Video Tienda

ORGANIZACIÓN

Descripción

La video tienda ADSI, es una PyME, ubicada en el centro de la ciudad de Medellín, calle 51 N° 57-70. Actualmente dispone de un personal de 5 empleados, y cuenta con un inventario de seis mil (6000) películas y videojuegos, clasificadas en categorías como: comedia, románticas, novelas, terror, miedo, suspenso, adultos, infantiles, entre otras.

Misión

La video tienda ADSI es una organización legalmente registrada, dedicada al préstamo y ventas de películas y videojuegos, con el objetivo de brindar entretenimiento o información como documentales, material de estudio a todo tipo de personas o público, como: niños, adolescentes, adultos, familias o entidades.

Visión

La video tienda ADSI se proyecta como la más reconocida entidad que presta el servicio de préstamo y venta de películas; debido a la buena calidad de su servicio y productos. También, tiene como objetivo implantar sucursales a nivel nacional, para cumplir el objetivo expresado.

Organigrama

RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN

TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN APLICADAS

Entrevista

Objetivo: El propósito de la entrevista, es conocer a profundidad los procesos que intervienen en la video tienda, para identificar los datos específicos que se necesitarán en el sistema de información que se implementará.

Aplicada a: Administrador

Fecha:1 Marzo de 2012

* ¿Qué información necesita usted del cliente?

De acuerdo a la respuesta obtenida, se plantean alternativas de datos como la cédula, fecha de cumpleaños, correo electrónico, referencias personales, tres números telefónicos, etc.

* ¿Qué información necesita usted del proveedor?

De acuerdo a la respuesta obtenida, se puede plantear distintas alternativas como proveedores más solicitados, que mayor descuento han dado, entre otras.

* ¿Qué información necesita usted de cada película?

De acuerdo a la respuesta obtenida, pueden plantearse alternativas de datos como ordenar por codificación, género, director, estudio, año de publicación, existencias, cantidad disponible, idioma, entre otras.

* ¿Cómo hace el préstamo de las películas?

De acuerdo a la respuesta obtenida, pueden plantearse alternativas de proceso, como la notificación al cliente, vía e-mail, de las películas que se vencen en el día, informe de multas automática al descargar una película.

* ¿Cómo hace la devolución de las películas?

De acuerdo a la respuesta obtenida, pueden plantearse alternativas para agilizar la descarga de las películas por código de barras, entre otras.

Observación

Objetivo: El propósito de esta observación, fue confirmar las respuestas obtenidas en la entrevista del 1 de marzo y buscar posibles errores o falencias en el procedimiento de cada uno de los procesos.

Fecha:13 de Marzo de 2012

¿Cumplió con el proceso de registro de clientes? | Sí | x | No | | |

Observación | | | | | | | | |

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¿Cumplió con el proceso de préstamo de películas? | Sí | | No | x | |

Observación | | | | | | | |

En momentos de congestión no se registraron algunos préstamos. | |

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¿Cumplió con el proceso de devolución? | Sí | x | No | | |

Observación | | | | | | | |

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¿Cumplió con el proceso de búsqueda? | Sí | x | No | | |

Observación | | | | | | | |

El tiempo de búsqueda tardó aproximadamente 4 minutos. | |

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¿Cumplió con el proceso de facturación? | Sí | x | No | |

Observación | | | | | | |

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ANÁLISIS DE RESULTADOS

Al realizar la entrevista al administrador, se conoció el funcionamiento de la vídeo tienda según sus propias palabras, donde se le preguntó sobre los procesos de ella, como registro (clientes, proveedores), préstamos, devolución, multas, búsqueda.

En un segundo encuentro se optó por una observación, donde se confirmarían las respuestas recolectadas en el primer encuentro, por ello se diseño un formato donde se seleccionaría el cumplimiento de los procesos y si era necesario una observación sobre estos.

En las respuestas obtenidas se llegó a las siguientes conclusiones

* La atención al cliente demoraba mucho en la búsqueda de sus registros.

* Se generaba congestión en la vídeo tienda debido a la falta de agilización.

* Debido a la congestión, algunas películas no eran registradas correctamente.

PROCESOS

Para efectos de simplicidad, cuando en el documento se habla de películas se refiera tanto a video juegos como a películas de video.

CLIENTE: el proceso encargado del registro de un cliente, en el cual se piden los datos como: nombre, cédula, teléfono, celular, fecha de nacimiento, dirección, entre otros.

PELÍCULA: Genera el código de la película; clasificación de acuerdo al género, disponibilidad, entre otros; se define su ubicación.

PRÉSTAMO: Es el proceso encargado del préstamo de películas, en el cual se busca el registro de un cliente en el sistema, en caso de no estarlo se registra, se busca la película y se registra el préstamo.

DEVOLUCIÓN: Es el proceso encargado de la devolución de películas por parte de los clientes a los cuales se les prestó la película.

FACTURACIÓN: Es el proceso encargado de la facturación para la venta y préstamo de películas.

CIERRE DE CAJA: Proceso efectuado por el administrador mediante el cual se verifica las transacciones efectuadas en caja contra el dinero real. Existen dos tipos: parciales, denominado con la letra y, y los totales, que se definen con la letra z.

INVENTARIO: Es el proceso encargado del almacenamiento y registro de las películasque entran y salen.

PROVEEDORES: Es el proceso encargado de registrar los proveedores de la vídeo tienda, en el cual se registran datos como: Nombre, teléfono, celular, contacto, entre otros.

CARTERA: Es el proceso encargado del cobro de las cuentas por pagar (multas) de las películas que no son devueltas en el tiempo indicado.

PERFILES: Es el proceso que se encarga del registro y descarga de los pedidos del cliente.

PEDIDO: Es el proceso que se encarga del registro y descarga de los pedidos del cliente.

RESERVA: Si no hay disponibilidad de la película solicitada, puede efectuarse

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