ADMINISTRACION

1. ¿QUÉ ES PARA USTED LA ADMINISTRACIÓN?

La Administración es una ciencia que nos permite realizar un proceso, el cual consiste en las actividades de Planeación, organización, ejecución, control y evaluación, para poder alcanzar los objetivos establecidos. Utilizando para ellos los recursos económicos, humanos, materiales y técnicos a través de la toma de decisiones.

2. ¿QUÉ SON LAS UNIDADES DE LA INFORMACIÓN?

El propósito de cualquier unidad de información, en especial de una Biblioteca, es identificar y satisfacer las necesidades y expectativas de sus usuarios en relación a la información y documentación que se le solicita para cubrir sus demandas.

• Una Institución que establece un espacio (virtual o real) en el que a partir de un input se genere un output basado en servicios de información.

• Archivos ; bibliotecas, hemerotecas, videotecas, fonotecas ; centros de documentación:

• Reúnen características procedimentales similares para el tratamiento de la información y poseen objetivos destinados a: recoger, custodiar, conservar, organizar, describir documentos, gestionarlos y difundirlos.

3. ¿PARA QUÉ LE SIRVE LA ADMINISTRACIÓN A LAS UNIDADES DE INFORMACIÓN?

Pienso que la Administración le aporta a las Unidades de Información el proceso administrativo, ya que cada una de sus etapas re relaciona con el funcionamiento de una Unidad de Información.

Planeación: en esta etapa del proceso administrativo podemos ver como se definen los objetivos que quiere cumplir las Unidades de Información, para esto desarrollamos una serie de planes, programas y proyectos que nos permitirán cumplir los objetivos estipulados. ¿Para qué usar la planeación?

• Es el mejor seguro frente a la incertidumbre

• Permite fijar y alcanzar los objetivos

• Ajusta la acción a los objetivos

• Contribuye a los fines de la organización

• Supone la evaluación de diferentes alternativas

• Se fundamenta en pronósticos precisos

• Se ajusta a las condiciones cambiantes del medio en que actúa la organización

• Difiere de acuerdo al nivel donde se lo aplique (alta dirección, mandos medios, nivel operativo)

Organización: Llevar a la práctica lo establecido en la planificación. Organizar las actividades y establecer las redes de autoridad y comunicación necesaria para el logro de los planes.

La organización reúne los recursos de una forma ordenada y agrupa a las personas en un modelo aceptable para que puedan desarrollar las actividades requeridas.

Organización se entiende como "agrupamiento de las actividades necesarias para lograr objetivos preestablecidos, la asignación de cada grupo a un administrador con autoridad para supervisar y el establecimiento de las medidas necesarias para entablar una coordinación horizontal y vertical en la estructura de la organización"

El proceso de la organización Involucra los siguientes pasos:

1. Identificación de las actividades necesarias para alcanzar los objetivos y planes

2. Clasificación de las actividades

3. Agrupación de las mismas, base de la departamentización

4. Delegación de autoridad al administrado de cada grupo

5. Coordinación horizontal y vertical de actividades

Todo proceso de organización deberá:

1. Reflejar los objetivos y planes de la institución

2. Reflejar la autoridad disponible para los administradores

3. Reflejar su ambiente

4. Dotarse de elemento humano

Ejecución: En la ejecución llevamos a cabo los planes programas y proyectos establecidos anteriormente en la Planeación y que se dividieron los recursos y delegaron funciones en la etapa de Organización.

Control: El control está estrechamente relacionado con la plantificación ya que consiste en dar seguimiento, en evaluar el cumplimiento de la plantificación establecida y medir los resultados obtenidos en el proceso, para posteriormente realizar correctivos en el momento indicado. Por lo tanto Se puede definir como el proceso de vigilar actividades que aseguren que se están cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviación significativa.

Evaluación: En esta etapa realizamos una comparación entre: Objetivos Estipulados Vs Objetivos Alcanzados, de esta manera podemos evaluar y analizar qué objetivos propuestos en la Planeación se cumplieron satisfactoriamente. También que objetivos no se pudieron cumplir y porque no se cumplieron, para posteriormente iniciar de nuevo el proceso de administrativo ya que es un proceso cíclico e iniciaremos de nuevo la planeación.

Ejemplo: Para relacionarlo más a una Unidad de Información.

• Planeación: Como objetivo principal tenemos “Realizar una actualización en los libros de la colección de Biblioteca”, para ello se deberá dar de baja a una serie de libros que ya no son de igual utilidad, por medio de un listado emitido por las facultades y posteriormente agregaremos a la colección los nuevos libros.

• Organización: Para la actualización de la colección debemos delegar funciones. Dos personas estarán encargadas de identificar y dar de baja a los libros que ya no son necesarios, según el listado emitido por la facultad. Una persona deberá realizar la catalogación de los libros según la clasificación decimal DEWEY. Dos personas estarán a cargo de identificar los nuevos, revisarlos página por página, realizar el sellado de los libros. Una persona será encargada de añadir la ficha bibliográfica a los libros y colocar el código de la clasificación DEWEY. Por ultimo una persona será encargada de intercalar los libros nuevos en la colección.

• Ejecución: Debemos poner en práctica todo lo estipulado en la planeación y la organización, para empezar con el cumplimiento de objetivos.

• Control: En esta etapa debemos verificar que se esté llevando a cabo todas y cada una de las actividades establecidas de la manera adecuada, si no es así debemos realizar los correctivos pertinentes en el momento adecuado, para que estos errores no se vean reflejados en el cumplimiento de nuestro objetivo.

• Evaluación: Acá miraremos si cumplimos el objetivo deseado, si se actualizo la colección de libros de la manera que esperábamos, si se pudo dar de baja a todos los libros y si se realizaron todas y cada una de las actividades establecidas y de qué manera se ven

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