Control Interno

Control interno

Es el proceso realizado por el consejo de administración, los ejecutivos u otro personal, diseñado para ofrecer una seguridad razonable respecto al logro de los objetivos en las categorías de eficacia y eficiencia de las operaciones, confiabilidad de los informes financieros cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.

Control interno contable

Son aquellas medidas que se relacionan con la protección de los activos y la confiabilidad de la información contable y financiera, ejemplo: los comprobantes contables pre numerados.

Control interno administrativo

Son aquellas medidas que se relacionan principalmente con la eficiencia operacional y la observación de las políticas establecidas en el área de la organización, ejemplo: las medidas de seguridad, los accesos restringidos.

Importancia del control interno

El control interno en cualquier organización, reviste mucha importancia, tanto en la conducción de la organización, como en el control e información de la operaciones, puesto que permite el manejo adecuado de los bienes, funciones e información de una empresa determinada, con el fin de generar una indicación confiable de su situación y sus operaciones en el mercado; ayuda a que los recursos (humanos, materiales y financieros) disponibles, sean utilizados en forma eficiente, bajo criterios técnicos que permitan asegurar su integridad, su custodia y registro oportuno, en los sistemas respectivos.

Objetivos del control interno

• Proteger los activos de la organización evitando pérdidas por fraudes o negligencias.

• Asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables y extracontables, los cuales son utilizados por la dirección para la toma de decisiones.

• Promover la eficiencia de la explotación.

• Estimular el seguimiento de las prácticas ordenadas por la gerencia.

• Promover y evaluar la seguridad, la calidad y la mejora continua.

Tipos de estándares

Existen tres métodos para establecer estándares, cuya aplicación varía de acuerdo con las necesidades específicas del área donde se implementen:

Estándares estadísticos. Llamados también históricos, se elaboran con base en el análisis de datos de experiencias pasadas, ya sea de la misma empresa o de empresa competidoras.

Estándares fijados por apreciación. Son esencialmente juicios de valor, resultado de las experiencias pasadas del administrador, en áreas en donde la ejecución personal es de gran importancia.

Estándares técnicamente elaborados. Son aquellos que se fundamentan en un estudio objetivo y cuantitativo de una situación de trabajo específica.

Elementos de control

Plan de la organización: Debe indicar claramente los departamentos o personas responsables de las diferentes funciones (compras, recepción de mercaderías, aprobación de créditos para clientes), las cuales deben costar por escrito, la asignación de cada función implica la facultad de tomar decisiones y además se debe velar por una adecuada separación de funciones.

Transacciones: Se deben realizar con el cumplimiento de las siguientes etapas:

Autorización

Aprobación

Ejecución

Registro

Por ejemplo en una venta a los créditos se pueden observar los siguientes pasos:

Autorización de la venta por la gerencia, a aquellos clientes que cumplan ciertos requisitos.

El gerente de créditos aprueba la venta por un determinado monto.

Se ejecuta la transacción y se confecciona la factura y se entrega la mercadería al cliente.

Se registra la venta en el departamento de Contabilidad

Control interno de efectivo

Se entiende por efectivo: monedas, billetes, cheques, giros bancarios, y dinero depositado en bancos.

El efectivo es el más corriente y liquido de todos los activos.

Responsabilidad de la gerencia frente al efectivo

Evitar pérdidas por concepto de fraudes o robos,

Garantizar la exactitud contable de los ingresos, pagos y saldos del efectivo,

Mantener el saldo suficiente para hacer los pagos necesarios y afrontar emergencias,

Evitar mantener cifras grandes de dinero ocioso.

Controles sobre el efectivo

Custodia de los activos separados del registro de transacciones.

La función de registro debe estar subdividida en varios empleados.

Características

Existencia de un Plan de Organización.

Existencia de Políticas y Procedimientos integrados

Personal adecuado

Ejecución adecuada a los procedimientos

Objetivos

Que todos los ingresos sean depositados integra y oportunamente. 100% al día siguiente a más tardar)

Arqueos sorpresivos. (Por personal ajeno)

Que todos los egresos se cancelen con cheque.

Asignación de un Fondo Fijo adecuado.

Que todos los ingresos que debieran recibirse

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