Recursos materiales y logísticos

5.3 Sección 3: Recursos materiales y logísticos

5.3.1 Descripción y graficación del proceso de producción o prestación del servicio

Presentación y saludo

La recepcionista o persona encargada de recibir a los clientes, se presenta debidamente y pregunta cuestiones básicas, así como toma nota de ellas.

Fijación de aspectos básicos

A la hora de organizar un evento se empieza por conocer en profundidad unos puntos esenciales, tales como que tipo de acto quiere realizar el cliente solicitante de este servicio, a quien va a ir dirigido o que objetivo se pretende conseguir.

El cliente debe manifestar de forma clara los requerimientos que desea para el evento, con la finalidad de que sus deseos ejerzan una valiosa contribución al éxito del evento

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Objetivos a conseguir

Se empieza por averiguar cuáles son los objetivos que el cliente quiere lograr con el evento en cuestión (entretenimiento, diversión, relajación, etc).

Duración, estilo y contenido

Una vez delimitados los objetivos, se consulta al cliente sobre lo que pretende hacer para lograr su propósito. La duración, el estilo y el contenido del acto giran alrededor de esta consideración.

Primeramente debe establecer la duración del acontecimiento; que suele ir desde unas cuantas horas hasta medio día o un día entero.

Respecto a su estilo, hay que definir si se trata de un evento:

- ¿Formal o informal?

- ¿De gran envergadura o micro evento?

- ¿En un espacio abierto o cerrado?

- ¿Según la situación geográfica: en la ciudad o en el campo?

- ¿Según la temática: social, deportivo, popular, para niño o niña?

- Etc.

También es necesario disponer de antemano del contenido en líneas generales del evento.

Público objetivo

A continuación hay que informarse sobre el público asistente al evento. La empresa debe identificar con precisión los concurrentes, cuantos invitados habrá, cuántos niños y cuantas niñas, de que edades, si habrá padres de familia, etc.

Con esta información se realiza una estimación del número previsto de asistentes.

Planificación inicial y presupuesto

Con la información recopilada en esta primera aproximación a lo que pretende ser el evento, se realiza una planificación preliminar de lo que puede suponer la organización de un acontecimiento de este tipo, se presupuesta y se justifica debidamente.

El presupuesto elaborado debe ser lo más fiel posible a la realidad. Este documento debe incluir una lista de gastos previstos e imprevistos, fuentes de ingresos y el beneficio esperado. De ser posible, este presupuesto se basará en estadísticas de experiencias anteriores.

Además de la información proporcionada por la empresa, existen una serie de aspectos a valorar para la elaboración del presupuesto, como son los que corresponden a los recursos humanos, técnicos (materiales y equipos) y de instalaciones requeridos. Tanto la planificación inicial como el presupuesto deben ser aprobados por el cliente que solicitó este servicio, antes de poder comenzar a trabajar en su materialización y se especifica la forma y fecha de pago.

Programación

Primeramente la empresa detalla el programa del evento siguiendo la línea de lo expuesto en la fase anterior.

Programa general del evento

A continuación se ordenan todas las actividades planificadas en coordenadas

acción-tiempo, es decir, se realiza una valoración del tiempo que se va a emplear para cada actividad propuesta, además de organizar el tiempo libre y añadir un margen de seguridad.

Organización técnica

En esta fase se establecen los principales puntos a desenvolver para organizar el evento.

Listado de necesidades

Una vez diseñado el programa se procede a su análisis pormenorizado elaborando un listado de necesidades en función de su contenido, empleando como base la planificación inicial realizada. Su objetivo es averiguar que recursos se necesitan (evaluar las necesidades de personal, material, medios logísticos, instalaciones, etc.), con la finalidad de adquirirlos, y comprobar de cuales se dispone.

Entre las necesidades más habituales se pueden encontrar

- Material vario - Limpieza - Adaptaciones para asistentes

- Personal - Ornamentación

- Muebles - Regalos - Invitaciones

- Señalización - Vídeo

- Iluminación - Audiovisuales - Documentación

- Mantenimiento - Transporte

- Servicio de alimentos y postres - Identificaciones -

Fecha de celebración

A la hora de escoger la fecha la empresa debe tener en cuenta ciertos factores que pueden hacer fracasar el evento y que deben controlarse:

• Verificar si hay otro similar que se lleve a cabo durante el mismo período de realización, y que pueda incluir los mismos asistentes.

• Valorar los distintos días de la semana. Ciertos días son importantes para tenerlos en cuenta,

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