Documentos Ejecutivos Y Técnicos

INTRODUCCION

Redactar, según el diccionario, es contar por escrito sucesos o hechos, acordados o realizados con anterioridad. Es poner en forma escrita el pensamiento, y por ello, actividad humana de lo más frecuente en toda la sociedad civilizada. Su propósito es combinar palabras, frases, oraciones, cláusulas, párrafos y textos, para vestir las ideas ya elaboradas, de manera que se produzca un todo correcto, grato y armonioso, capaz de ser debidamente comprendido.

Redacción como medio de comunicación.

Para redactar utilizamos el lenguaje. El lenguaje cumple esencialmente dos funciones en el hombre: sirve para que se exprese a sí mismo y para que se comunique con los demás; por tanto, tiene una misión de carácter individual y otra social.

Su papel comunicativo convierte al lenguaje en el atributo cúspide del hombre como ser social.

Al redactar debemos cuidar tanto los aspectos formales, es decir, detalles físicos de la presentación, como los aspectos del contenido del escrito.

Cualquier persona interesada en el arte de redactar debe poner sumo interés para que sus escritos reúnan cualidades que den calidad a los mismos. Dentro de estas cualidades tenemos:

Claridad: Se dice que un escrito es claro cuando es fácilmente comprensible para el mayor número de lectores.

Concisión: Enfoque directo del asunto a tratar, sin ambages ni rodeos inútiles.

Sencillez: Se refiere al escrito sin afectación ni formalismos.

Adecuación: Es adaptar el escrito a la comprensión del lector.

Originalidad: Se dice que es el sello que refleja la personalidad del autor.

Ordenación: Se refiere al orden funcional de las distintas partes del escrito, como factor de la claridad, obliga a que los elementos que conforman un escrito (principio, medio y fin) se ordenen en forma lógica y cronológica y no al azar, ya que cada una de esas partes tiene una misión que cumplir, según el tipo de documento.

Interés: Es el estímulo que se presenta al lector para que avance en la lectura del documento.

Actualidad: Se refiere al enfoque que debe darse a la redacción, un enfoque moderno del tema, lejos de palabras y fórmulas estereotipadas, debe usarse un lenguaje moderno con agilidad y vigencia en los aspectos de redacción.

Carta ejecutiva: La intención de un informe es llegar a un conocimiento perfecto de la realidad de una empresa, agencia o institución, sin que se interfieran visiones personales.

EJEMPLO DE CARTA EJECUTIVA (FIG.1)

Memorándum: El “memo” como familiarmente se llama, es una comunicación interna, generalmente originado por cualquier miembro de la empresa, y destinado a cualquier nivel de comunicación empresarial (descendente, ascendente y horizontal). Predomina el memorando que dirige el jefe de una dependencia a sus subalternos para dar instrucciones, informes, comunicar decisiones, anunciar innovaciones en el trabajo, publicar, ofrecer listas de precios, etc.

EJEMPLO DE MEMORANDO (FIG.2)

Oficio: Es un texto dedicado puramente a la información de tipo oficial o carácter de protocolo procedente de una institución pública o privada.

Pasos para la redacción:

1 - Fecha y lugar

2 - Numeración

Se escribe la palabra OFICIO en mayúsculas, a continuación el número de expedición, las siglas de la oficina de la que procede y el año en que se cursa.

3 - El organismo o persona destinataria

4 - Tema a tratar o asunto

Por norma se suele escribir "ASUNTO" en mayúsculas seguido de las explicaciones pertinentes

5 - Texto

Aquí se explica detalladamente y de forma extensa el propósito de la misiva. Esta es la parte más importante de la carta y donde deben aparecer los datos relevantes.

6 - Despedida Cordial

7 - Firma

Posteriormente en ocasiones se suele adjuntar documentos complementarios al OFICIO. Aquí deberán figurar listados los documentos que se anexen.

EJEMPLO DE OFICIO. (FIG.3)

Circular: Conforme a la Real Academia, la palabra circular tiene dos acepciones: 1.- Orden que una autoridad superior dirige a sus subalternos en escala jerárquica, 2.- Cada una de las cartas o avisos iguales y uniformes dirigidos a diversas personas para ponerlas en conocimiento de alguna situación.

EJEMPLO DE CIRCULAR (FIG.4)

Convocatoria: Es un documento

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