LA NATURALEZA DEL POR VENIR AÑORADO

¿Cómo obtener un mejor rendimiento de mi Contabilidad?

Por Enrique Nuñez Montenegro

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Los negocios son creados para producir utilidades. “Cuentas claras chocolate espeso” -dice el dicho-. Muchos negocios van al fracaso por fallas en el control financiero. En este breve artículo te voy a explicar de qué manera puedes obtener un mejor provecho del gasto que haces en tu unidad contable.

¿Cuánto debo gastar en mi contabilidad?

Si tienes un negocio pequeño puede que no tengas un departamento contable, sino que contrates un contador externo que pase por la documentación y él haga tu contabilidad en sus propias oficinas. Pero si tu empresa es mediana, quizás venda un poco más de $30,000 dólares mensuales, tengas varios locales o más de 20 empleados, es muy probable que lo mejor sea tener tu propio departamento contable con un contador a cargo y quizás un asistente contable.

Hay negocios más complejos que otros. Dos empresas pueden facturar exactamente la misma cantidad mensualmente; pero la naturaleza de sus actividades hace que una operación sea más compleja de llevar que otra, debido al volumen de transacciones y de documentos que generan.

Mira este caso. Una venta de autos usados puede vender cien mil dólares, vendiendo 25 o 30 vehículos mensuales. La cantidad de facturas de venta son pocas, no hay cuentas por cobrar, quizás tendrás una o dos compras mensuales a sus proveedores más grandes. Pero un restaurante con la misma venta de cien mil dólares genera treinta o sesenta reportes diarios de ventas, diez o más facturas de compras a crédito a sus proveedores principales, tendrá más de veinticinco trabajadores, quizás algunas facturas de ventas a crédito a clientes corporativos, una gran cantidad de cheques cada semana, planillas, etcétera.

Lo ideal sería que el Gasto Administrativo, que incluye el gasto por contabilidad no sea mayor al 10% de tus ventas netas. Si no es así, escribe en comentarios el tipo de negocio que tienes y vemos tu caso particular.

¿Qué debo recibir de mi departamento contable?

Volviendo al punto que nos interesa. El empresario necesita del Departamento Contable algo que es básico:

Información financiera oportuna y confiable para tomar decisiones y controlar sus negocios

Para lograr esto tus contadores deben organizar, clasificar y registrar diariamente la documentación contable utilizando un catálogo apropiado de cuentas contables en un sistema de cómputo eficiente.

El registro de esos documentos en cuentas contables genera la información organizada y apropiada para que tu Contador pueda elaborar informes contables y estados financieros.

¿Qué información es esta?

► Semanalmente, pide:

● Cuadro estadístico de ventas diarias

● Estado de disponible y saldos de las cuentas bancarias con un resumen de las entradas y los principales conceptos de salidas.

● Una cédula de antigüedad de saldos para las cuentas por cobrar a clientes.

● Una cédula de antigüedad de saldos para las cuentas por pagar a proveedores.

► Mensualmente, pide:

● Balance de Situación Financiera comparado

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