Materiales para los archivos

Capítulo IV

¿Qué aspectos deben considerarse al seleccionar el equipo y los materiales para los archivos?

Los aspectos a considerarse al seleccionar el equipo y los materiales para los archivos son:

• Tendencias en la administración de documentos.

• Tecnología existente y los nuevos sistemas y procedimientos.

• Volumen, tipo y tamaño de los documentos.

• Categorías de los documentos y la protección que requieren.

• Frecuencia con que se consultarán los documentos.

• Costo y calidad del equipo, materiales y tecnología.

• Apariencia, diseño y durabilidad del equipo y de los materiales.

• Capacidad y características de los sistemas y del equipo que proporcionen ahorro en espacio y en tiempo de los empleados y reducción de costos.

• Facilidad que provea el sistema y el equipo para archivar, localizar y enviar los documentos y para consultarlos.

• Decoración y tipo de diseño, modular o convensional de la oficina.

• Capacidad para la expación.

• Necesidades presents y proyecciones futuras de la institución.

¿Cuáles son las fuentes de consulta para obtener información acerca del equipo y de los materiales disponibles en el mercado?

Las fuentes de información para obtener información acerca del equipo y materiales son la internet, periódicos, revistas relacionadas con la oficina, catálogos y las literaturas que ofrecen los fabricantes y distribuidores, así como las ferias y salones de exhibición de los distribuidores.

¿Qué tipo de gabinete de archivo se recomienda para las oficinas médicas?

El gabinete recomendado para las oficinas médicas es el Archivo Lateral, toda vez que permiten conservar muchos expedientes en un espacio mínimo y permite que más de una persona pueda trabajar al mismo tiempo. Además al colocar las carpetas en los archivos, los rótulos quedan situados al lado, lo que facilita la localización del expediente.

¿Qué características básicas tiene los archivos verticals y los archivos laterales?

Alguno de las características básicas de los archivos verticales y laterals son:

• Son resistentes, incluso al fuego.

• Estn disponibles para tamaño carta o legal.

• Economizan espacio.

¿Qué ventajas ofrecen los archivos laterales sobre los verticales?

La ventaja que provee los archivos laterales, es que generalmente se usan códigos de color en los marbetes para facilitar el archico y localización, permiten conservar muchos expedientes en un espacio mínmo, se necesita menos espacio para trabajar en ellos y permite que más de una persona puedan trabajar al mismo tiempo en un mismo gabinete.

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