Sistemas De Informacion

INTRODUCCION.

El ser humano ha logrado simbolizar los datos en forma representativa para posibilitar el conocimiento de algo concreto y creó las formas de almacenar y utilizar el conocimiento representado.

Pero cuando tenemos que resolver un determinado problema o tenemos que tomar una decisión, empleamos diversas fuentes de información y construimos lo que en general se denomina conocimiento o información organizada y esto nos sirve para:

1. Aumentar el conocimiento.

2. Proporcionar a quien toma decisiones la materia prima fundamental para el desarrollo de soluciones y la elección.

3. Proporcionar una serie de reglas de evaluación y reglas de decisión para fines de control.

En las direcciones de las empresas, en la mayoría de las ocasiones, no disponen de una información que les resulte verdaderamente útil para dirigir y tomar decisiones, ya que estas son muy voluminosas o no son veraces, o inoportunas, es por ello que, uno de los subsistemas que se estudian durante el perfeccionamiento empresarial, es el relativo a la información, partiendo del criterio de que, sin información no se puede dirigir, pero para dirigir, no hace falta "cualquier información", o "mucha información", sino la que verdaderamente resulte útil para tomar decisiones.

Para ello se necesita en un sistema de información que es el conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio.

SISTEMA SE INFORMACION

Los gerentes de mercadotecnia requieren información, en cada uno de sus pasos, para el análisis, la planeación, la aplicación y el control de la mercadotecnia. Requieren información acerca de los clientes, la competencia, los distribuidores y otras fuerzas de mercado. Como dijera un ejecutivo de mercadotecnia: “administrar bien un negocio es administrar su futuro y administrar el futuro es administrar la información”. [1]

Un sistema de información de mercadotecnia (SIM) esta compuesto por personas, equipo y procedimientos para reunir, clasificar, analizar, evaluar y distribuir información necesaria, oportuna y exacta para tomar decisiones de mercadotecnia.

En la siguiente tabla se ilustra el concepto de sistema de información de mercadotecnia: [2]

El SIM empieza y termina con los gerentes de mercadotecnia. En primer término, interactúa con estos gerentes para determinar que información necesitan. Después obtiene la información requerida de los registros internos de la empresa, las actividades de la empresa de mercadotecnia y el proceso de investigación mercadotecnia. El análisis de la información procesa la información para que resulte útil. Para terminar, el SIM distribuye la información entre los administradores, en la forma adecuada, en el momento oportuno, para que estos la usen para planear, aplicar y controlar la mercadotecnia.

Un buen sistema de información de mercadotecnia equilibra la información que querrían tener los administradores y la que necesitan en realidad y la que se les puede ofrecer.

La información que necesitan los gerentes de mercadotecnia se puede obtener de registros internos de la empresa, de los servicios de inteligencia de mercadotecnia y de investigación de mercado. El sistema de análisis de la información se encarga de procesarla para que esta resulte útil a los administradores.

Cada empresa ha tomado algunas medidas para sistematizar os flujos de información y tales arreglos constituyen el sistema de información de mercadotecnia: si un complejo estructurado interactuante, de personas, maquinas y procedimientos diseñados para general un flujo ordenado de información pertinente recabada de fuentes tanto intra como extra empresa, pausarse como base para la toma de decisiones en áreas de responsabilidad especificas de la gerencia de mercadotecnia. [3]

1,2- Philipe Kotler, “Mercadotecnia”. Edit. Prentice Hall. Pag.122

REGISTROS INTERNOS

(Sistema De Información Interna)

La información interna es inherente a las organizaciones. Y es que, una organización es, al fin y al cabo, un conjunto de personas que interaccionan intercambiando información. Por ello, la información interna en una organización se considera mucho más importante (su volumen es generalmente mayor) que la información externa. [4]

La información debe fluir en la empresa sin ningún obstáculo, y evitar toda situación de estancamiento, ya que es la forma más adecuada de sacar el mayor provecho a la información que maneja. En él se incluye información sobre pedidos, ventas, precios, inventarios, cuentas por cobrar o pagar y demás. Por medio del análisis de esta información, se pueden detectar oportunidades y problemas importantes.

La información tiene un carácter instrumental, no finalista, y sirve de soporte en todos los ámbitos de la empresa. Ya no puede ser considerada como un soporte o apoyo de las actividades de la empresa, sino como uno de sus principales recursos o activos.

La mayoría de los gerentes de mercadotecnia usan los informes y los registros internos en forma regular, sobre todo para sus decisiones diarias en cuanto a Planeacion, aplicación y control. La información de los registros internos esta compuesta por información que se obtiene de fuentes de la empresa para evaluar el desempeño de la mercadotecnia y para detectar problemas y oportunidades en esta área. [5]

✓ El departamento de contabilidad de la empresa prepara estados financieros y lleva registros detallados de ventas, pedidos, costos y flujos monetarios.

✓ El departamento de producción informa sobre los calendarios de producción, embarques e inventarios.

✓ La fuerza de ventas informa sobre las reacciones de los revendedores y las actividades de la competencia.

✓ El departamento de servicios a clientes ofrece información sobre la satisfacción de los clientes o los problemas de servicio. [6]

Las investigaciones realizadas para un departamento pueden proporcionar información útil para otros. Los administradores pueden usar pueden usar la información reunidas en estas fuentes de la empresa y de otras mas para evaluar la actuación y para detectar problemas y oportunidades.

Por regla general, es mas fácil y rápido obtener información de los registros internos que de otras fuentes, aunque hacerlo también presentan algunos problemas. Como la información interna se reúne para otros efectos, puede estar incompleta o tener una forma inadecuada para tomar decisiones de mercadotecnia. Por ejemplo, los datos de

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