MANUAL DE COMPRAS Y SUMINISTROS

MANUAL DE COMPRAS Y SUMINISTROS

La optimización de compras, distribución y enajenación de materiales y suministros es esencial para el buen funcionamiento de la empresa.

Donde se establece que en todas las adquisiciones y manejos de suministros serán responsabilidad de la dirección administrativa, y todo tramite deberá acompañarse de una completa documentación.

Para ello se distinguen cuatro tipos de suministros:

• Suministros de bodega

• suministros ocasionales

• Suministros de compra local

• Suministros urgentes.

El encargado de compras y suministros, bajo la supervisión de la dirección administrativa, verificaran permanentemente las existencias, efectuando inventarios físicos periódicamente y revisando mensualmente las existencias de por lo menos el 10% de los productos o suministros en depósito.

Se enviaran informes mensuales de existencias de los productos próximos a vencerse o productos en mal estado a la dirección administrativa que a su vez informara mensualmente a la dirección ejecutiva, se enviara copia de los informes mensuales que recibe del encargado de compras y suministros.

Para los funcionarios y empleados el establecer cualquier relación con el contratista u oferentes que una disminución en la capacidad de expresar libremente una opinión étnica o de análisis independiente se considera una falta grave también los faltantes no justificados de cualquier tipo, el vencimiento o deterioro en los productos por negligencia de estos funcionarios, el no disponer oportunamente de suministros en depósito por no cumplir con las existencias mínimas o por exceder las cantidades máximas establecidas o al no disponer de los documentos que justifiquen la adquisición o entrega de suministros.

los miembros y ex miembros del consejo directo, miembros de comité, y las sociedades o empresas donde tengan intereses las personas mencionadas o sus familiares dentro del segundo grado de consanguinidad o afinidad no tiene la posibilidad de negociar. Solo el consejo directo puede levantar la restricción de personas imposibilitadas para negociar, con una previa justificación escrita y autorización formal registrada en acta del consejo directo.

En CEPEP se establecen los siguientes tipos de compras:

 Compras de caja chica

 Compras entre us$200 y us$500

 Compras de más de us$500 y hasta us$10.000

 Compras superiores a us$10.000

 Compras locales

 Compras urgentes

Se prohíbe el fraccionamiento de compras, para obviar o facilitar el cumplimiento de los trámites anotados.

El trámite para las compras de suministros para bodega central contempla las siguientes etapas:

 Solicitud formulada por el encargado de compras y suministros

 Identificación y codificación de materiales

 Determinación de niveles máximos y mínimos, proveedores y precios

 Elaboración de la solicitud de compra o requisición de materiales

 Aprobación de la solicitud

 Obtención de las cotizaciones

 Preparación de la documentación correspondiente

 Elaboración de la orden de compra

 Recibo de la mercancía en el almacén o deposito central

 Entrega o despacho de la mercancía al solicitante

 Pago de la factura

 Eliminación de mercancías o suministros deteriorados o vencidos.

La identificación y codificación se establece de acuerdo con el programa contable sistematizado y los sub-sistemas de almacén inventarios o presupuestos y las necesidades de la empresa se elabora un catálogo o código de artículos de almacén

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