Redacción De Documentos Ejecutivos Y Tecnicos

3. Redacción de documentos ejecutivos y técnicos

3.1. Cualidades de la redacción de documentos ejecutivos y técnicos

La redacción es la manifestación de pensamientos, sentimientos y conocimientos que un hombre lleva a cabo en forma clara y ordenada por medio de la lengua escrita, a fin de realizar la comunicación con seres iguales a él. El objetivo fundamental de la redacción es lograr una expresión escrita, clara, lógica y precisa

3.1.1. Estructura e intención de los documentos ejecutivos

3.1.1.1. Carta

INTENCIÓN

Es el escrito a través del cual se comunican dos personas, firmas comerciales o instituciones, con la extensión que requiere el caso y trata un asunto que no exige un trámite urgente.

Existen diferentes clases de cartas que cumplen varios objetivos, como los siguientes:

• Presentar una compañía o persona.

• Presentar un material anexo.

• Incluir un resumen breve para un informe informal.

• Confirmar un comunicado anterior.

• Esbozar una propuesta breve.

• Incluir un contrato o aceptar uno.

ESTRUCTURA

La carta de tipo ejecutiva, social o profesional; tiene nueve secciones básicas:

1. Encabezado: Contiene:

- El nombre del remitente.

- Nombre de la compañía.

- Domicilio completo.

- Teléfono.

2. Fecha: Se anota la ciudad, delegación o entidad federativa, día, mes y año en que se escribe la carta.

3. Destinatario: Se anota:

- Nombre y título del destinatario.

- Nombre de la compañía.

- Domicilio completo.

4. Saludo (vocativo): Es la expresión cortés adecuada a las relaciones que existen entre el firmante y el destinatario.

5. Texto: En él se expone el asunto que motiva la carta. Debe incluir:

a) Introducción

b) Un párrafo de cuerpo

6. Despedida: Es la expresión de cortesía con que se termina una carta, debe ir en proporción con las relaciones que sostienen los corresponsales.

7. Antefirma: Es la categoría (o cargo) del firmante.

8. Firma: Es la anotación del nombre completo del remitente, sobre el cual se estampa la rúbrica mediante un rasgo que lo identifica. No se traza ninguna línea para que sobre ella se firme.

9. Datos finales: En esta parte del documento, se incluyen los siguientes elementos:

a) Referencias finales: Todo documento debe llevar las iniciales del funcionario que dicta (con mayúsculas) y las del empleado que lo escribe (con minúsculas.) Esto es con el fin de responsabilizarse del escrito en caso de cualquier aclaración.

b) Anexos: Si se incluyen documentos con la carta, conviene añadir una nota del anexo en un espacio debajo de las iniciales del capturista o dos espacios debajo de la línea de firma, alineada al margen.

3.1.1.2. Memorándum

INTENCIÓN

El memorándum es un tipo de comunicación diplomática, por lo común no firmada, en que se recapitulan hechos y razones para que se tengan presentes en una acción o en determinado asunto. Los memorandos son la forma más común de comunicación escrita en las empresas. Son breves y concisos; se leen y responden con rapidez.

ESTRUCTURA

1. Membrete: (Opcional). Dependiendo de la empresa, dependencia o institución, por la brevedad del documento y sus medidas (en ocasiones sólo se utiliza la mitad de una hoja), en el memorando únicamente se estampa el logo.

2. La palabra “MEMORÁNDUM” o “MEMORANDO” y el número de clasificación: Se ubican en la parte superior central de la hoja.

3. Fecha.

4. Destinatario: Ejemplo: Para: Ing. Francisco Rojas Cantú.

Supervisor de Mantenimiento.

5. Remitente: Ejemplo: De: Lic. Gabriela Tapia Rodríguez.

Directora de Administración y Finanzas.

6. Asunto: (no siempre aparece).

7. Texto: Recordar que debe ser claro, breve y preciso.

8. Despedida: Es igual que en el oficio.

9. Antefirma: Si en el remitente se menciona el cargo o categoría, la antefirma no se agrega. Del mismo modo, no es necesario cuando el frecuente trato ha establecido confianza entre los corresponsables y rutina en los trámites.

10. Firma.

11. Datos finales.

3.1.1.3. Oficio

INTENCIÓN

Comunicación escrita, referente a los asuntos oficiales de las administraciones públicas o privadas.

ESTRUCTURA

El oficio puede contener varios de los elementos de la carta; pero necesariamente habrá de constar de los siguientes:

1. Membrete: es el nombre o título de una persona, oficina o corporación

2. Cuadro Clasificador (por algunos, conocido como remitente): Contiene datos para clasificación, registro y archivos referentes a la oficina que emite el oficio.

3. Asunto: Sintetiza las principales ideas contenidas en el texto. Su redacción debe ser clara, concisa y precisa.

4. Fecha.

5. Destinatario: A diferencia de la carta, en el oficio se puede agregar únicamente el título, nombre completo del destinatario, su categoría o cargo, el nombre de la dependencia o institución (esto último se agrega si el documento se dirige al exterior).

6. Texto.

7. Despedida: Si la persona a quien va dirigido el documento tiene una categoría o cargo del mismo nivel o menor que el firmante, la despedida será “ATENTAMENTE”; pero si es de un nivel superior se cambia por: “RESPETUOSAMENTE”.

8. Lema: Letra o mote que se pone en los emblemas, empresas, escuelas, instituciones o dependencias gubernamentales para hacerlos más comprensibles.

9. Antefirma.

10. Firma.

11. Datos finales.

3.1.1.4. Circular

INTENCIÓN

Es el documento que se emplea para comunicar simultáneamente un asunto u orden a todos o gran parte del personal de una empresa.

ESTRUCTURA

1. Membrete: Dependiendo de la empresa, por la brevedad del documento y sus medidas en el memorando únicamente se estampa el logo.

2. Remitente: Se incluye el nombre del área que envía la circular (puede ser más de un área la que envía el documento). Por lo general, se ubica en la parte superior derecha del texto.

3. La palabra “CIRCULAR” seguida del número de clasificación: Se ubica en la parte superior central de la hoja.

4. Fecha.

5. Destinatario: Como va dirigida a todos o gran parte del personal, existen diferentes formas de redactarlo:

PARA: PERSONAL DOCENTE Y ADMINISTRATIVO.

A LA COMUNIDAD UNIVERSITARIA.

6. Texto: Dependiendo

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