La Comunicacion Escrita

INTRODUCCIÓN

En este trabajo hablaremos de La comunicación escrita, teniendo esta una gran importancia e imprescindible para todas las funciones que desarrollamos.

Entre la comunicación escrita se pueden destacar cuatro campos esenciales, como son: Comunicación Interpersonal, Los medios de comunicación Clásicos, Las telecomunicaciones y las tecnologías de la información y las comunicaciones en las organizaciones.

Por otro lado podemos decir que la comunicación escrita aumenta las posibilidades expresivas y la complejidad gramatical, sintáctica y léxica con respecto a la comunicación oral entre dos o más individuos.

Además la misma se manifiesta en una organización al redactar cartas, memorándum y circulares.

La comunicación escrita

La comunicación escrita es aquella que precisamente se realiza por escrito. El emisor es una persona que produce textos (obras escritas, cuentos, novelas, poemas, artículos periodísticos, trabajos de investigación etc.) envía su mensaje a través de un medio escrito como un libro, periódico, cuaderno, y éste mensaje llega a muchos receptores que lo decodifican al leerlo. Al no haber ocasión de retroalimentación inmediata, ni tampoco posibilidad de contar con la comunicación no verbal, el emisor ha de prestar especial atención al redactar el mensaje (el documento escrito), para que el receptor (el lector) lo comprenda con el sentido que quiso darle el emisor.

Características de la comunicación escrita

 Se usan letras, tildes y signos de puntuación para construir el mensaje.

 Es reflexiva, organizada, elaborada y lógica.

 Es construida de manera correcta y precisa.

 Es diferida y permanente.

 Se establece una relación unilateral entre el emisor y el receptor.

 Cualquier referencia textual o extratextual se hace con palabras.

También tiene otras características como:

 Claridad: Se podría decir que esta es una cualidad de la comunicación escrita. La claridad es la exposición limpia, correcta de redactar un texto, es decir, escribir un pensamiento transparente, comprensible, directo con los conceptos bien digeridos.

 Precisión: Es la determinación, exactitud rigurosa, puntualidad, concisión. Tal vez la brevedad y la manera de expresar los conceptos obligándonos a emplear únicamente palabras que sean precisas y necesarias para expresar lo que queremos.

 Síntesis: En el resumen de aspectos de un texto pero no de todos sino únicamente de lo más importante, de las partes más esenciales. Esta se realiza en base de las ideas principales del texto y con nuestras propias palabras.

 Naturalidad: Con esto nos referimos hacer uso de nuestro propio vocabulario sin rebuscamiento en el modo de proceder.

 Cortesía: Esta característica también es muy importante por que nos habla sobre la atención y el respeto para la persona a la cual estamos redactando ¨Lo cortés no quita la sencillez¨ es parte de nuestra educación por lo tanto debemos tenerla en cuenta.

Ventajas y desventajas de la comunicación escrita

Ventajas

 Esta comunicación tiene permanencia, es decir, que la información que se posee puede volver a usarse.

 Podemos reflexionar antes de escribir.

 Es una fuente de consulta, ya que esta comunicación siempre puede tener un uso posterior como medio de información debido a que tiene escritura permanente.

 Se registra información.

Desventajas

 No existe una retroalimentación inmediata.

 Puede haber una interpretación equivocada del mensaje, ya que no existe una persona que explique el mensaje, información o contenido.

 Baja el nivel de interdependencia.

 Fomenta el aislamiento.

Métodos estructurales de la comunicación escrita

La comunicación escrita precisa una estructura para alcanzar las características de claridad, objetividad, y concreción. La escritura representa a la comunicación, lo que el esqueleto para el organismo vivo, es decir, existen varios métodos para acondicionar el contenido en función de un propósito.

Para que toda información resulte completa debe responder a las siguientes preguntas:

 ¿Qué? (el suceso).

 ¿Quién? (el sujeto activo o pasivo al que refiere la información).

 ¿Cómo? (la forma en que se desarrollan las cosas).

 ¿Dónde? (lugar de los hechos?.

 ¿Cuándo? (tiempo).

 ¿Por qué? (explicación de causa).

