LA SERIE DOCUMENTAL

LA SERIE DOCUMENTAL

El documento de archivo nace como producto del desarrollo de actividades o funciones llevadas a cabopor personas naturales o por personas jurídicas, es decir, que son el testimonio material de las funcionesque lleva a cabo su productor. El conjunto de actividades de un archivo refleja siempre el contexto en elque se desarrollaron las actividades de las diferentes oficinas o unidades administrativas, que al interiordel fondo documental son las secciones y las subsecciones. Estas están integradas por documentosagrupados en series, en las cuales, en razón de sus funciones las instituciones reflejan documentalmentela continuidad de las actividades que sistemáticamente desarrolla.La serie documental está integrada por documentos resultado de la repetitividad de los procesos yprocedimientos administrativos o técnicos en las oficinas, generalmente están formados por el mismotipo documental (unidades documentales) que también responden a unos asuntos similares, generandocomo resultado una información seriada.Por ejemplo: la Oficina de

Tesorería

tendrá como series propias del desarrollo de sus funciones:Ordenes de pagoBoletines diarios de caja y bancosCuentas corrientesLibros de TesoreríaDeclaraciones tributariasLa

Personería

del orden municipal o distrital, tendrá la serie

Procesos Disciplinarios

pues por funciónrealiza investigaciones disciplinarias en contra de funcionarios, por la comisión de conductas violatoriasde la ley disciplinaria.Existen dos clases de series: las formadas por unidades documentales simples (Ordenanzas, Decretos,Resoluciones, etc.) y las formadas por unidades documentales complejas (Procesos Judiciales, Licenciasde Construcción, Licencias Ambientales, Contratos de Obra, etc.).

Series con unidades documentales simples

Son series conformadas por unidades documentales simples (tipos documentales), donde cada una esindependiente de las otras unidades documentales simples de la misma serie. Estas son suficientes en sí mismas en cuanto a contenido, aunque comparten entre sí los mismos rasgos estructurales o formales.Los tipos documentales que integran las series documentales simples son similares y se colocansistemáticamente unos a continuación de otros, pero ningún documento tiene relación con el anterior nicon el siguiente; el contenido de cada uno es particular y la información es diversa. Su ordenaciónpermite controlar su producción.Son series documentales simples por ejemplo: Decretos, Ordenanzas, Acuerdos, Resoluciones, las actasde juntas, asambleas, comités, comisiones, etc., o las circulares administrativas o reglamentarias.

Pasos metodológicos para su ordenación:Análisis de las características formales de las unidades documentales para comprobar supertenencia a la serie documental.Selección del sistema de ordenación: numérico simple o numérico-cronológico

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