Diagnostico Administrativo

DIAGNOSTICO ADMINISTRATIVO

El estudio de diagnóstico administrativo permite detectar las fallas existentes en una estructura de organización y recomendar las mejoras que deben introducirse para poder garantizar el cumplimiento eficiente de las funciones, responsabilidades y objetivos de la entidad.

El estudio de diagnóstico debe estar a cargo de especialistas en el área administrativa de tal forma que puedan identificar con exactitud los problemas y sugerir las soluciones más adecuadas.

Según sea el tamaño de la organización y el número de áreas del estudio administrativo, el tiempo que deben utilizarse en su realización, cultura desde unas horas hasta algunos meses, en todo caso deben tenerse presente que el tiempo que se dediquen al diagnóstico tiene que ser lo más corto posible.

IMPORTANCIA

El estudio de diagnóstico constituye la base de referencia para conocer los problemas administrativos de una entidad y para encontrar la solución más apropiadas.

Conocidos los problemas de una organización, es fácil determinar los objetivos generales y específicos de un estudio administrativo así como también disponer de los elementos de juicio indispensables para determinar las áreas que va a cubrir el trabajo, la metodología a utilizarse, el personal clasificado por especialistas, el tiempo de duración del estudio, los costos financieros y el producto final que se obtendrá.

A su vez un buen enfoque del estudio de diagnóstico creará el interés necesario de parte de los ejecutivos y empleados de la empresa y especialmente de aquellos funcionarios que se vinculan directamente con el estudio administrativo en las áreas que vayan a ser objeto de reforma; este aspecto permitirá a los especialistas administrativos contar con el respaldo suficiente en la realización del estudio y en la implantación del mismo.

OBJETIVOS

El principal objetivo del diagnostico administrativo es la localización y análisis de las fallas existentes a distintos niveles en la empresa, y poder llegar al planteamiento de una gama de alternativas de solución con base en un plan de acción que sea acorde con el análisis integral de la organización.

El diagnostico debe ser en el menor tiempo posible y el plan que elabore con este fin debe mostrar la forma de obtener buenos resultados, preferiblemente a corto plazo.

NATURALEZA U ORIGEN

Surge como una necesidad empresarial por resolver problemas que ocasionan crisis de toda índole.

Una necesidad empresarial para resolver problemas de adaptación del presente al futuro, nuevo producto usos diferentes del actual, nuevos mercados, situación económica mundial.

Surge por la incapacidad del nivel de dirección sea por la falta de tiempo, conocimiento y buscar soluciones a algo que sientan les está afectando.

FASES

 RECOPILACION DE INFORMACION

La información que se recoge debe ser lo más exacta posible, pues representa la base para las futuras conclusiones, cuando el analista es experto en diagnósticos bastará la información objetiva con solo observar o intuir cual es el problema directo o al menos tratar de comprender los síntomas directos; la información deberá ser procesada y analizada con mucho cuidado pues de ella dependerán las posibles soluciones a los problemas detectados, es necesario indicar que cada fuente de información es variada y diferente en relación a la fuente original y que cada una de ellas agrega valor al analizarla y contribuye a la solución final.

En todo proceso de recolección de datos existe la información a substituir, si se tiene a mano se procesa y analiza en forma inmediata, si no se cuenta con ella se crea, es decir se recopila de fuentes personales con información verbal directa y luego se ampara con fuentes legales y otros documentos del área afectada, para realizar en forma breve y rápida el análisis de lo recolectado que facilite la finalización del diagnóstico en el menor tiempo posible.

También es necesario analizar la información proveniente de fuentes externas, pues indicará las características, las posibilidades y la situación particular del medio de cada elemento, sus funciones o actividades que puedan desarrollar en consonancia con el análisis del problema. Esta información es necesaria para obtener otros criterios que ayuden a normalizar y orientar el estudio.

 ANALISIS ORGANIZACIONAL O ADMINISTRATIVO

Esta fase del Diagnóstico Administrativo tiene como objetivo comparar la información registrada en la etapa de análisis y los aspectos técnicos establecidos, a efecto de enumerar los hallazgos y determinar los puntos críticos que afectan al buen desempeño del área evaluada.

Dentro de sus principales objetivos están:

• Recolectar datos que permitan obtener una idea general de la empresa.

• Determinar con datos reales la evolución de la empresa en un período más o menos largo, en lo referente a capital, ventas o servicios, recursos, etc. para analizar sistemáticamente si ha existido crecimiento o se ha desarrollado tanto en sus aspectos administrativos como también en los operativos.

• Investigar al personal, sus actividades, funciones, relaciones, etc.

Se realiza a través del análisis de los siguientes aspectos organizacionales:

 ANALISIS DE LA ESTRUCTURA

Comprende el estudio de cada una de los componentes que integran la estructura organizacional, para determinar si la forma en la que se encuentran organizados ayuda a cumplir con la

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