Documento

1. Documentación.

La documentación es una disciplina científica que trata de recopilar, almacenar, analizar y difundir trata de recopilar, almacenar, analizar y difundir información contenida en documentos de distinto tipo información para hacerla accesible a cualquier persona que pueda necesitarla. La Documentación es una disciplina instrumental, porque sirve a todas las demás ciencias para localizar la información necesaria para el avance del conocimiento.

La documentación es definida por FID (International Federation for Documentation) como la colección, recopilación, almacenamiento, clasificación, selección, difusión, y utilización de todo tipo de información cualquiera que sea su soporte.

Paul Otlet define a la documentación como la ciencia general que abarca el conjunto sistemático clasificado de los datos relativos a la producción, conservación, circulación y utilización de escritos y documentos de cualquier especie.

J. López Yepes afirma que la documentación es la ciencia general que tiene por objeto el estudio del proceso de transmisión y recuperación de las fuentes para la obtención de nuevo conocimiento.

Para Galdón la documentación es un saber práctico que tiene por objeto la valoración, selección, clasificación y archivo de los textos y referencias que, una vez recuperados, sirven para elaborar una información periodística verdadera, inteligible y adecuada y/o difundir información de base periodística

2. Ciencia de la documentación e información.

La investigación científica no parte de la nada, sino que su punto de arranque debe ser la masa de conocimientos o de información progresivamente creciente, acumulada por la investigación de los científicos precedentes. La obtención de información puede tener lugar esencialmente de dos formas:

a) Directa: La información se transmite del que la emite al que la recibe por algún medio o canal, sin ningún otro intermediario.

b) Indirecta: La obtención de información por el receptor requiere una labor previa de documentación o de recopilación de fuentes donde se pueda encontrar la información científica buscada.

3. Ciencia de la documentación e información en general.

La documentación en general, considerada por algunos como ciencia en ciertos aspectos y como técnica en otros. Esta nueva disciplina depende, a su vez, de otras dos ciencias nuevas, la Información y la Comunicación, relacionadas también entre sí. Se puede afirmar que la Información, la Comunicación y la documentación son los fundamentos de la documentación en la investigación científica. Debemos analizar cada una de estas disciplinas con el fin de obtener una fundamentación teórica de la documentación en la investigación científica, lo que contribuirá a su mejor comprensión.

4. Almacenamiento.

Se define almacenamiento como aquellas unidades o archivos que permiten guardar física o virtualmente registros de datos de todo tipo. Específicamente en la informática, las unidades de almacenamiento serán todos aquellos dispositivos, internos o externos, que almacenan la información de un sistema dado. Los dispositivos diferirán entre sí en forma, tamaño y uso, pero en conjunto todos contribuyen a la conservación de datos relevantes para el usuario en formato digital.

5. Recuperación.

En un sentido amplio, el término recuperación referirá a la acción y resultado de recuperar algo. En Informática, la recuperación de datos son aquellas técnicas que se emplean para recuperar archivos que fueron perdidos o eliminados de alguno de los medios de almacenamiento. La recuperación se lleva a cabo mediante consultas a la base de datos donde se almacena la información estructurada, mediante un lenguaje de interrogación adecuado.

6. Relación entre documentos y otras ciencias.

 La Biblioteconomía se ocupa principalmente de registros y de las características físicas de los documentos de diversos tipos, la Documentación trabaja para el resto de las ciencias, a las que ofrece un apoyo más concreto.

 La Biblioteconomía concede más importancia a las fuentes y al lugar físico en el que se encuentran los documentos, mientras que la Documentación piensa además en el usuario, aunque ambas recogen, analizan y difunden la información.

 El estudio cuantitativo de la bibliografía científica se denomina Bibliometría el cual es la aplicación de las matemáticas y de métodos estadísticos a libros y otros medios de comunicación para informar sobre procesos de la comunicación mediante el recuento y análisis de las diferentes facetas de esta comunicación. Por su parte, la documentación abarca un campo mucho más amplio los estudios de documentación emplean modelos matemáticos.

 La documentación científica debe hacer un análisis objetivo de la política y de la administración científica.

 La Informática y la Documentación están muy relacionadas, ya que un centro de documentación sin un soporte informático perdería una gran parte de su eficacia.

7. Proceso documental.

El proceso documental se compone de actos comunicativos entre sujetos emisores y sujetos receptores, que intercambian mensajes e involucran a sujetos que manipulan la información. También se puede decir que el proceso documental es un medio que hace posible la transferencia de la información, un vínculo de comunicación entre los documentos y los usuarios. Se llama proceso documental o cadena documental a las distintas operaciones que se efectúan sobre documentos, para la puesta en circulación de la información contenida en ellos.

8. Características del proceso documental.

Las características del proceso documental son:

 Paliar la ignorancia del receptor, bien previa demanda, bien porque le llegue por difusión de la información (aunque no la haya pedido).

 Creación, puesta en forma, y comunicación del mensaje con una cualidad informativa.

 Búsqueda Documental: Es aquel procedimiento manual, mecánico, automático o intelectual que hay que seguir para obtener entre todo el fondo bibliográfico analizado antes, aquellos documentos o referencias que respondan a cada consulta específica. Se puede realizar de manera directa, es decir, manual o también indirecta a través del ordenador. En todas las fases del proceso documental hay que contar con los lenguajes documentales, ya que ellos son fundamentales en el análisis y la recuperación de los documentos.

 Selección Documental: Consiste en escoger, entre una gran multitud de documentos que se producen al año, aquellos que cubren el campo definido por el centro o sistema documental y que por su utilidad merecen

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