Correspondencia Y Estilo

Correspondencia

La Correspondencia: es el trato reciproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas, esquelas, tarjetas, telegramas, catálogos, folletos, etc. En las empresas se considera que la correspondencia es el alma del comercio y de la industria.

Es un medio de comunicación usado por el hombre desde hace muchos años para comunicarse entre dos personas o individuos que están a larga distancia o cerca con un motivo muy variado. A lo largo del tiempo se ha perfeccionado sus normas y estilos, hasta llegar a nuestros días que existe el e-mail, que es la forma más rápida de enviar y asegurarse que la información llegue al destinatario.

Es un importante instrumento de comunicación escrita, es la parte intermedia entre las relaciones cliente- proveedor y el lazo que une la mayor parte de transacciones comerciales.

De ella depende el desarrollo de las operaciones comerciales; el éxito de un negocio, una venta, por su eficiencia y rapidez han a que las empresas aumenten el volumen de sus ventas.

La carta y la correspondencia son dos implementos muy importantes y sencillos, si se cumple con todos los pasos requeridos para su uso sin embargo en muchos casos no es utilizado correctamente, de manera que no es explotado todos los beneficios que nos pueden brindar este tipo de comunicación.

La correspondencia es el medio por el cual la carta o un objeto son enviados y hace que el mismo llegue a su destino y la carta es aquella que está dirigida a una persona con el fin de llevarle un mensaje.

Son muy importante para nosotras las personas ya que nos permite estableser algunas comunicacion con algun otro individuo que puede encontrase ya sea en lejo o dentro de un mismo pais o en otro pais

Consepto de carta

Es una comunicación escrita, cuyo contenido tiene por finalidad transmitir informaciones o cumplir con algún requisito.

Clases de Cartas:

• Se clasifican según las relaciones que se establecen con ellas:

• Particular: Familiar, Social y Personal

• Familiar: Tiene como finalidad la comunicación entre miembros de familia o parientes

• Social: Tiene como finalidad hacer vida social, por ejemplo: invitaciones, felicitaciones, presentaciones, etc.

• Personal: Tiene como finalidad la comunicación entre personas particulares o estas con oficinas publicas.

Comercial:

• Tiene como finalidad establecer, mantener o terminar negociaciones.

Oficial:

• Tiene como finalidad tramitación entre dependencias y entre estas y los particulares, ejemplo: aprobación o rechazo de solicitudes.

La carta comercial

Unidad fundamental de comunicación entre instituciones o empresas comerciales. ¨una carta es un mensaje escrito con un fin comercial específico: vender, agradecer, cobrar, reclamar, invitar, etc.¨. De esta definición derivamos la clasificación de cartas comerciales.

TIPOS DE CARTA COMERCIALES

a) CARTAS DE VENTA: Son las cartas que se escriben en cualquiera de las etapas de un proceso de compra-venta. Por ejemplo: un pedido, cobro, reclamo, remesa, empleo, etc.

b) CARTAS DE RELACIONES PÚBLICAS: Son aquellas que se escriben con el objeto de vincular a la empresa; crear, mejorar o recuperar las relaciones comerciales. Entre ellas están: circulares, invitaciones, felicitaciones, nombramientos, etc.

c) CARTAS DIVERSAS: En este grupo colocamos a las distintas variedades de cartas que se escriben con un objetivo comercial directo o indirecto: Cartas de referencia, informes, memorándums, cartas en serie (follow- up), publicidad, etc.

OBJETIVOS DE LA CARTA

Aunque ya hemos visto que las cartas comerciales se escriben casi siempre con fines específicos (cobrar, vender, agradecer, reclamar, etc.), todas ellas llevan consigo dos objetivos primordiales:

a) TRASMITIR un mensaje

b) CREAR, mantener o recobrar ¨buena voluntad¨.

¿QUÉ ES LA BUENA VOLUNTAD?

Para comprender este factor esencial en las relaciones comerciales modernas hay que precisar qué factores determinan el éxito de una empresa. Diríamos que ellos son: un buen producto, un buen servicio y unas buenas relaciones públicas.

Pues bien, si una empresa o institución puede colocar estos tres factores en su haber, logrará hacer suya la ¨buena voluntad¨ del público que le favorece con su preferencia. ¨Buena Voluntad¨, entonces, es la confianza, preferencia, buena

referencia, simpatía, auspicio y todas las ideas favorables de que goza una empresa por un producto que vende o un servicio que presta.

Caracteristica de la carta comercial

LA NECESIDAD de crear un mensaje efectivo, que cumpla con doble cometido de informar e influir, hace que éste posea ciertas características, que pueden ser:

a) Características vitales

b) Características complementarias

A) CARACTERÍSTICAS VITALES

1. Claridad

Una carta comercial es clara cuando es de fácil comprensión. Esto se logra a través de un cuidadoso planeamiento de la carta, de modo que ésta transmita todas las ideas indispensables al lector con el mínimo de tiempo y esfuerzo en su lectura.

. Integridad

Cuando todas las ideas vinculadas a un tema han sido incluido en el texto de la carta, ésta es íntegra o completa, y también clara, ya que ambas cualidades se complementan.

3. Brevedad

Esta característica implica el uso del mínimo número de palabras suficientemente necesarias para hacer el mensaje comercial claro y completo. Una carta abundante en palabras no indispensables hace su lectura tediosa para el hombre de negocios, cuyo ¨tiempo es oro¨ en el manejo de su empresa

4. Cortesía

Esta característica se relaciona con el todo del lenguaje; siempre cordial, positivo y favorable al incremento de la buena voluntad del lector hacia la empresa o persona que escribe. Las palabras, por otro lado, reflejan los hábitos del que las transmite, su deseo de servir y finalmente su carácter.

CARACTERÍSTICAS COMPLEMENTARIAS

Observemos cuánta efectividad se puede aprender de las siguientes características:

1. Corrección

Una carta debe ser escrita tratando de evitar cualquier error que pueda destruir esta primera impresión favorable que es indispensable en la mente del lector.

La corrección significa, pues, evitar los siguientes errores:

a) Errores ortográficos

b) Impresión desigual de letras

c) Márgenes desiguales

d) Carta descentrada

e) Puntuación incorrecta

f) Borrones

g) División

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