludo inicial y la relación entre el emisor y receptor.

8. Antefirma: es aquella que se emplea cuando la persona que remite la carta lo hace en nombre y representación de otra.

9. Firma: es aquella que contiene el nombre de la persona que se responsabiliza por lo expresado en la carta.

10. Iníciales: es aquella que se refiere a las iníciales de las personas que han intervenido en el dictado y mecanografiado de la carta.

11. Anexos: esto se utiliza cuando a una carta la acompaña uno o varios documentos adjuntos, estos deben mencionarse en una nota de anexos.

ESTILO DE COMERCIO

Comercios de Ventas. Ameritan cartas que se escriben en cualquiera de las etapas de un proceso de compra-venta. Entre ellas, podemos mencionar los pedidos, de cobranza, de reclamación, de remesas, etc.

Relaciones Públicas. Necesita de cartas que se escriben para crear, mejorar o recuperar las relaciones comerciales. Entre ellas las invitaciones, las felicitaciones,

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