Fichero Chino

Acceso a un archivo

La mayoría de los sistema de archivos modernos permiten asignar permisos (o derechos de acceso) a los archivos para determinados usuarios y grupos de usuarios. De esta manera, se puede restringir o permitir el acceso de un determinado usuario a un archivo para su visualización de contenidos, modificación y/o ejecución (en caso de un archivo ejecutable).

INTRODUCCION

Un archivo es un conjunto de información homogénea. Los archivos de oficina o de gestión están formados por los documentos producidos y recibidos por la oficina en el desarrollo de las funciones y actividades que tengan encomendadas, y conservados como instrumento para la toma de decisiones, tramitación de asuntos y defensa de derechos.

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS

Se entiende por Archivo de Gestión como el sistema de conservación de la documentación recibida y producida en cada dependencia. La estructura final de la clasificación y la organización del archivo de gestión en cada dependencia es una responsabilidad compartida entre el o los responsables del archivo y el jefe de la dependencia.

El archivo de oficina está compuesto por los documentos que se producen como resultado de la ejecución de las funciones propias de la dependencia. La organización documental de Archivos de Gestión consiste en agruparlos de acuerdo con la serie y subserie documental a la que pertenece, la cual ha sido definida en el Cuadro de Clasificación Documental. Dentro de cada serie, los expedientes que la forman deberán ser individualizados, manteniendo agrupados todos los documentos que los integran en el orden en que se han producido.

Cuadro de Clasificación Documental - CDD

Sistema de clasificación elaborado a partir del conocimiento de las funciones y procedimientos de una organización y en el cual se refleja la conformación orgánico-funcional del fondo. No debe ser elaborado demostrativamente, sobre una base especulativa, sino a partir del conocimiento y análisis de las funciones y procedimientos. De acuerdo con la metodología divulgada por el Archivo General de la Nación (AGN), en las dos primeras casillas del formato de la Tabla de Retención Documental - TRD se encuentra el cuadro de clasificación documental correspondiente.

Los objetivos del archivo se puede expresar como:

• Ofrecer al usuario la documentación necesaria para hacer un trabajo específico.

• Tener acceso rápido a la documentación relacionada con ese trabajo.

• Guardar la documentación el tiempo que sea útil.

• Establecer un archivo organizado de forma sistemática, de toda la documentación empleada y necesaria.

• Tener un sistema eficaz de reproducción de documentos.

• Archivar en conformidad con las normas, leyes y disposiciones legales.

La organización de los archivos de oficina se basa en tres principios:

• Ser reflejo de las actuaciones de la UCA y de la unidad responsable del archivo de gestión u oficina.

• Reproducir el orden original de la creación de los documentos y expedientes, de acuerdo al procedimiento administrativo que resuelve el asunto.

• Considerar como piedra angular de la actuación administrativa, y por ello del archivo, el expediente administrativo.

SISTEMAS DE CLASIFICACION

Los más utilizados son:

Sistema Alfabético: se ordena según una letra que normalmente suele ser la inicial de la palabra principal que identifique el documento. Cuando tenemos que la inicial es la misma, se ordena por la segunda letra, y así sucesivamente. Este sistema no necesita de registro auxiliar para su localización.

En caso de originarse algina clase de problemas en este sistema, se hace necesario realizar una hoja de instrucciones detallada en la que se fijan las directrices para nombre compuesto, abreviatura, etc.

Sistema alfa- numérico: En este se combina el sistema numérico y el alfabético. Se numeran las letras del alfabeto desde la inicial hasta la final y los materiales archivados, según el número de cada letra, puede tener una relación correlativamente secundaria de acuerdo a la fecha de entrada. Es un sistema fácil de establecer y permite un buen control de la colocación correcta de los documentos.

ORGANIZACIÓN SEGÚN EL TIPO DE ARCHIVO

Organización de archivo secuencial

Registros almacenados de forma contigua. Es usada en soportes de acceso secuencial. Un archivo organizado secuencialmente es el formado por una sucesión de registro relacionados de manera que su acceso está determinado por su ordenamiento. Los archivos secuenciales operan de la misma forma como la cola larga, el primer registro (físico) es el primer registro escrito.

Ventajas: La principal ventaja de la organización secuencial es la capacidad para acceder rápidamente al siguiente registro. Útil cuando se debe acceder a mayor parte de registros, fácil de usar, usa bien el espacio, barata.

Desventajas: Falta de flexibilidad, velocidad de acceso, no adecuada para procesos en tiempo real.

Secuencial Encadenada

Los registros almacenan su información y un puntero hacia al siguiente registro.

Ventaja: Flexibilidad.

Desventaja: para acceder a un registro hay que recorrer los demás.

Secuencial Indexada

Compuesto por zona de registro (todos los del archivo ordenados por una llave) y zona de índices (registros que poseen solo llave y número de registro). Indexación: Es una forma de organizar datos de almacenamiento secundario. Tiene como objetivo fundamental organizar de manera efectiva una colección de registros para facilitar y agilizar su acceso.

Índice: Es un recurso para encontrar información. El índice contiene una lista de temas (llaves) y números de páginas donde encontraremos esos temas (campos de referencia).

CONCLUSION

A manera de conclusión para organizar un archivo o documento hay que tener en cuenta aspectos como el orden alfabético en el cual se va a organizar, su clasificación. El archivo es uno de los servicios más visibles por parte del usuario ya que provee una visión lógica de la información almacenada. El usuario quiere acceso rápido, garantía de no corrupción de la información en los archivos, seguridad en los accesos a los archivos y formas de acceder o recuperar la información desde los archivos.

SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN

2.5 SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN

Clasificar es ordenar por clases, colocar por un orden metódico. Un archivo desorganizado, es decir, sin clasificar

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