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FUNDAMENTOS DE INTELIGENCIA DE NEGOCIOS: BASE DE DATOS Y ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN

ORGANIZACIÓN DE LOS DATOS EN UN ENTORNO DE ARCHIVOS TRADICIONAL

Un sistema de información efectivo provee a los usuarios información precisa, oportuna y relevante. La información precisa está libre de errores. La información es oportuna cuando está disponible para los encargados de tomar decisiones en el momento en que la necesitan. Así mismo, es relevante cuando es útil y apropiado tanto para los tipos de trabajos como para las decisiones que la requieren.

Tal vez le sorprenda saber que muchas empresas no tienen información oportuna, precisa o relevante debido a que los datos en sus sistemas de información han estado mal organizados y se les ha dado un mantenimiento inapropiado. Ésta es la razón por la que la administración de los datos es tan esencial. Para comprender el problema, veamos cómo es que los sistemas de información organizan los datos en archivos de computadora, junto con los métodos tradicionales de administración de archivos.

TÉRMINOS Y CONCEPTOS DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

Un sistema computacional organiza los datos en una jerarquía que empieza con bits y bytes, y progresa hasta llegar a los campos, registros, archivos y bases de datos (vea la fi- gura 6-1). Un bit representa la unidad más pequeña de datos que una computadora puede de manejar. Un grupo de bits, denominado byte, representa a un solo carácter, que puede ser una letra, un número u otro símbolo. Un agrupamiento de caracteres en una palabra, un conjunto de palabras o un número completo (como el nombre o la edad de una persona) se denomina campo. Un grupo de campos relacionados, como el nombre del estudiante, el curso que va a tomar, la fecha y la calificación, representan un registro; un grupo de registros del mismo tipo se denomina archivo.

Por ejemplo, los registros en la figura 6-1 podrían constituir un archivo de cursos de estudiantes. Un grupo de archivos relacionados constituye una base de datos. El archivo de cursos de estudiantes que se ilustra en la figura 6-1 se podría agrupar con los archivos en los historiales personales de los estudiantes y sus antecedentes financieros, para crear una base de datos de estudiantes.

Un registro describe a una entidad. Una entidad es una persona, lugar, cosa o evento sobre el cual almacenamos y mantenemos información. Cada característica o cualidad que describe a una entidad específica se denomina atributo. Por ejemplo, ID_Estudiante, Curso, Fecha y Calificaciones son atributos de la entidad CURSO. Los valores específicos que pueden tener estos atributos se encuentran en los campos del registro que describe a la entidad CURSO.

PROBLEMAS CON EL ENTORNO DE ARCHIVOS TRADICIONAL

En la mayoría de las organizaciones, los sistemas tendían a crecer de manera independiente sin un plan a nivel de toda la compañía. Contabilidad, finanzas, manufactura, recursos humanos, ventas y marketing han desarrollado sus propios sistemas y archivos de datos. La figura 6-2 ilustra la metodología normal para el procesamiento de la información.

Desde luego que cada aplicación requería sus propios archivos y programa para operar. Por ejemplo, el área funcional de recursos humanos podría tener un archivo maestro de personal, uno de nómina, uno de seguros médicos, uno de pensiones, uno de listas de correos y así en lo sucesivo, hasta que existieran decenas, tal vez cientos, de archivos y programas. En la compañía en general, este proceso condujo a varios archivos maestros creados, mantenidos y operados por divisiones o departamentos separados. A medida que continúa este proceso durante cinco o 10 años, la organización se ve atestada de cien- tos de programas y aplicaciones que son muy difíciles de mantener y administrar. Los problemas resultantes son la redundancia e inconsistencia de los datos, la dependencia programa-datos, la inflexibilidad, la seguridad defectuosa de los datos y la incapacidad de compartir datos entre aplicaciones.

REDUNDANCIA E INCONSISTENCIA DE LOS DATOS

La redundancia de los datos es la presencia de datos duplicados en varios archivos, de modo que se almacenen los mismos datos en más de un lugar o ubicación. La redundancia ocurre cuando distintos grupos en una organización recolectan por separado la misma pieza de datos y la almacenan de manera independiente unos de otros. Desperdicia recursos de almacenamiento y también conduce a la inconsistencia de los datos, en donde el mismo atributo puede tener distintos valores. Por ejemplo, en las instancias de la entidad CURSO que se ilustran en la figura 6-1, la Fecha puede estar actualizada en algunos sistemas pero no en otros. El mismo atributo, ID Estudiante, también puede tener distintos nombres en los distintos sistemas en toda la organización. Por ejemplo, algunos sistemas podrían usar ID Estudiante y otros ID.

Asimismo se podría generar una confusión adicional al utilizar distintos sistemas de codificación para representar los valores de un atributo. Por ejemplo, los sistemas de ventas, inventario y manufactura de un vendedor minorista de ropa podrían usar distintos códigos para representar el tamaño de las prendas. Un sistema podría representar el tamaño como “extra grande”, mientras que otro podría usar el código “XL” para el mismo fin. La confusión resultante dificultaría a las compañías el proceso de crear sistemas de administración de relaciones con el cliente, de administración de la cadena de suministro o sistemas empresariales que integren datos provenientes de distintas fuentes.

DEPENDENCIA PROGRAMA-DATOS

La dependencia programa-datos se refiere al acoplamiento de los datos almacenados en archivos y los programas específicos requeridos para actualizar y dar mantenimiento a esos archivos, de tal forma que los cambios en los programas requieran cambios en los datos. Todo programa de computadora tradicional tiene que describir la ubicación y naturaleza de los datos con los que trabaja. En un entorno de archivos tradicional, cualquier cambio en un programa de software podría requerir un cambio en los datos a los que accede ese programa. Tal vez un programa se modifique de un código postal de cinco dígitos a nueve. Si el archivo de datos original se cambiara para usar códigos pos- tales de nueve dígitos en vez de cinco, entonces otros programas que requirieran el código postal de cinco dígitos ya no funcionarían en forma apropiada. La implementación apropiada de dichos cambios podría costar millones de dólares.

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