Pymes Y Auditoria

SISTEMAS DE CONTROL INTERNO

Profesor: Integrantes:

Javier Guzman Endrina Martínez

Wendy Martínez

Caracas, Abril 2010

Sistemas de Control Interno

Detalles de Control Interno que ayudan a disminuir las posibilidades de penetración de fraudes en las operaciones siguientes:

COMPRAS DE MATERIA PRIMA:

El inicio o de partida del ciclo operativo total de una organización es la necesidad de conocer los materiales y servicios que serán vendidos, ya sea en su forma original o usados, procesados o combinados según las necesidades que desea satisfacer la empresa hacia los consumidores finales. En el caso de Empresas dedicadas a la industria y/o transformación, la importancia de la actividad de compras es muy grande, ya que la típica acción de compras constituye más de la mitad de los costos incurridos, consecuentemente es una actividad a la que la administración debería dedicar un alto grado de intención. El volumen de compras de materia prima es también determinante de los niveles de inventarios, y la inversión en estos es el factor principal para alcanzar una favorable rotación

del capital invertido. El ciclo de compras es una de las tareas más importantes dentro de toda organización dedicada a la producción.

En la compra u obtención de materia prima se distinguen normalmente dos responsabilidades separadas: Control de producción, que consiste en determinar los tipos y cantidades de materiales que se quieren. Compras, que consiste en colocar la orden de compra y mantener la vigilancia necesaria sobre la entrega oportuna del material.

Para que exista un buen control interno dentro de las operaciones de compra de materia prima y evitar los posibles fraudes se debe tomar en cuenta los siguientes pasos:

1. Determinación de necesidades: dentro de este paso se debe tomar en cuenta la determinación de los productos y sus especificaciones, cantidades, requerimientos de entrega y otra información pertinente.

2. Autorización de la compra: en el momento en que dentro del departamento de producción o productos en proceso algo se necesita y hay que decidir cómo obtenerlo y cerciorarse si realmente se esta necesitando o simplemente es una forma de sacar fondos de la compañía, que además debe ser representado por una orden de compra la cual le certifique a la empresa los productos que se desean comprar con ese formulario.

3. Efectuar la compra: localizar al proveedor que se considera puede proporcionar los artículos buscados sobre la base más ventajosa para la organización.

4. Seguimiento: es necesario asegurar la entrega de la mercancía que se requiere debe ser realizada de tal forma que satisfaga las necesidades de la organización.

5. Completar la entrega: en el momento en el que se efectúa la entrega se debe determinar si cumple con lo acordado o si se presenta algún cambio imprevisto susceptible de reclamo.

6. Liquidación: al momento de liquidar al proveedor se debe revisar factura por factura que se desee cancelar y llevar a su vez un control de facturas canceladas y las que estén pendiente por cancelar a fin de evitar pago de dobles facturas.

7. Inventarios: una ves recibida la mercancía se procede a la elaboración de inventarios con el fin de saber la existencia que se tiene en los almacenes, los que se enviaron y fueron devueltos del área de producción.

Un inventario excesivo ocasiona mayores costos incluyendo pérdidas debidas a deterioros, espacio de almacenamiento adicional y el costo de oportunidad del capital. La escasez de existencias produce interrupciones en la producción, excesivos costos de preparación de máquinas y elevadas costos de procesamiento de facturas y pedidos.

En su recorrido por la empresa, la materia prima presenta diversas etapas:

* Compra: el volumen ideal de compra estará determinado por el lote óptimo que será el punto donde se igualan los costos de pedido con los de tenencia. Este punto puede encontrarse a través de diversos métodos pero el más utilizado es el que analiza la cantidad de pedidos mensuales y el costo de pedidos de emisión.

* Recepción: circuito administrativo de la empresa que implica, entre otras cosas, el control de calidad y requerirá de formularios internos como las facturas, remitos y recibos. Es fundamental

considerar que la recepción de la mercadería no implica una deuda para la empresa sino hasta la recepción de la factura, de lo contrario deberá registrarse una provisión por compra de materia prima que se cancelará cuando se registre la deuda. La materia prima ingresa al stock al precio de adquisición con todas las erogaciones necesarias para su compra y manipulación anteriores al ingreso a la empresa, siempre y cuando pueda identificarse con una partida en particular.

* Almacenamiento: será la acción de colocar la materia prima en un lugar físico para su control y mantenimiento del stock. Su control podrá realizarse a través de diversos métodos siendo el más aconsejable la ficha de inventario permanente con verificaciones periódicas que permitan su control.

* Entregas: implican el traslado de la materia prima del almacén a la línea de producción para la fabricación de un producto.

* Devoluciones: constituyen en ingreso a almacenes de la materia prima no utilizada en la línea de producción. Esta mercadería puede ingresar en el mismo estado en el que se la entregó ó con alguna deficiencia en virtud de la cual deberá registrarse independientemente de la materia prima en buenas condiciones.

Diferencias de inventario

* Normales: son aquellas que pueden preverse como la humedad, roturas por traslado, robos menores, etc. Este tipo de pérdidas pueden tratarse ajustando como ajustes a la materia prima (productos en proceso a materias primas) siempre y cuando puedan identificarse, de lo contrario deberá cargarse a la carga fabril (cuenta control carga fabril a materias

primas). También puede evitarse el registro contable y reducir el número de unidades en stock (almacenada).

* Anormales: son aquellas que no pueden preverse como una inundación, incendios, robos a gran escala, etc. Este tipo de diferencias no deben modificar el costo sino asentarse como un resultado extraordinario.

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