El empleo de estas preguntas se conocen también como método estructural Wh (Marshall MacLuhan) esto debido a que originalmente las palabras utilizadas fueron en inglés. Otro de los métodos de la comunicación escrita es el de Marshall MacLuhan, quien indica que las fases básicas del método estructural de MacLuhan podemos en listar las siguientes:

 Identificación del objeto.

 Referirlo a …

 Estructuración de la tesis o planteamiento; y.

 Conclusiones.

Formatos más usuales en la comunicación escrita

Carta comercial definición y utilidad

Es la comunicación que surge del trato que tiene los comerciantes entre sí sobre cosas del comercio. En ellas se plantean situaciones relacionadas con las operaciones comerciales propias de la empresa, tales como ofertas de productos, promociones de ventas, envió de mercancías, etc. La carta comercial debe reunir ciertas cualidades de fondo y forma que la caracteriza estas cualidades son:

 Estilo: es la manera de escribir el mensaje, es decir, como expresar los pensamientos o el mensaje a redactar.

 Ética: es fundamental porque sin ella la correspondencia comercial jamás podrá conseguir la buena voluntad. Sin moral nunca podrá obtener este factor, vital en todo negocio o empresa.

 Estética: es el arte de la belleza, en la correspondencia se refiere al buen gusto en su presentación, es decir, la distribución adecuada de los elementos que forman la carta.

 Psicología de la correspondencia: esta juega un papel fundamental en la actualidad, ya que ayuda a la mejor comprensión de los problemas que naturalmente, se presentan en el campo de la actividad comercial y en consecuencia facilita la forma de reaccionar ante diversas situaciones o problemas.

Memorándum definición y elemento que contiene

El memorándum se emplea en aquellos establecimientos de extenso movimiento comercial para comunicar envíos de facturas, hacer pedidos pequeños, solicitar u ofrecer productos y realizar informaciones relevantes para la empresa. Se puede decir que el memorándum es una carta pequeña, simple, que, por la índole de su contenido, generalmente no es preciso contestar.

Su estructura se conforma así:

 Nombre de hacia quien va dirigido.

 Nombre del remitente.

 Fecha.

 Asunto.

 Desarrollo del texto.

 Firma del remitente.

Circular definición y elementos que contiene

Son cartas que por estar destinadas a muchas personas se redactan en la misma forma. Ya que su objetivo es comunicar simultáneamente un mismo asunto. Por esta razón los comerciantes o empresas se ven obligados a usar este sistema por su rapidez y eficiencia.

Las circulares en cuanto a su forma, contiene los mismos requisitos de una carta corriente, no sé, puede por el mismo número de copias que de ellas se imprimen para diversas personas y la ocasión de su distribución.

Por la característica en general de poca importancia que revisten no obligan al destinatario a darles respuesta alguna.

Minuta definición y elementos que contiene

Este documento escrito hace las veces de un acta, solo es una redacción breve. Consigna el desarrollo de la reunión, el nombre de los participantes Y la síntesis de sus proposiciones, así como la relación de acuerdos que tomaron los asistentes, la hora y lugar de la celebración y el objetivo de la reunión. El agrupamiento de las minutas es un expediente para archivo recibe el nombre de minutario.

Acta definición y elementos que contiene

Son documentos que reflejan el desarrollo de una reunión: puntos tratados y acuerdos adoptados. Sirven de resumen y recordatorio para todos los implicados en un determinado asunto. La redacción y firma la realiza quien cumple las funciones de secretario en la reunión.

Las actas deben recoger la información de manera detallada, completa y clara para poder ubicar con facilidad su contenido. Además hay dos principios fundamentales que deben tenerse en cuenta para elaborar las actas:

 Coherencia: debe mantener la uniformidad al hacer la referencia a las personas implicadas.

 Objetividad: se debe mantener la imparcialidad al describirse los hechos y a las personas implicadas en la reunión. Deben evitarse los términos que apliquen apreciaciones subjetivas.

Informe definición y elementos que contiene

Los informes son comunicados que pueden variar desde lo más simple hasta aquel que cubra requisitos más formales, ambos tienen como propósito el ayudar a las personas a comprender el ambiente de la institución a la cual pertenecen

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