TECNICAS E COMPAS

1. 2.4 TÉCNICAS Y ESTRATEGIAS DE COMPRAS.Compras.23La función compras se ocupa de la administración del proceso de adquisición, lo cualimplica decidir qué suministros se usarán, negociar contratos y averiguar cuándo esconveniente comprar en la misma localidad. Compras debe satisfacer las necesidades desuministro a largo plazo de la empresa y respaldar las capacidades de la misma para laproducción de bienes y servicios. Esta tarea reviste importancia crucial para cualquierorganización, ya se trate de ventas al detalle, de un proveedor de servicios o de unfabricante. El rendimiento de las cadenas de suministro internas y externas depende delgrado en que se realice con eficiencia la tarea descrita.El proceso de adquisiciónEl proceso de adquisición comprende cinco pasos básicos: 1. Reconocer una necesidad. El proceso comienza cuando compras recibe la solicitud de comprar materiales o servicios externos. La solicitud (llamada requisición decompra incluye la descripción del artículo, la cantidad y calidad requeridas y la fechade entrega deseada. En una empresa manufacturera, el departamento de comprasrecibe normalmente del departamento de control de producción la autorización paracomprar. A sú vez, control de producción se guía pór lás decisiones tomadas deantemano para usar outsourcing, o bien, para fabricar o comprar los elementosnecesarios. Generalmente, el departamento de compras influye de manera importanteen esas decisiones, porque tiene mayor conocimiento de lás capacidades y elrendimiento de cada proveedor. En una empresa minorista, la decisión de quémercancía conviene comprar es equivalente a la decisión de qué conviene vender;lás decisiones de marketing y compras están entrelazadas. En el caso de losproveedores de servicios, lás decisiones de compra están basadas en la necesidad dereabastecer los artículos y servicios consumidos pór la empresa en el suministro deservicios.2. Seleccionar proveedores. Este paso implica identificar proveedores capaces desuministrar los artículos, agrupar los elementos que puedan ser proporcionados porel mismo proveedor, solicitar licitaciones para los artículos requeridos, evaluar láscotizaciones en función de criterios múltiples y seleccionar finalmente a un proveedor.Cuando se ha celebrado con anterioridad un contrato a largo plazo para el suministrode un artículo, este paso ya no es necesario.3. Hacer el pedido. El procedimiento de colocar un pedido puede ser complejo ylento, como cuando se trata de artículos caros y que se compran una sóla vez, o

• 2. bien, tan sencillo como una llamada telefónica cuando se trata de artículos estándarque se piden en forma habitual al mismo proveedor. En algunas situaciones de altautilización, el proveedor realiza embarques cada día, o incluso cada turno, sin que sele tengan que enviar órdenes de compra. En la actualidad, muchas empresas estánenlazadas por computadora con sus proveedores, lo cual simplifica aún más elproceso de hacer pedidos.4. Seguir el rastro del pedido. Este procedimiento incluye el seguimiento habitual delos pedidos con el fin de evitar retrasos en la entrega o desviaciones con respectoa las cantidades solicitadas en cada pedido. Los proveedores son contactados porcarta, fax, teléfono o correo electrónico. El seguimiento reviste una importanciaespecial en compras cuantiosas, cuando un retraso puede perturbar los programasde producción o implicar la pérdida de la buena voluntad de un cliente y de ventasfuturas.5. Recibir el pedido. Con frecuencia, los embarques que llegan tienen que revisarsepara comprobar la cantidad y la calidad, enviando notificaciones a compras, a launidad que hizo la requisición de compra, a control de inventarios y a contabilidad. Si elembarque no ha llegado en condiciones satisfactorias, compras tendrá que decidirsi es preciso devolverlo al proveedor. Los registros sobre puntualidad, discrepanciasen calidad y cantidad, y los referentes a precios, deberán ser actualizados como partede la evaluación delos proveedores. Compras tiene que estar en estrechacoordinación con contabilidad para asegurarse de que a los proveedores se lespague correcta y puntualmente.Selección y certificación de proveedores.Compras hace las veces de los ojos y los oídos de la organización en el mercado de losproveedores, y se esfuerza continuamente por encontrar las mejores compras y los nuevosmateriales que ofrecen dichos proveedores. En consecuencia, compras se encuentraen una excelente posición para seleccionar a los proveedores que formarán parte de lacadena de suministro y para conducir programas de certificación.Selección del proveedor. Para tomar decisiones sobre la selección de proveedores yrevisar el rendimiento de sus proveedores actuales, la gerencia debe examinar los segmentosde mercado que desea atender y relacionar las necesidades de éstos con lacadena de suministro. Las prioridades competitivas son un punto de partida paraelaborar una lista con los criterios de rendimiento que habrán de aplicarse. Por ejemplo,las empresas que ofrecen servicios de alimentos hacen de la entrega a tiempo y lacalidad los dos criterios más importantes para realizar la selección de sus proveedores.Estos criterios reflejan los requisitos que las cadenas de suministro de los servicios

• 3. alimentarios tendrán que satisfacer.Los tres criterios que consideran con mayor frecuencia las empresas al seleccionarnuevos proveedores son: precio, calidad y entrega puntual. Debido a que las compañíasgastan un porcentaje considerable de su ingreso total en la compra de artículos, uno de susobjetivos clave consiste en encontrar proveedores que ofrezcan precios bajos. Sin embargo,la calidad de los materiales que un proveedor proporciona también es importante. Loscostos ocultos de la mala calidad pueden ser altos, especialmente si los defectos no sedescubren sino hasta después de haber agregado a esos materiales un valor considerablemediante operaciones subsiguientes. En el caso de un minorista, la mala calidad de lamercancía suele significar la pérdida de la buena voluntad de los clientes y, por ende, deventas futuras. Por último, los tiempos de entrega breves y puntuales ayudan a la empresacompradora a mantener un buen servicio para sus clientes, con un volumen menor deinventario. Por ejemplo, el Maimonides Medical Center, un hospital de Brooklyn concapacidad para 700 camas, compra muchos de sus materiales a un proveedordeterminado. Éste le ofrece tiempos de entrega muy breves, pues cuenta con un almacéncercano, y eso ha permitido que el Maimonides reduzca poco a poco su inventario, deunos $1200 a sólo $150 por cama.Las ventajas de la entrega rápida y puntual también son aplicables al sectormanufacturero. Muchos fabricantes exigen entregas rápidas y fiables a sus proveedores,a fin de minimizar sus niveles de inventario. Esta restricción obliga a los proveedores acontar con plantas o almacenes en

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