Fundamentos de un Archivo

Fundamentos de un Archivo:

Organizan y optimizan el funcionamiento de una empresa, ente, organismo u oficina.

Sus materiales:

Varían según las funciones o el uso de la empresa u organización.

Pueden contener:

Expedientes, legajos, notas, fotos, ordenanzas, memorandos, resoluciones.

Niveles de Archivos:

Según el grado o frecuencia de utilización:

• Archivo Activo: Contienen todo los documentos de recién entrega o que son de consulta frecuente.

• Archivo Semiactivo: Los documentos que allí se encuentran son provenientes de archivos activos y no tienen regularidad en la frecuencia de la búsqueda en sus documentos pero si tienden en ocasiones a ser utilizados.

• Archivo Inactivo: recoge los documentos que habiendo perdido todo su valor operativo y funcional, conservan valor histórico, político, o documental.

IMPORTANCIA DEL PROCESO DE ARCHIVAR:

Es la memoria colectiva de una empresa y de suma importancia para su supervivencia y buen funcionamiento. Su correcta y ordenada organización permitirá agilizar cualquier proceso y sobre todo demostrara la actividad y ordenado funcionamiento de las actividades que en la organización, ente o institución.

FUNCIONES DEL ARCHIVO:

• Conservación de documentos (La Ley obliga en plazos mínimos conservación documentos por que podrían ser requeridos).

• Conservar los documentos ordenados y clasificados.

• Proporciona información sobre el funcionamiento y asuntos tratados.

• Eficaz cuando se encuentra rápidamente lo que se busca.

• Es el centro activo de información.

• Sirve como medio de consulta cuando se pretende indagar en las actuaciones del pasado.

• Sirve como elemento probatorio cuando el organismo o entidad pretende demostrar la realización de un acto o la forma de hacerlo.

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