MANEJO DE FORMAS

MANEJO DE FORMAS

1.1 CONCEPTO

Son las herramientas o medios de comunicación escritos normalmente impresos a través de un instrumento de reproducción grafica, que por lo general contienen información fija escrita y espacio para información variable.

En el momento que una forma se completa pasa a ser un documento.

De acuerdo con el tipo de información y grado de dificultad para su llenado, pueden integrar o acompañarse de un instructivo.

1.2 OBJETO DE SU UTILIZACION

Las formas representan el vehículo de transmisión de datos e información organizacional mas sencillo, claro y funcional, toda vez que permiten ordenar, sistematizar y orientar el manejo de cualquier otro recurso en términos escritos. Además, normativamente, cumplen con la finalidad de constituirse en documento fuente para efectos legales y/o de consulta.

1.3 FUENTES DE INFORMACION

Por lo general, las fuentes empleadas por una organización suelen ser diversas. Entre las más comunes se pueden mencionar las siguientes:

• Preparadas para su uso interno; ej.: control para pedidos de papelería.

• Diseñadas para la presentación de resultados; ej.: informe a órganos de gobierno.

• Producto de un consultor externo; ej.: forma para un procedimiento.

• De uso comercial común; ej.: forma para solicitud de empleo.

• Elaboradas por una autoridad normativa para uso interno y reporte de acciones; ej.: declaraciones de impuestos.

• Requeridas por una instancia externa para su uso exclusivo; ej.: encuesta de alguna cámara o confederación.

• Propuestas por un fabricante de papel o diseñador profesional; ej.: formas continúas para captura de información.

2 REQUEREIMIENTOS PARA SU USO

2.1 INTERNOS

• El instrumento jurídico que las crea.

• La desagregación de funciones derivadas de su base legal.

• La determinación de objetivos y programas.

• Los sistemas que se desarrollan para apoyar las funciones.

• La traducción en procedimientos, y por ende, en operaciones de las actividades. La definición de estrategias.

• El proceso de toma de decisiones.

2.2 EXTERNOS

• Por cambios en las condiciones del entorno.

• Por decisiones tendientes a la globalización.

• Por pactos o convenios nacionales o internacionales.

• En atención a demandas de clientes, usuarios o proveedores.

3 DISEÑO

Preparación de una forma considerando su objeto, tipo de información que contendrá, origen, método de llenado, procedimiento en el que se utilizará, número de copias, usuario (s) y resultados esperados

IDENTIFICACIÓN

• Logotipo de la organización.

• Título.

• Fecha.

• Numero de hoja.

En los dos puntos anteriores se puede incluir, si es un cambio, la fecha y número de hoja que sustituye, según el tipo de documento, estudio o proyecto de que se trate.

• Nombre de quien la elabora, revisa y/o autoriza.

• Clave de la forma.

• Secuencia de datos

• Cuerpo (datos principales).

• Instrucciones al pie o en el dorso, o colocación de números entre paréntesis en cada espacio a llenar y se anexa el instructivo

3.1 CONDICIONES PARA SU LLENADO

3.1.1 MANUAL

Requiere de espacios adecuados para lograr que la información que quede suficientemente clara y evite errores de interpretación.

3.1.2 EN MAQUINA

El espaciado debe estar en relación directa y adecuada a la escritura de una máquina de escribir, aunque no existía una estandarización de este equipo.

3.1.3 EN IMPRESORAS DE EQUIPO DE CÓMPUTO

Este tipo de reproducción no debe de representar problemas, ya que las formas deben haber sido creadas a través de la computadora desde un principio. En caso contrario, se puede usar un scanner para capturarlas y darlas de alta en disco.

4 CLASES DE FORMAS

4.1 DE LINEA

Es una forma sencilla, cuyo contenido se limita a datos fijos que van seguidos por líneas para vaciar los datos variables como se muestra en el formato.

4.2 DE COLUMNAS

Contiene columnas y renglones para su llenado. Se utiliza cuando los datos que se anotan (variables), inciden en más de un dato fijo. Normalmente se colocan los datos fijos en la parte superior de la siguiente forma

4.3 DE CASILLAS

Es una forma que utiliza cuadros o rectángulos (casillas) en los cuales se coloca la información, como se muestra a la derecha.

4.4 COMBINADO

Estos modelos incluyen en su composición más de un estilo; por ello, los datos de identificación pueden ocupar casillas, en tanto que el cuerpo puede utilizar cualquier otra presentación, para su llenado, según las necesidades,

4.5 VISUALIZACION

Estos modelos incluyen en su composición más de un estilo; por ello, los datos de identificación pueden ocupar casillas, en tanto que el cuerpo puede utilizar cualquier otra presentación, para su llenado, según la necesidades.

5 UTILIZACION

5.1 USO NORMAL

Las formas constituyen un elemento integrante de la dinámica administrativa de cualquier institución. Su uso se vuelve tan generalizado e indispensable que su manejo pasa ser casi automático, por lo que una modificación a su estructura es un paso natural, el cual no requiere de autorización múltiple o de estudios exhaustivos.

5.2 CAMBIOS

Cuando se presentan modificaciones radicales en los procedimientos o estructuras organizacionales, se hace necesario implantar un proceso más depurado y de mayor contenido técnico para ajustar las formas

5.3 IMPLANTACION

Una vez que se han aprobado y ejecutado los cambios en las formas, es necesario precisar el método más adecuado para implantarlas.

Método instantáneo. Aprobación para utilizar las nuevas formas en la institución a partir de una fecha determinada.

Prueba piloto. Consiste en realizar un ensayo con las nuevas formas con el fin de valorar su utilidad real antes de generalizar su uso en toda la organización.

En paralelo. Representa la utilización simultánea por un tiempo determinado tanto de las formas tradicionalmente usadas como de las nuevas.

Por aproximaciones sucesivas. Corresponde al uso de solo algunas de las nuevas formas para probar su funcionalidad. Una vez consolidado este paso, se adicionan nuevas formas que siguen el mismo proceso,

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