DOCUMENTOS FORMALES

EL MEMORÁNDUM

Documento, por lo general breve, que se usa para asuntos administrativos o técnicos, sea para ordenar, instruir o informar.

Este documento posee las siguientes características:

1. Es breve su extensión no sobrepasa los tres párrafos.

2. Va dirigido a una persona o funcionario.

3. Está presente en los tres tipos de Comunicación: descendente, ascendente y horizontal.

ESTRUCTURA

Su estructura está conformada por los siguientes elementos:

1. Membrete: Contiene el nombre de la empresa y la unidad que emite el documento.

2. Palabra MEMORÁNDUM y número correlativo.

3. Lugar y fecha de emisión: Va el nombre de la ciudad escrito enteramente con mayúscula, luego el mes con minúsculas, día y año.

4. Cargo o nombre y cargo del emisor.

5. Cargo o nombre y cargo de receptor.

6. Referencia: Es el resumen del contenido. Debe ser breve.

7. Vocativo: Es el saludo inicial ( señor, estimado señor, de mi consideración, etc.)

8. Mensaje: Contiene toda la información que el emisor desea transmitir. Es breve.

9. Frase de despedida: Generalmente se utiliza saluda atentamente, saluda cordialmente. Después de ella va coma.

10. Firma nombre y cargo de emisor.

11. Iniciales de responsabilidad: Van en mayúsculas las del responsable intelectual ( firmante) y en minúsculas las del responsable material del documento ( secretario)

12. Anexos: Se nombran los documentos que acompañan al memorándum, cuando corresponda.

13. Con Copia: Se nombra a quien se le envía copia del documento.

MAGIC S.A.

CONTRALORÍA (1)

MEMORÁNDUM Nº 53 (2)

SANTIAGO, junio 21 de 2002 (3)

DE: JOSÉ TORO LÓPEZ (4)

........CONTRALOR

A: RODRIGO HURTADO VALENZUELA (5)

.... GERENTE DE PRODUCCIÓN

REF: USO DE SOLICITUDES DE COMPRA (6)

________________________________________

Señor: (7)

(8) A partir de esta fecha, se establece el empleo obligatorio de las solicitudes de compra. Se prohíbe a las Secciones de Estampado y Tintorería formular pedidos directamente por teléfono.

Dentro de la próxima semana, se comunicarán las instrucciones para cursar las solicitudes de compra.

Saluda atentamente, (9)

________________________________________

JOSÉ TORO LÓPEZ (10)

CONTRALOR

J.T.L. /n.t.k. (11)

ANEXO: Formato (12)

c. c.: - Gerente General (13)

........- Archivo

CERTIFICADO

Documento que acredita un hecho que le consta al emisor. Se emplea generalmente para certificar hechos de carácter civil. Puede clasificarse según:

1. El otorgante:

o Certificado público: Si lo emite una autoridad perteneciente a la Adm. Pública.

o Certificado privado: Si lo emite una autoridad que pertenece a la empresa privada

2. El contenido:

o Certificado informativo: Aquél que objetivamente asevera un hecho y los detalles de éste sin dar una opinión

o Certificado recomendatorio: Aquél que posee carácter subjetivo, por cuanto el otorgante además de aseverar un hecho expresa favorables opiniones acerca del interesado

3. Su finalidad:

o Certificado especial o cerrado: Aquél que se emite con un propósito único.

o Certificado general o abierto: Aquél que se emite para ser utilizado con cualquier propósito

ESTRUCTURA:

La componen los siguientes elementos:

1. Membrete lleva nombre de la empresa, rubro, teléfono, fax, dirección y ciudad.

2. Palabra CERTIFICADO y número correlativo.

3. Cuerpo: es la exposición de los hechos pertinentes y, cuando corresponda, juicios positivos con respecto al interesado.

4. Propósito: se indica a través de una oración si es general o especial.

5. Lugar y fecha de emisión.

6. Antefirma: Nombre de la empresa emisora con mayúsculas.

7. Firma nombre y cargo del emisor.

8. Iniciales de responsabilidad

LÍNEX S.A.

SERVICIOS COMPUTACIONALES (1)

6994226 - 6983075

Av. Salvador 956

SANTIAGO

CERTIFICADO Nº 45 (2)

Marcelo Fernández Espinoza, Jefe Dpto. Personal, certifica que, don Marcos Lagos Rojas RUT. 8.403.675 - 5, se desempeña como Jefe del Dpto. de Seguridad de esta empresa, desde el 10 de abril de 1995 a la fecha.

Durante el tiempo que el señor Lagos ha permanecido con nosotros, ha destacado por su valor y alto espíritu al cuidado de los bienes y personas a su cargo.

Se extiende este documento para los fines que estime conveniente el interesado. (4)

SANTIAGO, junio 27 de 2002 (5)

LÍNEX S.A. (6)

MARCELO FERNÁNDEZ ESPINOZA (7)

JEFE DEPTO. PERSONAL

M.F.E./l.o.s. (8)

NOTA VERBAL

Los contactos entre las empresas son fundamentales, como también lo es saber relacionarse con otras personas. Esta es la función de la nota verbal, comunicación breve, que tiene por objeto expresar saludos, invitaciones, agradecimientos, pésames, excusas, etc., en general asuntos de carácter social.

Se utiliza en las comunicaciones externas e internas de la empresa, como también, en las personales. Siempre debe redactarse en tercera persona gramatical, en dos párrafos.

ESTRUCTURA:

1. Nombre completo en mayúsculas, cargo, empresa (si es externa) y firma del emisor.

2. Saludo de cortesía.

3. Nombre completo en mayúsculas, cargo, empresa (si es externa), del receptor.

4. Mensaje de la nota.

5. Reiteración de los apellidos, si se trata de varón; nombre y apellido, si es dama y deseo del emisor.

6. Lugar y fecha de emisión.

1. Opcionalmente, en el caso de invitaciones, se escribe: S.C.A. 6994227 o R.S.V.P. 6994227

CLAUDIO IGNACIO FERNÁNDEZ ESPINOZA, Gerente General, Xifer, saluda al señor LUIS ANTONIO BLANCO SÁEZ Gerente General, Línex y le hace llegar sus más sinceros sentimientos de dolor, ante la lamentable pérdida de su padre.

FERNÁNDEZ ESPINOZA, hace extensivas sus condolencias a toda la familia y confía en que pronto recuperen la tranquilidad y alegría hoy ausentes.

SANTIAGO, junio 17 de 2003

CARTA COMERCIAL

ESTRUCTURA: Se compone de los siguientes elementos:

1. Membrete: Identificación de la empresa emisora. Contiene como mínimo: Nombre de la empresa, rubro, teléfono, fax, dirección y ciudad.

2. Lugar y fecha: Se escribe la ciudad con mayúsculas y no abreviada, coma, mes con minúsculas, día y año.

3. Referencia:

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